Kurumsal seyahat yönetim şirketi oteli nasıl seçer ve nasıl rezervasyon yapar?

Kurumsal seyahat yönetim şirketi (TMC), bir şirketin seyahat programını yönetir: seyahat politikasını elinde tutar, rezervasyonu alır ve ödemeyi sonuçlandırır. Otel odalarını, otelin bir fiyat dosyasına yüklediği fiyatlardan, otelin kabul ettiği koşullarla satın alır ve anonim misafirler yerine isimleri belli çalışanlar için rezervasyon yapar.

Kurumsal hesap imzalandı, fiyat üzerinde anlaşıldı ve ilk gerçek rezervasyon, otelin daha önce hiç iş yapmadığı bir kurumsal seyahat yönetim şirketinden geldi: Cuma gününe kadar fiyat dosyası, iptal koşulları ve faturalama yolu istiyor. Otelin geri gönderdiği şey, bu hesabın rezervasyon mu yoksa evrak işi mi üreteceğini belirler. Bu yazı, kurumsal seyahat yönetim şirketinin otel odalarını nasıl satın aldığını, otelden ne istediğini ve bir sonraki talep gelmeden önce neyi hazır etmeniz gerektiğini anlatır.

Kurumsal seyahat yönetim şirketi nedir ve kimin için çalışır?#

Kurumsal seyahat yönetim şirketi (TMC), başka bir şirketin seyahat programının bir kısmını ya da tamamını yürüten bir işletmedir: politika, onay, rezervasyon ve çoğu zaman ödeme ile raporlama. Kurumsal müşterisi için çalışır; otel, o programın içindeki bir tedarikçidir.

TMC'nin müşterisi şirkettir; ne gezgin ne de otel. Şirket politikayı yazar, TMC uygular, çalışan seyahat eder. Bu, her görüşmede elinizde tutmanız gereken ilk gerçektir; çünkü TMC'nin neden yalnızca fiyat değil, süreç istediğini açıklar.

Şekilleri değişkendir. Tam hizmet veren bir TMC'nin kendi rezervasyon danışmanları ve rezervasyon aracı olabilir; bir seyahat acentesi daha geniş bir tatil işinin içinde kurumsal bir birim işletebilir; bir kurumsal kart ve harcama sağlayıcısı ürününe rezervasyon eklemiş olabilir. Fiyat vermeden önce hangisiyle konuştuğunuzu sorun; sistemleri, ödeme yolları ve beklentileri farklıdır.

Fiyat sözleşmesinin nerede durduğunu netleştirin. Şirkette durabilir, TMC'de durabilir ya da her ikisinde; bu, kimin imzalayacağını, kime fatura kesileceğini ve bir rezervasyon ters gittiğinde kimi arayacağınızı belirler. TMC, isimleri belli çalışanlar için gezgin profilleriyle rezervasyon yapar: maliyet merkezi, proje kodu, pasaport adı, tercihler. Bu anonim bir tatil envanteri değildir ve misafir varıştan önce bellidir.

TMC, gelirini kurumsal müşterisinden alır. Marjının sizin verdiğiniz bir indirim olduğunu varsaymayın; fiyat gezgine nasıl ulaşıyor ve üzerine ne ekleniyor, varsa, bunu sorun.

TMC, seyahat acentesi, tur operatörü: üç farklı alıcı#

TMC, tur operatörü ya da bedbank değildir. Onlar envanterde risk alır ve yeniden satar; TMC çoğunlukla başkasının gezginleri için bir program yürütür. Bu ayrım resepsiyonda fark eder: TMC rezervasyonu bir adla, bir şirketle ve bir ödeme yoluyla gelir; acente rezervasyonu ise acentenin kime sattığıyla gelir. B2B satıcıların tam haritası için bedbank, tur operatörü, toptancı ve DMC rehberine bakın.

Şirketin seyahat politikası rezervasyona nasıl ulaşır?#

Şirket politikayı yazar, TMC bunu rezervasyon aracına kodlar ve araç, rezervasyon anında politikayı uygular: yalnızca politikanın izin verdiği seçenekleri gösterir; dışındaki her şey için onay gerekir.

Politika genellikle bir yıldız ya da fiyat üst sınırı, tercih edilen oteller, önceden rezervasyon penceresi (kaç gün önceden rezervasyon yapılabileceği), bir kabin sınıfı ve şirketin kabul etmeye hazır olduğu bir iptal penceresi belirler. Rezervasyon aracı, bağlı olduğu içeriği sorgular. Fiyatları o içerikte olmayan bir otel, şirketle ilişkiniz ne kadar iyi olursa olsun, rezervasyonu yapan kişiye görünmezdir.

Onay akışı sonucu belirler: politikaya uygun rezervasyonlar onaylanır, aykırı olanlar bir gerekçe koduyla yöneticiye gider. Politikaya uygun seçeneği kolaylaştıran otel rezervasyonu alır. Gezgin profili verileri de görünenleri filtreler: departman, maliyet merkezi, proje, sadakat numarası, erişilebilirlik ihtiyaçları. Aynı şirketin iki çalışanı farklı oteller görebilir.

Acente danışmanları karmaşık yolculuklar için elle de rezervasyon yapar. Aynı fiyat dosyası hem araca hem acenteye hizmet etmeli; yoksa ikisi farklı fiyat verir.

Otelin etkileyebileceği şeyler gerçektir: üst sınıra uyan bir fiyat yapısı, örneğin üst sınırın altında yalnızca oda fiyatı ve kahvaltı ayrı bir satır olarak; politikanın kabul edeceği bir iptal son tarihi; ve resepsiyonda tartışma çıkaracak boşluk bırakmayan bir kapsam tanımı.

Otel bir TMC'ye ne verir?#

Dört şey: bir fiyat dosyası, bir müsaitlik taahhüdü, rezervasyon değiştiğinde uygulanan koşullar ve telefonu açan, adı belli bir kişi.

Fiyat dosyası; oda tipleri, tarih aralıkları, kişi sayısı esasları, pansiyon türü, para birimi ve her fiyata bağlı koşullardır. Fiyat başına bir satır, TMC'nin yükleyebileceği bir biçimde; PDF içinde bir fiyat listesi değil. Müsaitlik taahhüdü bir seçimdir: son oda müsaitliği, otelin satabildiği her odayı TMC'nin rezerve edebilmesi demektir; allotman ise TMC için tutulmuş bir oda bloğudur ve bırakma süresi sonunda satılmayan odalar geri döner. Hangisi olduğunu, yazılı olarak ve sezona göre belirtin.

Koşullar; iptal son tarihi, no-show muamelesi, erken ayrılış, ad değişikliği ve konaklama bir gün kayarsa fiyatın başına geleni kapsar. Kişi, gerçekten izlenen bir rezervasyon e-posta adresi, sorunlar için adı belli biri ve otelin bulamadığı bir rezervasyonla resepsiyona gelen gezgin için mesai dışı bir yoldur.

Değişiklik yönetimi ilk yükleme kadar önemlidir: fiyat değişiklikleri için tek bir kanal, her sürümde bir yürürlük tarihi ve değişiklik etkili olmadan TMC'nin gerçekçi biçimde yükleyebileceği bir hazırlık süresi. Ve TMC'nin okuduğu sistemlere yüklenmiş olandan farklı bir fiyat göndermeyin. Bir oda için iki fiyat, bir hesabı kaybetmenin en hızlı yoludur.

Kim öder ve fatura şirkete nasıl ulaşır?#

Genellikle şirket öder: ya konaklamadan sonra faturalanan merkezi bir hesaptan ya da seyahat için verilmiş bir kartla; gezgin yalnızca politika öyle diyorsa öder. Fatura rezervasyon kaydıyla eşleşmelidir; yoksa ödeme durur.

Üç yol vardır: ayrılıştan sonra faturalanan şirket hesabı, rezervasyon anında sunulan bir lodge ya da sanal kart, ya da gezginin ödeyip dönüşte masrafını geri talep etmesi. Her biri resepsiyonda farklı bir garanti ister. Voucher ya da onay, otelin neyin rezerve edildiğine dair kanıtıdır: fiyat, gece sayısı, pansiyon, iptal koşulları ve kimin ödediği. Misafir hesabı bununla satır satır eşleşmelidir.

Fatura, şirketin yasal adını, vergi bilgilerini ve mali işlerin kullandığı referansı taşır: satın alma numarası, maliyet merkezi ya da gezgin adı gibi. Eksik referans faturayı geri gönderir. Şehir cari hesabı disiplini döngüyü ayakta tutar: doğru hesaba işleyin, misafir hesabını ayrılışta kapatın ve faturayı anlaşılan dönemde, biri hatırladığında değil, gönderin. Bu mekaniğin ayrıntıları için otelde acente ve şirket cari hesapları rehberine bakın.

Anlaşmazlıklar eşleşmezliklerden doğar: dahil olan bir kahvaltının ücretlendirilmesi, zaman damgası olmadan faturalanan geç bir iptal, kaydı olmayan bir ad değişikliği. Kanıtı rezervasyonla birlikte tutun ve alıcının gönderdiğinde ne yazdığını voucher ve rezervasyon kodları rehberinden öğrenin.

Konaklamanın nasıl vergilendiği ve hangi belgenin gerektiği, otelin muhasebecisinin konusudur. Otelin operasyonel görevi, anlaşmada adı geçen tarafa fatura kesmektir.

Şirket hesabı, kart ya da gezgin öder#

Her ödeme yolu resepsiyon prosedürünü değiştirir. Şirket hesabı, dosyada bir garanti ve şehir cari hesabına işleme demektir; lodge ya da sanal kart, kart bilgilerinin giriş sırasında alınıp ayrılışta tahsil edilmesi demektir; gezginin ödediği rezervasyonda ise misafir kişisel olarak öder ve dönüşte masrafını geri talep eder. Yolu, check-in sırasında değil, misafir varmadan önce voucher üzerinden doğrulayın.

Bir TMC, otellerin nadiren hazır tuttuğu neyi ister?#

Operasyonel yanıtlar: bir fiyat değişikliği ne kadar sürede yürürlüğe girer, saat 23:00'te resepsiyonun bulamadığı bir rezervasyonla bir gezgin geldiğinde ne olur ve faturayı kim imzalar.

Fiyat değişikliği süresi ve kesin kanal, artı değişikliğin yürürlüğe girdiğini kimin onaylayacağı, ilk boşluktur. Ardında adı olmayan bir söz, süreç değildir. Satışa kapalı tarihler ve minimum konaklama kuralları "yüksek sezon" olarak değil, tarih olarak yazılmalıdır ki TMC bunları araca yükleyebilsin.

Erken giriş, geç çıkış ve bagaj muhafazası sıradadır. İş gezginleri çoğu zaman ilk uçuşla gelir ve son uçuşla gider; bu üçü sizi tekrar rezerve edip etmeyeceklerini belirler. Kapsam, yani kahvaltı, wifi, otopark, havalimanı transferi, belirsizlik bırakmadan yazılmalıdır; çünkü buradaki belirsizlik resepsiyonda bir tartışmaya, sonra bir borç dekontuna dönüşür.

Mesai dışı bir kişi ve otelin sisteminde olmayan bir rezervasyon için, karar verebilen adı belli biri içeren bir sorunu üst makama iletme yolu (eskalasyon), operasyonel seti tamamlar. Fatura tarafını, faturalama adresini ve şirketin kullandığı referans biçimini ekleyin; ilk konaklamadan önce, sonra değil. Otel anında değil elle onaylıyorsa, yanıt süresini saat cinsinden belirtin ve buna uyun.

TMC, kurumsal fiyattan ve acente sözleşmesinden nasıl farklıdır?#

Kurumsal fiyat, tek bir şirketle yapılan bir fiyat anlaşmasıdır; TMC, o şirketin seyahatini yürüten ve fiyata karşı rezervasyon yapan operatördür; acente sözleşmesi ise kendi müşterilerine satan bir işletmeyle yapılan bir yeniden satış anlaşmasıdır.

Kurumsal fiyatta alıcı şirkettir; gezgin doğrudan ya da şirketin kullandığı aracıyla rezervasyon yapar ve otel genellikle ilişkiyi ve değerlendirme toplantısını elinde tutar. TMC'de de alıcı şirkettir, ama politika, rezervasyon ve çoğu zaman ödeme TMC'den geçer. Bir TMC birçok şirketin fiyat dosyasını tutabilir; tek bir anlaşma birkaç hesaba hizmet edebilir. Fiyat tarafının mekaniği için kurumsal fiyat rehberine bakın.

Acente sözleşmesinde alıcı yeniden satandır. Misafir rezervasyon anında bilinmeyebilir; fiyat çoğunlukla acentenin marjı eklenmiş net fiyattır ve ticari riski acente taşır. Resepsiyondaki pratik fark şudur: TMC'de gezgin adı belli bir çalışandır ve konaklama öngörülebilirdir; acentede gezgin, acentenin kime sattığıdır.

Örtüşme normaldir. Bir şirket kurumsal fiyat tutabilir, rezervasyon için TMC kullanabilir ve TMC aynı zamanda acente tipi bir sözleşmeyle satın alabilir. Hangi belgenin hangi rezervasyonu yönettiğini yazılı tutun. TMC anlaşmasını kurumsal fiyatın yerine koymayın; çoğu zaman onun üzerine biner ve fiyat dosyası, farklı bir kapıdan görülen aynı dosyadır.

Bir otel, TMC ile imzalamadan önce ne sormalı?#

Sözleşme tarafının kim olduğunu, hangi şirketlerin gezginlerinin rezervasyon yapacağını, hangi müsaitlik taahhüdünü verdiğinizi ve faturanın nasıl ödeneceğini sorun.

Kim imzalıyor ve kim ödüyor: TMC, şirket ya da her ikisi ve aynı tüzel kişi olup olmadıkları. Fiyatın hangi kurumsal hesaplara hizmet edeceği ve TMC'nin diğer müşterilerine gösterilip gösterilemeyeceği. Müsaitlik taahhüdü: son oda müsaitliği ya da allotman ve allotman ise bırakma süresi. Fiyat geçerliliği, gözden geçirme tarihi ve yeniden müzakereyi neyin tetiklediği; dosya eskimesin. İptal ve no-show koşulları ve her birinin maliyetini kimin taşıdığı. Fatura gereksinimleri, itiraz penceresi ve çıkış: bildirim süresi ve yapılmış rezervasyonların akıbeti.

Misafir verisi gerçek bir sorudur: TMC ne alıyor ve iki taraf kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) kapsamında verileri nasıl ele alıyor. Ayrıntıyı hukuk danışmanınızla doğrulayın.

Şimdi ne yapmalı#

Bir sonraki TMC görüşmesinden önce tek sayfalık bir fiyat ve koşul föyü yazın: fiyat satırları, müsaitlik taahhüdü, iptal son tarihi, fatura tarafı ve sorun çözme kişisi. Teklifle birlikte gönderin. Görüşme böylece fiyattan operasyona kayar; hesabın gerçekten korunduğu yer orasıdır.