OTA ödeme modelleri: otelde ödeme, sitede ödeme ve sanal kart

Otelde ödeme (acente modeli), paranın misafirden otel tarafından alındığı ve komisyonun sonradan rezervasyon sitesine ödendiği modeldir. Sitede ödeme (tüccar modeli) ise parayı sitenin aldığı ve otelin payına kalan net tutarı ödediği modeldir. Sanal kart, rezervasyon sitesinin tek bir rezervasyon için ürettiği, yalnızca geçerlilik penceresi içinde ve yüklenen tutara kadar tahsil edilebilen tek kullanımlık bir karttır.

Misafir ön ödemeli bir rezervasyonla giriş yapıyor, resepsiyon sanal kartı çekiyor ve ödeme reddediliyor. Oda dolu, para ortada yok ve resepsiyonda kimin neyi tahsil etmesi gerektiğini kimse tam olarak bilmiyor. Bu yazı, o tablonun arkasındaki üç ödeme modelini çözüyor. Yazının sonunda elinizdeki herhangi bir rezervasyona bakıp kimin tahsil ettiğini, kimin kime fatura kestiğini ve misafir varmadan önce resepsiyonun neyi kontrol etmesi gerektiğini söyleyebileceksiniz.

Otelde ödeme ile sitede ödeme arasındaki fark nedir?#

Fark, misafirin parasını kimin tuttuğudur. Otelde ödemede otel misafirden tahsilat yapar ve sonra rezervasyon sitesine komisyonunu öder. Sitede ödemede site misafirden tahsilat yapar ve otelin payına kalan net tutarı öder.

Otelde ödeme, acente modeli olarak da bilinir: site misafiri tanıtır, konaklama sözleşmesi otel ile misafir arasındadır ve otel misafire tam tutar için hesabı düzenler. Sitede ödeme ise tüccar modeli olarak da anılır: site konaklamayı misafire satar, dolayısıyla paranın ticari karşılığı misafir değil sitedir.

"Ödeme" kelimesi parayı tanımlar, rezervasyonu değil. Bir rezervasyon otelin sisteminde iki modelde de yer alabilir; bu yüzden kanal bazında değil fiyat bazında sözleşmeyi okuyun. Aynı otelde karma düzenler yaygındır: siteden tahsil edilen iade edilemez bir ön ödemeli fiyat, resepsiyonda ödenen esnek bir fiyat. Resepsiyonun, misafir varmadan önce her rezervasyona hangi modelin uygulandığını görmesi gerekir.

Her sözleşmede dört şeye bakın: misafirin mali belgesini kim düzenliyor, hangi para biriminde, hangi kur üzerinden ve kart ile ödeme masraflarını kim karşılıyor. Klasik hata, sitede ödemeli bir rezervasyonda misafire tam tutar fatura kesip ayrıca sitenin net ödemesini de bankaya geçirmektir. Gelir iki kez sayılır ve ayın rakamları kapanmaz.

Kanal sözleşmelerinin geniş çerçevesi OTA'larla çalışma rehberinde anlatılıyor.

Sanal kart nedir, otel ne zaman tahsil edebilir?#

Sanal kart, rezervasyon sitesinin tek bir rezervasyon için ürettiği kart numarasıdır. Otel bunu, kartın fiziksel olarak sunulmadığı (kartsız) her ödeme gibi tahsil eder; ama yalnızca kartın izin verdiği tarih aralığında ve tutarda.

Kartın bir numarası, bir son kullanma tarihi ve bir yüklü tutarı vardır; plastik yok, misafir de yok. Otelin pos terminali veya ödeme sağlayıcısı bunu kartsız işlem olarak işler. Kurallar siteye ve kartı çıkaran kuruluşa göre değişir ve zamanla değişir. Yetkili kaynak, otelin kendi sözleşmesi ve kartı çıkaranın koşullarıdır; bir forum yazısı ya da meslektaşın hafızası değil.

Aktivasyon tarihi, tutar ve son kullanma: üç sınır#

Birçok kart, giriş tarihinden veya belirtilen başka bir tarihten önce çekilemez. Erken yapılan bir tahsilat reddedilir ve resepsiyon, gelen misafire odanın neden ödenmediğini açıklamak zorunda kalır.

Yüklü tutar belirli bir rakamdır; genellikle oda bedeli ya da komisyon sonrası net. Bu rakamın üzerinde minibar, kahvaltı veya oda yükseltmesi çekmek başarısız olur ve kalan tutar misafirle doğrudan konuşulacak bir konuya dönüşür. Kartlar genellikle ayrılıştan kısa bir süre sonra geçersiz olur: süre dolduktan sonra yapılan çekim terminalde kaybolur ve sitenin ödeme itiraz sürecine dönüşür; bu, kart tahsilatından daha yavaş ve daha az garantili bir yoldur.

Kart başına tek bir yetkilendirme yapılır. İade ve düzeltmeler, kartı tekrar çekerek değil, kartı çıkaran kuruluş veya sitenin itiraz süreci üzerinden yürür.

Her modelde no-show veya iptal durumunda ne olur?#

Otelde ödemede tahsil edip etmeyeceğine otel karar verir; ama yalnızca misafirin rezervasyon anında gördüğü iptal politikası içinde. Sitede ödemede karar sitededir ve otel, sitenin kurallarına göre ödenir ya da ödenmez.

Politika otelin kendi metnidir. Misafire rezervasyon anında gösterilmediyse, ne kadar makul görünse de bir tahsilat kart itirazında savunulması güçtür. Sitede ödemeli bir rezervasyonda otelin kozu, misafirin kartı değil, sözleşme ve sitenin itiraz sürecidir. Parayı misafirden site aldı; otelin sorusu, sitenin ödemeyi yapıp yapmayacağıdır.

Bir sanal kart yalnızca konaklama senaryosu için yüklenmiş olabilir; geç iptal için değil. Yüklenmemiş bir no-show için kartı çekmek ödeme değil, ret cevabı üretir.

Her no-show'u belgelendirin: varış tarihi, kararın alındığı saat, misafirin kabul ettiği politika sürümü ve gönderilen mesajlar. Kâğıt izi olmayan bir tahsilat, otelin geri vermek zorunda kalabileceği bir tahsilattır. Odayı satışa açmak ile rezervasyonu geri getirmek iki ayrı işlemdir; geri getirilen rezervasyon yeni bir onay ve genellikle yeni bir garanti ister.

Tahsil etme, odayı açma ve rezervasyonu geri getirmenin ayrıntıları no-show yazısında, politikaları uygulanabilir kılan ifadeler ise iptal politikası yazım rehberinde yer alıyor.

Otelde ödemeli rezervasyonlarda garanti kartı ve ön ödeme nasıl işler?#

Garanti kartı rezervasyonu güvence altına alır ve yalnızca misafir gelmezse ya da geç iptal ederse çekilir. Ön ödeme ise çoktan alınmiş paradır ve misafir geldiğinde misafir hesabında görünen şeyi değiştirir.

Garanti kartı saklanır, çekilmez. Bazı oteller kartın geçerli olduğunu doğrulamak için küçük bir provizyon alır; bu bloke sonra çözülür ve misafire varolduğu söylenmelidir. Otelin kendi tarafından, havale veya ödeme bağlantısıyla alınan bir ön ödeme, misafir hesabına ön ödeme (avans) olarak kaydedilir. Bakiye çıkışta tahsil edilir ve hesapta iki satır görünür.

Otelde ödemeli bir rezervasyonda site ön ödeme aldıysa, paranın otelin nasıl ulaşacağını öğrenin: check-in'de sanal kart olarak mı, ayrılıştan sonra ödeme olarak mı? İkisi kontuarında farklı işlem gerektirir.

Tahsilatı, misafirin onayladığı para biriminde yapın. Otel başka bir para biriminde çekerse kur farkı, kontuarında doğaçlama yapılan değil yazılı bir politika kararı olmalı. Yaygın hata, misafir başka bir yolla ödeyecekken "güvenli olsun" diye garanti kartını check-in'de çekmektir. Bu, misafirin parasını iki kez bloke edebilir ve ayrılışta şikâyete yol açar.

Ödeme dökümleri ve komisyon faturaları nasıl işler?#

Ödeme dökümü (payout), sitenin komisyonunu düştükten sonra gönderdiği paradır. Komisyon faturası ise otelin bu kesintiyi defterlerine doğru kaydetmesini sağlayan belgedir.

Ödeme dönemleri sözleşmede yazılıdır: haftalık, ayda iki kez veya aylık; bazen ayrılıştan sonraki bir gecikmeyle. Dönemi bilin, çünkü eksik bir ödeme takvime karşı bakınca daha kolay fark edilir.

Faturanın hangi yöne aktığı modele bağlıdır. Acente modelinde otel misafire tam tutarı faturalar ve masrafı kaydetmek için sitenin komisyon faturasına ihtiyaç duyar. Tüccar modelinde otel siteye net tutarı faturalar; komisyon zaten sitenin satış fiyatının içindedir.

Ödeme dökümünü rezervasyonlarla satır satır mutabakata bağlayın: konaklama tarihleri, tutarlar, iptaller, düzeltmeler ve itirazlar. Eşleşmeyen satırlar, kimsenin fark etmeden para kaybettiği yerdir. Her ödeme için dökümü, rezervasyonu ve banka kaydını birlikte saklayın; misafir aylar sonra bir çekimi itiraz ettiğinde o dosya kanıttır.

Kontuarında ödenmek yerine faturalanan acente ve şirket hesapları city ledger içinde izlenir. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki seçim mükellefin kapsamına bağlıdır ve bu muhasebecinin kararıdır; karşılaştırma için e-Fatura ve e-Arşiv yazısına bakın.

İlk rezervasyondan önce otel muhasebecisiyle neyi netleştirmeli?#

Yazılı olarak şunları netleştirin: her modelde misafire kim fatura kesiyor, mali belge ne zaman düzenleniyor ve her ödeme ile her sanal kart tahsilatı nasıl kaydediliyor.

Türkiye'de her konaklama; ödeme, mali belge (fatura ya da e-belge), misafir kimlik bildirimi (KBS) ve kişisel veri (KVKK) adımlarını içerir. Hangi e-belgenin geçerli olduğu mükellefin kapsamına bağlıdır; varsaymayın, doğrulatın. İlk rezervasyon gelmeden önce her kanalı ve her fiyat planını bir modele bağlayın; sezon ortasında model değiştiren bir fiyat, muhasebenin en çok koptuğu yerdir.

Misafir belgesinin düzenlenme tarihine karar verin: ödeme anında mı, çıkışta mı, ödeme dökümünde mi? Üçü farklı aylık rakamlar verir. Sanal kart tahsilatının bankada nasıl göründüğüne ve rezervasyonla nasıl eşleştiğine, reddedilen bir çekimi kimin takip edeceğine karar verin. Ödeme dökümlerini kimin, hangi sıklıkla mutabakata bağlayacağına ve ay içinde eşleşmeyen satırın akıbetine de.

Tarihleri, yaptırımları ve kendi durumunuzu bir muhasebeci ya da hukuk danışmanıyla teyit edin. Bu yazı mekanizmayı anlatır, vergi durumunuzu değil.

Şimdi ne yapmalı#

Yazılımdan değil sözleşmeden başlayın. Tek bir kanalı alın, içinde yazılı modeli bulun ve resepsiyon, muhasebe ekibi ve muhasebecinin aynı modeli aynı kelimelerle anlattığını kontrol edin. O tek rezervasyon, rezervasyondan ödemeye kadar doğru işlendiyse aynı kontrolü sıradaki kanal için tekrarlayın.