Otelde kurumsal fiyat: firma anlaşması nasıl yapılır?

Kurumsal fiyat, bir otelin adı geçen bir firmayla belirli bir süre için, genellikle bir yıl boyunca, söz verilen hacim, daha istikrarlı rezervasyonlar ve düzenli ödeme koşulları karşılığında anlaştığı fiyattır. Otel, sabit fiyat ya da en iyi erişilebilir fiyattan indirim arasında seçim yapar, müsaitlik kurallarını belirler ve yenilemeden önce gerçekleşen gece sayısını inceler.

Anlaşma Kasım'da imzalanır, odalar Mart'ta kullanılır ve fiyat Temmuz'da hâlâ tartışılıyor. Kurumsal fiyatlar nadiren fiyat yüzünden bozulur; bozuldukları yer, kimsenin yazmadığı koşullardır. Bu yazıyı okuduktan sonra sabit fiyat ile en iyi erişilebilir fiyattan indirim arasında seçim yapabilecek, indirimi vermeyi değerli kılan maddeleri isteyebilecek, son oda müsaitliğini sınırlayabilecek, faturayı firmaya düzenli biçimde iletebilecek ve hesabı hafızaya değil kayıtlara dayanarak gözden geçirebileceksiniz.

Kurumsal fiyat nedir ve her taraf gerçekte ne vaat eder?#

Kurumsal fiyat, adı geçen bir firmanın çalışanları için belirlenmiş bir süre boyunca, genellikle bir yıl, otelin koyduğu koşullara bağlı olarak pazarlıkla belirlenmiş fiyattır. Bu bir takastır: otelden fiyat ve müsaitlik, firmadan hacim ve disiplin.

Önce sık karıştırıldığı iki kavramdan ayırmak gerekir. En iyi erişilebilir fiyat, yani BAR, herkesin belirli bir günde rezervasyon yapabileceği kamuya açık esnek fiyattır. Grup fiyatı ise tek bir hareketi, tek bir tarih dilimini kapsar. Kurumsal fiyat ikisi de değildir: firmanın bireysel yolcuları için yıl boyunca geçerli sürekli bir düzenlemedir.

Firmanın elde ettiği şey, bütçe yapabileceği bir fiyat, personelinin kullanabileceği bir rezervasyon yolu, bazen son oda müsaitliği, bazen dahil kahvaltı ya da park yeri ve misafirin değil firmanın ödediği bir hesaptır. Otelin elde etmesi gereken ise yoğun olmayan tarihlerde taban talep, iletişim kişisi belli adı geçen bir hesap, tekrar gelen misafirler ve personel planı ile tahmini buna göre yapabileceği bir iş bloğudur.

Sık görülen hata, fiyatın sözlü bir hacim vaadi üzerine verilmesi ve firmanın gerçekte ne ürettiğini raporlamasını gerektiren bir maddenin bulunmamasıdır. Otel bu durumda vaadi hiçbir şekilde denetleyemez. Mevsimsellik de belgede yer almalıdır: bir şehir otelinin kurumsal talebi hafta içi ağırlıklıdır; anlaşma hafta sonlarında, fuar, kongre ve resmî tatillerde ne olacağını söylemelidir.

Unutmayın, fiyat sözleşmenin yarısıdır. Dahiller, iptal son saati, ödeme vadesi ve müsaitlik kuralları hesabın kârlı olup olmadığına karar verir.

Sabit fiyat mı, BAR'dan yüzde indirim mi?#

Sabit fiyat iki tarafa da plan yapabileceği bir sayı verir; BAR'dan yüzde indirim otelin fiyatını kendi pazarıyla birlikte hareket ettirir. Seçimi, BAR'ınızın yıl içinde ne kadar geniş bir bantta gezdiğine göre yapın.

Sabit fiyat, oda tipi ve dönem başına tek sayıdır. Yüklemesi, anlatması ve faturalaması kolaydır. Riski şudur: kamu fiyatlarınız yükselirken kurumsal sayı yerinde kalır ve iki fiyat arasındaki makas, en çok koruduğunuz sezonda açılır.

BAR'dan yüzde indirim, hangi BAR olduğunun kesin tanımını gerektirir. Esnek kamu fiyatı olmalıdır, en düşük iade edilemez fiyat değil; madde ayrıca hangi oda tiplerine uygulandığını ve diğer tekliflerle birleşip birleşmediğini söylemelidir. Bu cümle yoksa resepsiyon ve firma, bahara kalmadan indirimi farklı okur.

Her iki tasarıma da taban ya da tavan ekleyin. Yıl ortası gözden geçirme maddesi olan bir sabit fiyat ya da gecelik asgari fiyatı olan bir indirim, anlaşmanın yüksek sezonda zarara girmesini önler.

Birimi açıkça yazın: oda başına gecelik, tek ya da çift kişilik konaklama, kahvaltı dahil mi değil mi, vergiler dahil mi hariç mi. Birim uyuşmazlığı, faturalama anlaşmazlıklarının sık görülen bir kaynağıdır; bunu sözleşmede çözmek resepsiyonda çözmekten ucuzdur. Para birimi ve vergi muamelesi, fiyatın kendisinden ayrı konulardır; işletmeler arası konaklama sözleşmelerine ve tüketicilere gösterilen fiyatlara uygulanan kurallar aynı değildir. Yabancı para ile fiyat vermeden önce kendi durumunuzu mali müşaviriniz ve hukuk danışmanınızla netleştirin.

Otel karşılığında ne istemeli?#

Ölçebileceğiniz ve dayatabileceğiniz şeyleri isteyin: hacim raporu, rezervasyon penceresi, ödeme koşulları, kara liste tarihleri ve adı belli bir yetkili.

Hacim raporu, firmanın aylık gerçekleşen gece sayısını bildirmesi demektir. Bu olmadan yıllık değerlendirme, kayıtların okunması yerine hafıza tartışmasına dönüşür. Rezervasyon penceresi ve yolunu da anlaşın: firma ne kadar önceden, hangi kanaldan, hangi iptal kesme süresiyle rezervasyon yapıyor. Akşam saatlerinde aynı gün için yapılan bir rezervasyon, üç hafta önceden yapılan rezervasyondan farklı bir üründür.

Ödemede, kredi limiti, kararlaştırılmış ödeme vadesi ve hesaba harcama yetkisi olan adı belli bir kişiyle bir firma hesabı kurun. Misafirin kişisel harcamalarına dair kuralı da ekleyin. Kara liste tarihlerini önceden listeleyin: fuarlar, kongreler, tatiller ve otelin dolacağını beklediği günler, gece gece pazarlık edilerek değil yazılı olarak.

Fiyatın gizli olup olmadığını, başka müşterilerle paylaşılıp paylaşılamayacağını ve otelin kamu fiyatlarının yanında nerede duracağını belirtin. Son olarak bir gözden geçirme tarihi, bir fesih bildirimi süresi ve söz verilen hacim gerçekleşmezse ne olacağını yazın. Çıkış yolu olmayan anlaşma, kalıcı bir indirimdir.

Son oda müsaitliği nedir ve verilmeli mi?#

Son oda müsaitliği, otelde satılacak tek bir oda kaldığı sürece firmanın kendi fiyatıyla rezervasyon yapabilmesi demektir. Firma için değerlidir, otel için pahalıdır; bu yüzden ya bilinçli olarak verin ya da hiç vermeyin.

Mekanizma basittir. Madde olmadan otel, talebin yüksek olduğu bir gecede kurumsal fiyatı kapatabilir ve o odaları daha çok ödeyecek misafirlere saklayabilir. Madde varken, bir oda kaldığı sürece fiyatı kapatamaz. Otelin dolduğu bir gecede kurumsal misafir, daha yüksek ödeyecek bir misafirin alacağı odayı alabilir. Aradaki fark, maddenin bedelidir ve bu bedel ortalama gecelerinizde değil, en iyi gecelerinizde ödenir.

Veriyorsanız sınırlayın. Kara liste tarihleri, gecelik oda sınırı, kesme saati, son odalar için daha yüksek fiyat ya da yalnızca düşük sezonda son oda müsaitliği: bunlardan herhangi biri sözün sınırsız hale gelmesini önler. Neyle karşılaştırdığınızı da bilin. Kontenjan, otelde oda tutar ve kullanılmazsa serbest bırakılır; serbest satışta odalar, otel kapatana kadar kurumsal fiyatla açıktır. Bunlar farklı riskleri olan farklı sözlerdir.

Ayrıntıyı yazın: madde hangi fiyata uygulanır, kahvaltı dahil mi, her oda tipini mi yoksa yalnızca standart odayı mı kapsar. Firma sınırsız son oda müsaitliğinde ısrar ediyorsa, bunu fiyata yansıtın. En güçlü gecelerinizde geçerli bir kurumsal fiyat, Şubat'ta geçerli olanla aynı sayı olmamalıdır.

Faturayı kim öder ve firma hesabına nasıl ulaşır?#

Firma, koşulları kararlaştırılmış adı geçen bir hesap üzerinden ödemelidir; böylece misafir resepsiyonda hesap tartışmasına girmez. Bu hesap bir şehir cariidir (city ledger): firmaların ve acentelerin otele olan borcunu, çıkışta ödeyen misafirlerden ayrı tutan kayıt. Ayrıntıyı otelde acente ve şirket cari hesapları: city ledger nasıl yönetilir? yazısında anlatıyoruz.

Aktarım şöyle işler. Çıkışta, kararlaştırılan harcamalar imzalı bir yetkiyle misafirin hesabından firma hesabına aktarılır ve misafir yalnızca kişisel ekstra harcamalarını ödeyerek ayrılır. Her firma için otelin ne kadarını taşıyacağına ve gecikmiş ödemeyi kimin izleyeceğine önceden karar verin. Limiti olmayan hesap, kimsenin onaylamadığı bir kredidir.

Konaklama yine bir mali belge doğurur: fatura ya da e-belge. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı mükellefin kapsamına bağlıdır; bu yüzden belge türünü resepsiyonda değil mali müşavirinizle netleştirin. İki formatı e-Fatura ve e-Arşiv farkı: otelde misafire ve acenteye fatura yazısında inceliyoruz.

Harcamaları yazılı olarak ayırın: oda ve kahvaltı anlaşmayla firmaya; minibar, spa, ek geceler ve refakatçi konaklamaları genellikle kişiye. Resepsiyonun bu kurala ihtiyacı misafir varmadan vardır, çıkışta değil. Her firma için rezervasyonlarla ve yetkilerle eşleşen bir ekstreyle aylık mutabakat yapın; böylece bir uyuşmazlık hafızayla değil kayıtlarla çözülür. Rezervasyon kaydıyla fatura kaydını bağlı tutun ki yıllık değerlendirme hesabı elle çalışmadan sayabilsin.

Firma hangi rezervasyon yolunu kullanmalı?#

Tek bir ana yol seçin ve kurumsal fiyatı taşıyan tek yol o olsun. Her ek yol, fiyatın, kaydın ya da ödemenin yanlış gidebileceği bir yer daha demektir.

Telefon ve e-posta tanıdıktır ve hızlıdır; ama fiyatı bir kişinin bulması ve rezervasyonun firmaya etiketlenmesi gerekir, yoksa hacim raporu eksik sayar. Kurumsal portal bunu daha iyi yapar: firma kendi odalarını kendi fiyatıyla rezervasyon yapar, otel kaydı görür. AI Otel'in grup ve portallar modülü geliştirildi ve lansman öncesinde çalışıyor: tek otelleri ve otel gruplarını tek girişten yönetir; seyahat acenteleri ve kurumsal müşterilerin kendi portallarından rezervasyon yapması için tasarlandı.

Bir seyahat yönetim şirketi firma adına rezervasyon yaptığında, rezervasyonu kimin tuttuğunu, kimin ödediğini ve hizmet bedeli olup olmadığını belirtin. Bu düzeni tek bir sağlayıcıya bağlamak yerine sözleşmede genel tutun.

Her kurumsal rezervasyona bir segment kodu verin ki yıllık değerlendirme hesabı sayabilsin ve kurumsal işi bireysel ile grup işinden ayırabilsin. Kurulumu otelde pazar segmentasyonu: segment kodları nasıl kurulur? yazısında anlatıyoruz. Hangi sistemin ne yaptığını da bilin: otel işletim sistemi rezervasyonu tutar, kanal yöneticisi müsaitliği dışarı iter, rezervasyon motoru otelin kendi sitesinde satar. Bir sistemde olup diğerlerinde olmayan kurumsal fiyat, çift rezervasyon ya da kayıp rezervasyon üretir; karşılaştırma için PMS, kanal yöneticisi ve rezervasyon motoru: hangisi ne işe yarar? yazısına bakın. Fiyatı, dahilleri, iptal kuralını ve kara liste tarihleriyle birlikte anlaşma başlamadan önce yükleyin ve seçilen yol üzerinden uçtan uca bir rezervasyonu sınayın.

Kurumsal anlaşma yıl sonunda nasıl gözden geçirilir?#

Gerçekleşen gece sayısını vaadin yanına koyun, sonra yeni fiyatı hesabın gerçekte teslim ettiğinden belirleyin.

Kayıtlardan sayın: gerçekleşen gece sayısı, gelir, elde edilen ortalama fiyat, hesabın kurumsal iş havuzunuzdaki payı ve iptal ile gelmeme örüntüsü. Yer değiştirme etkisini tartın: bu odalar aynı tarihlerde büyük olasılıkla hangi fiyattan satılırdı? Kurumsal fiyat ancak başka türlü ucuza satacağınız ya da hiç satamayacağınız geceleri dolduruyorsa iyi bir değerdir.

Fiyat bütünlüğünü denetleyin: kurumsal fiyat kamuya açık kanallara sızmış mı, firma dışındaki kişilere uygulanmış mı, satışa kapalı tarihlerde (blackout) yanlışlıkla geçerli olmuş mu. Operasyonel maliyeti de denetleyin: fatura uyuşmazlıkları, gecikmiş ödemeler, son dakika değişiklikleri ve hesabın tükettiği personel zamanı. 60. günde ödeyen sessiz bir hesap, fiyatının söylediğinden daha pahalıdır.

Sonra dört şeyden birine karar verin: değişiklik yapmadan yenilemek, yeniden fiyatlamak, müsaitlik koşullarını değiştirmek ya da anlaşmayı, içine yazdığınız bildirim süresiyle sona erdirmek.

Şimdi ne yapmalı#

Bir sonraki imzadan önce tek sayfalık özeti yazın: fiyat türü, dahiller, müsaitlik kuralları, kara liste tarihleri, ödeme koşulları, rezervasyon yolu ve gözden geçirme tarihi. Fiyat bu sayfanın tek satırıdır; hesabın indirimini hak edip etmediğine diğer satırlar karar verir. Kurumsal portalların ve firma hesaplarının tek bir sistemde nasıl ele alındığını konuşmak isterseniz https://ai-otel.com/tr/iletisim adresinden görüşme talep edebilirsiniz.