Kat şefi ne iş yapar? Kat dağılımı, oda kontrolü ve günlük rapor

Kat şefi, katlardaki bir vardiyadan sorumludur: oda listesini kat görevlileri arasında bölmek, temizlenen odaları resepsiyona açılmadan önce kontrol etmek, vardiya sırasında görevlileri yetiştirmek ve yazılı bir raporla günü kapatmak. Bu iş kontrol ve karar işidir; bir bölümü baştan sona temizlemek değil.

Güçlü bir kat görevlisi Cuma günü terfi eder, Pazartesi günü eline bir oda listesi verilir. Üç yıllık oda temizleme deneyiminin hiçbir bölümü, bir katı dokuz kişiye nasıl böleceğini ya da açtığı bir oda duş gideriyle ilgili şikâyetle geri geldiğinde ne söyleyeceğini öğretmez. Bu yazı ilk günde değişenleri sıralıyor: odaları adil bölmek, temizlemek yerine kontrol etmek, odaları resepsiyona açmak, vardiya içinde yetiştirmek ve günlük raporu yazmak. Sonunda, şefin karar verdiği ile kat hizmetleri müdürüne giden konular arasındaki çizgiyi çiziyor.

Kat şefi ne iş yapar aslında?#

Kat şefi, katlardaki bir vardiyadan sorumludur: hangi odalar hangi sırayla temizlenir, temizlenen hangi odalar satılabilecek durumdadır ve sonraki vardiya ne devralır. Vardiyanın üç bölümü vardır. Katlar açılmadan önce şef oda listesini çıkarır, böler ve ekibi bilgilendirir. Vardiya sırasında kontrol eder, oda açar, yetiştirir ve istisnaları yönetir. Kapanışta raporu yazar ve devri yapar.

Biten şey, bir bölümü baştan sona temizlemektir. Başlayan şey, kendinizin temizlemediği odalardan sorumlu olmaktır. İşi üç çıktı tanımlar: resepsiyona açılmış bir oda, bir dahaki sefere daha iyi yapan bir görevli ve sonraki vardiyanın sormadan harekete geçebileceği yazılı bir kayıt.

Şef istisnalarla çalışır: odasını boşaltmayan bir ayrılış, koridorda dökülen bir sıvı, erken bir varış, iki kez kontrolden kalan bir oda. Departmanın geri kalan yapısını kat hizmetleri departmanının günlük işleyişi anlatıyor.

Üstteki çizgi: kat hizmetleri müdürü standartların, kadronun, nevresim stoğunun, satın almanın ve departman sonuçlarının sahibidir. Şef, bu standartların içinde vardiyanın sahibidir. Alttaki çizgi: kat görevlisi önündeki odanın sahibidir. Oda hazır kararının sahibi şeftir. Görevin geniş yapıdaki yerine en iyi kat hizmetleri organizasyon şeması gösterir.

Katlar açılmadan önce ne olur?#

Şef, gecenin doluluk verisini bir iş planına çevirir: oda listesi, görevliler arası bölüme ve herkese bugün neyin farklı olduğunu söyleyen bir bilgilendirme.

Önce oda ve uyuşmazlık bilgilerini okuyun: ayrılışlar, konaklamaya devam edenler, varışlar, erken girişler, servis dışı odalar ve durumu ön büroyla uyuşmayan odalar. Bu listelerin nasıl çalıştığını kat hizmetleri raporları rehberinde ayrıntılı anlattık. Varış listesinde önemli misafirleri, grupları, bebek yataklarını, birleşik odaları ve erişilebilirlik düzenlerini kontrol edin. Bunlar standartı değil iş sırasını değiştirir.

Bir şey bölmeden önce fiilen vardiyada olanları doğrulayın: dışarıdan gelen destek ve stajyerler dahil. Listeyi bölün ve yazılı hale getirin: her görevli kendi kâğıdını alır, koridorda sözlü talimat değil. Ardından kısa bir bilgilendirme yapın; sabah bilgilendirmesi kontrol listesi bu konuda bir çerçeve verir: günün sayıları, dünkü tek kalite sorunu, güvenlik notları ve ilk odaların hangi saate gerektiği.

Nevresim, misafir ürünleri ve kat arabası malzemelerini kontrol edin ki vardiya kuşlukta durmasın. İlk kontrol edeceğiniz odaları işaretleyin; genellikle resepsiyonun en çok ihtiyaç duyduğu odalar bunlardır.

Odalar kat görevlileri arasında adil nasıl bölünür?#

İş yüküne göre, kapı sayısına göre değil: bir ayrılış, konaklamaya devam eden bir odadan daha çok zaman alır; aynı gün varışı için hazırlanması gereken bir ayrılış daha da fazla alır.

Kapı saymayın, iş sayın: ayrılışlar, kısa tazeleme yapılan devam odaları, tam temizlik yapılan devam odaları ve belirtilen bir varış saatinden önce hazır olması gereken ayrılışlar. Hiç kimsenin saymadığı süreyi de ekleyin: servis asansörü olmayan katlar, uzun koridorlar, kanadın en ucundaki nevresim odası. Bölümleri sabit tutun ki görevliler odalarını öğrensin; ama en ağır bölümü döndürün ki her zaman aynı kişi taşımasın.

Zorluğu deneyimle eşleştirin; stajyeri eğitmeninin karşısına değil yanına yerleştirin. Bölümü yazın ve açıklayabilir olun: açıklanmayan bir bölüm, ekibin güvenini kaybetmenin en hızlı yoludur. Görevli başına doğru oda sayısı yoktur; karmayı, binayı ve standartı belirler, bu yüzden tek bir ölçüt yanıltır. Nedenini bir kat görevlisi kaç oda temizler yazısında açıkladık.

Kat şefi bir odayı nasıl kontrol eder ve satışa açar?#

Sabit bir sırayla, sabit bir standarda göre kontrol edin, sonra odanın durumunu değiştirin ki resepsiyon satabilsin. Açma, adı yazılı bir karardır.

Sabit sıra hafızayı yener: kapı ve giriş, banyo, yatak, yüzeyler ve döşemeler, zemin, ikmal, teknoloji ve ışıklar. Her odada aynı sıra; koridor yoğunken de hiçbir adım atlanmasın. Önce misafir gibi bakın, kapıda durup odayı tarayarak; sonra şef gibi: yatağın altına, perdenin arkasına, duşun içine. Tam formu oda kontrol formu yazısında bulabilirsiniz.

Kendi sisteminizdeki her oda durum kodunun ön büro için ne anlama geldiğini bilin. Kodlar ve adlar sistemden sisteme değişir; anlamlarını ön büroyla yazılı olarak kararlaştırın. Kontrolden kalan oda belirli bir notla geri gider: "duş giderinde saç teli", "bir daha temizle" değil. Görevli odayı yeniden sunar.

Yalnızca gördüğünüzü açın. Görülmeden açılan oda, bir misafir bekleyen şikâyet demektir ve üzerinde şefin adı yazar. Resepsiyon bastırdığında hazır olan odaları açın, kalanlara bir saat verin; telefonu bitirmek için erken açmayın. Önemli misafir, gösterim ve servise dönen odalara ikinci bir bakış gerekir; genellikle görevliden değil şeften.

Vardiya sırasında bir kat görevlisi nasıl yetiştirilir?#

Tek bir şeyi, yerinde, gerekçesiyle düzeltin, sonra doğru yapıldığını bir kez izleyin. Yetiştirme kat üzerinde yapılan bir iştir, aylık toplantı değil.

En çok işe yarayan tek düzeltmeyi seçin: beş hatalık bir liste hiçbir şey öğretmez ve katı geciktirir. Standardın ne olduğunu ve neden var olduğunu söyleyin. Misafir duş giderine erken bakar; oradaki bir saç teli odadaki geri kalan her şeyi götürür.

Yaparak gösterin, görevli siz bakarken yapsın, sonra gidin. Düzeltmenin kalıcı olmasını sağlayan, onu izlemektir. Eleştiriyi baş başa yapın, övgüyü herkesin önünde yapın: herkesin önünde yapılan bir eleştiri, kazandırdığından fazla zaman alır. Görevlinin önünde sessizce odayı yeniden yapmayın; oda geçer, ders geçmez.

Tekrarlayan hataları kat hizmetleri müdürüne not edin. Aynı görevlinin aynı hatayı tekrarlaması vardiya sorunu değil, eğitim sorunudur. Saate bakın: şimdi yapılan kısa bir düzeltme, sonra yapılacak bir yeniden temizleme ve bir şikâyet önler; ama her odayı yetiştirmek ne mümkündür ne de işin kendisi.

Günlük kat şefi raporuna ne girer?#

Vardiyanın kararları ve istisnaları, bir sonraki şefin ve kat hizmetleri müdürünün size sormadan harekete geçebileceği biçimde yazılmış.

Başlıkta tarih, vardiya, şef ve kimin hangi katları devraldığı yer alır. Kadro bölümünde kimin geldiği, gelmediği, geç kaldığı, kimin destek verdiği, stajyerler ve dikkat gerektiren saatler yazılır. Odalar bölümünde yapılan ayrılış ve devam odaları, açılan odalar ve açılmayan her oda gerekçesiyle listelenir. Bakım kayıtları oda numarasını ve arızayı verir ki teknik servis söylenti değil liste alsın. Misafir ve eşya başlıkları kayıp eşyayı, hasarı, şikâyetleri ve ön büronun bilmesi gereken her şeyi kapsar. Devir bölümü sonraki vardiyanın önce ne yapması gerektiğini ve neyin açık kaldığını söyler.

Duygu değil olgu yazın. "214 numaralı oda iki kez kaldı, duş gideri" kullanılabilir. "Görevli özensiz" değil.

Aşağıdaki tablo örnek amaçlıdır, resmî bir form değildir:

Şef neye karar verir, ne kat hizmetleri müdürüne gider?#

Şef, vardiya içinde çözülebilen her şeye karar verir. Parayı, kadroyu, standartları ya da misafirin hesabını değiştiren her şey yukarı gider.

Karar verin: odaların sırası, kim neyi temizler, oda geçer mi, molayı kim devralır, hangi oda ikinci kontrole girer. Yukarı aktarın: vardiyanın ötesine süren kadro açıkları, tekrarlayan kalite sorunları, değeri olan hasar ve kayıp eşya, misafir telafisi, tedarik siparişleri ve disiplinle ilgili her şey.

Yazılı aktarın, raporda ya da mesajla, ki kararın bir saati ve bir adı olsun. Yalnızca neyin ters gittiğini değil, ne önerdiğinizi de söyleyin; departman başkanı yanında bir öneriyle daha hızlı karar verir. Ölçüt basittir: karar yarın da önemli olacaksa, para gerektiriyorsa ya da bir standardı değiştiriyorsa, tek başına şefin kararı değildir.

Şimdi ne yapmalı#

Yarın sabah, katlar açılmadan önce bölümü yazın ve kâğıdı saklayın. Kapanışta kâğıdı gerçekte olanla karşılaştırın: hangi odalar geç açıldı, hangileri kontrolden kaldı, hangi görevli payından fazlasını taşıdı. Bu karşılaştırma, tüm işin tek sayfada özetidir ve günlük raporun da ham malzemesidir.