Otel bilgi işlem bütçesi: cihaz ve lisans listesinden beş yıllık yenileme planına

Otel bilgi işlem bütçesi tek bir kayıt defteriyle başlar: her cihaz, lisans, abonelik ve sözleşme; yenileme ya da ömür sonu tarihi ve adı yazılı bir sorumlusuyla birlikte. Bu defteri tarihe göre sıralayın, işletme giderleri ile yenileme giderleri olarak ikiye ayırın ve yenilemeleri kapalı aylara denk gelen beş yıllık bir takvime yayın.

Güvenlik duvarı lisansı haziranda yenileniyor. Otel yönetim sistemini (PMS) çalıştıran sunucu yedi yaşında. İkisi de bütçede görünmüyor, çünkü ikisinin kaleminin adı "bilgi işlem" değil. Bu, bir otel bilgi işlem bütçesinin olağan hâlidir ve bir danışman olmadan düzeltilebilir. Bu yazının sonunda tek bir kayıt defteri kurabilecek, onu işletme ve yenileme giderlerine ayırabilecek, yenilemeleri beş yıla yayabilecek ve dosyanın tamamını genel bütçe döngüsüne taşıyabileceksiniz.

Otel bilgi işlem maliyetleri bütçede nereye gizlenir?#

Bilgi işlem maliyetleri, adında "bilgi işlem" yazmayan beş altı kalemde gizlenir; ilk bütçe taslağının yılın gerçek giderinden ucuz görünmesinin nedeni budur. Muhasebe sisteminden başlayan bir otel bilgi işlem bütçesi bu yüzden her zaman eksik kalır. Sizin arayıp bulmanız gerekir.

Onarım ve bakım kalemi, bozulan anahtarı, ölmekte olan diski ve acil teknik servis çağrısını içine çeker. Donanımın en yaygın saklanma yeri burasıdır, çünkü onarım gerçekleştiği gün kayda geçer ve kimse onu sonradan bir yenileme planına dönüştürmez. Yazılım abonelikleri, sözleşmeyi kimin imzaladığına bağlı olarak idari işler, satış ya da ön büro altında durur; aynı sağlayıcı üç başlıkta üç kez görünebilir. Telekom ve internet kalemi, ana hattı, yedek hattı ve resepsiyon tableti için mobil veriyi taşır; her biri kendi tarihinde yenilenir.

Yatırım talepleri bağlamsız tek seferlik satın almalar olarak gelir; kimse üçünün aynı beş yıllık döngüye ait olduğunu göremez. Kasa ve genel müdürün kartı kabloları, yazıcı tonerini, kart kodlayıcı şeridini ve gece yarısı kişisel kartla alınan bir lisansı karşılar. Sonuç: otel, bir yıllık bilgi işlem maliyetini bir haftalık çalışma olmadan yanıtlayamaz; yuvarlak bir sayı yazar ve yılın iyi geçmesini umar.

Genel bütçe döngüsü, otelin gelir ve giderini ay ay planlama rehberinde anlatılıyor; bu yazı onun içine oturan bilgi işlem bölümünü kuruyor.

Otel bilgi işlem varlık kayıt defterine neler girer?#

Otelin bağımlı olduğu her şey için bir satır, her seferinde aynı alanlarla: nedir, nerede, sorumlusu kim, kaç para, ne zaman yenilenir ya da ömrü biter ve bozulursa ne durur. Başlamak için daha fazlası gerekmez, daha azı işe yaramaz.

Beş kategori neredeyse her şeyi kapsar: cihazlar, lisanslar, abonelikler, sözleşmeler ve henüz kimsenin sahiplenmediği kalemler, örneğin personel yemekhanesindeki Wi-Fi. Yenileme tarihi, defteri değerli kılan alandır; onsuz elinizde bir envanter olur, planlama aracı değil. Sorumlu bir kişidir, asla bir departman değildir; sahipsiz satır, sessizce düşen satırdır.

Sözleşme bitiş tarihini ve ihbar süresini yenileme tarihinden ayrı kaydedin. Altmış gün ihbarla kendiliğinden yenilenen bir sözleşme, bir son tarihi olan bir karardır ve o son tarih yenileme tarihinden önce gelir. Defteri, mali işler müdürünün açabileceği bir elektronik tabloda tutun, tek kişinin giriş yapabildiği bir araçta değil; her çeyrekte tarihli bir kopyasını saklayın. Ne değiştiğini ve kimin değiştirdiğini göstermek için bu kadar yeterlidir.

Kritiklik notunu düz bir dille ekleyin: "resepsiyon durur" ya da "misafir hiçbir şey fark etmez" gibi. Bu not, ileride yenileme yılını belirleyen nottur.

Defterin yazılım tarafı için otel programı fiyatlarının nasıl oluştuğu rehberi, kaydedilmesi gereken lisans ve abonelik modellerini listeler.

Hangi bilgi işlem maliyetleri işletme, hangileri yenileme gideri?#

İşletme giderleri her yıl tekrarlanır ve bir kez onaylanır; yenileme giderleri belirli bir yıla düşer ve kendi kararını ister. İkisini aynı kaleme yazmak, yenilemelerin ertelenme biçimidir. İkisi bir arada durduğunda işletme giderleri zamanında yenilenir, yenileme ise ötelenir; çünkü ertelemek bu yıl para kazandırır ve kalem bozulana kadar görünür bir maliyeti yoktur.

İşletme listesi abonelikleri, yıllık yenilenen lisansları, internet ve yedek hatları, destek sözleşmelerini ve sarf malzemelerini taşır. Yenileme listesi sunucuları, ömrünü doldurmuş resepsiyon bilgisayarlarını, anahtarları, erişim noktalarını, kart kodlayıcıları, yazıcıları ve altında daha yeni bir veritabanı gerektiren yazılım sürümünü taşır. Oda başına, kullanıcı başına ya da kanal başına fiyatlanan bir abonelik, eğilimi olan bir işletme gideridir; bu yüzden yalnızca toplamı değil, birimi ve adedi de kaydedin.

Yenilemeleri bugünkü fiyatla tahmin edin ve rakamı tahmin olarak işaretleyin. Sessizce enflasyona bağlamayın ve bugünkü fiyatın beş yıl sonra geçerli olduğunu varsaymayın; etiketli dürüst bir tahmin, kimsenin inanmadığı kesin bir rakamdan daha yararlıdır.

Hangi listeye gireceğinin testi: bir yıl durdurmak oteli durduruyorsa işletme gideridir; otel yılı atlatıyor ama kalem sonra bozuluyorsa yenilemedir. Mali işler müdürünün iki toplama ihtiyacı vardır: yıllık işletme toplamı ve yıl başına yenileme toplamı, çünkü mal sahibi ikisini farklı onaylar.

Her kalem ne kadar dayanır ve beş yıllık takvim nasıl kurulur?#

Defterdeki her kaleme bir yenileme yılı verin, sonra yılları sayfada aşağı okuyun: takvim, yalnızca o sütuna göre sıralanmış defterdir. Ayrı bir araç yok, ayrı bir gerçek yok.

Ömürler otelin kendi varsayımlarıdır, sektör normları değil. Yazın ve varsayım olarak etiketleyin ki kimse onu standart sanmasın. Örneğin bir otel, resepsiyon bilgisayarı için beş yıl, sunucu için yedi yıl, güvenlik duvarı için beş yıllık lisans döngüsü ve kablolar için on yıl varsayabilir. Bunlar örnektir, öneri değil; ikliminiz, kullanımınız ve sağlayıcı koşullarınız başka rakamlar gerektirebilir.

Yükü yayın. Dört kalem aynı yıla düşüyorsa, en az acil olanını bir yıl sonraya alın ve nedenini not sütununa yazın. Erken bozulacak kalem için bir beklenmedik gider satırı ekleyin; takvim bekleneni planlar, geri kalanı bu satır karşılar. Takvimi yılda bir kez, gerçekte neyin bozulduğuna karşı gözden geçirin; plan ile gerçek arasındaki fark, dosyadaki en yararlı sayıdır. Takvimi defterle aynı dosyada tutun ki ikisi gözden geçirmeler arasında birbirinden kopmasın.

Örnektir; yıllar otelin varsayımlarıdır, sektör normları değildir.

Otel bilgi işlem ekipmanını yılın hangi döneminde yenilemeli?#

Otelin boş ya da sakin olduğu haftalarda: sezonluk bir tesis için kapalı aylar, kent oteli için düşük doluluk haftaları, asla ara sezon değil. Zamanlama, teknik bir karar olduğu kadar bütçe kararıdır.

Yenilemenin maliyeti parçanın ötesindedir. Resepsiyon durur, kart kodlayıcı çevrimdışı kalır, kanal bağlantısı kopar ve bu maliyet tam dolulukta en yüksektir. Sezondan geriye doğru çalışın: kapalı ayda siparişi verin, sezon öncesi eğitimden önce kurulumu yapın ve eski cihazı iki hafta yedek olarak tutun. Bazı kalemler misafir fark etmeden sezon ortasında değiştirilebilir, örneğin arka ofis bilgisayarı; bazıları değiştirilemez, örneğin PMS sunucusu ya da ağ çekirdeği, ve onlar sakin haftalara aittir.

Takvimi sezon açılışı ve kapanışı kontrol listeleriyle hizalayın ki tek gezide hem bakım hem yenileme yapılsın. Sezon açılışı ve kapanışında bilgi işlem kontrol listesi iki listenin nerede buluştuğunu gösterir. Yalnızca donanımı değil, montaj işçiliğini ve duruş süresini de bütçeye yazın; sakin bir öğleden sonra da ücret ödetir.

Bilgi işlem harcamasını kim onaylar?#

Üç rol: mali işler müdürü rakamları kurar, genel müdür işletme giderlerini imzalar, mal sahibi yenileme takvimine düşen her şeyi onaylar. Bunu açıkça yazmak, defteri bütçeye dönüştüren şeydir.

Onay eşiklerini bütçe belgesinin içine yazın ki haziran acil durumu bir pazarlık değil bir usul olsun. Önceden kararlaştırın: acil satın almayı kim, hangi tutara kadar onaylayabilir; ve fişin aynı hafta deftere eklenmesini şart koşun. Bilgi işlemi gündelik yürüten kişi, defteri anlayan tek kişi olmamalı; o ayrılırsa takvim de onunla gider ve dosyanın onu atlatması gerekir.

Bozulmadan önce harcamanın gerekçesi basittir. Planlı bir yenileme, bir satın alma talebi ve sakin bir öğleden sonraya mal olur. Plansız olan ise aynı satın alma talebine, seçmediğiniz bir öğleden sonraya ve bu arada resepsiyonun doğaçladığı her şeye mal olur. Takvimi mal sahibine tek bir talep olarak değil, beş yıllık toplam ve yıl başına rakam olarak sunun ki her yılın sayısı gelmeden görünsün. Gündelik bilgi işlem işinin kim tarafından yürütüleceği ayrı bir sorudur; otelde bilgi işlemi kim yönetmeli yazısı bunu ele alır.

Şablon satır satır neye benzer?#

Tek dosya, dört sayfa: kayıt defteri, işletme giderleri, yenileme listesi ve beş yıllık takvim, hepsi aynı satırlardan okunur. Dört sayfa çelişiyorsa biri elle düzenlenmiştir; önce kontrol edilecek satır odur.

Birinci sayfa defterdir: ikinci bölümdeki sütunlar, kalem başına bir satır, başka hiçbir şey. İkinci sayfa işletme giderleridir: defteri yinelenen kalemlere filtreleyin, kategoriye göre toplayın ve oda ya da kullanıcı başına fiyatlanan her şey için birim ve adet gösterin. Üçüncü sayfa yenilemedir: yenileme yılı olan kalemlere filtreleyin, yıl başına bir satır, bir tahmin ve ardındaki varsayım. Dördüncü sayfa takvimdir: beş yıllık görünüm, varsayımlar sayfanın en üstünde, okuyucunun gözünden kaçamayacağı yerde.

Karar-tarihi sütunu ekleyin, yenileme tarihinden ihbar süresi çıkarılarak hesaplanan; böylece her yenilemenin bağlı olduğu bir tarih olur. Kısa bir not sütunu tutun: neden bu kalem, neden bu yıl. Altı ay sonra sayıyı açıklayan tek şey odur.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta bir elektronik tablo açın ve otelin onsuz duracağı on kalemi listeleyin. Bu, kayıt defterinin ilk sürümüdür; buradaki her şey, işletme ve yenileme ayrımı, beş yıllık takvim ve onay yolu, o satırların üzerine kurulur. Bitmiş dosyayı, ay ay planlanan otel bütçesi rehberinde anlatılan genel bütçe döngüsüne taşıyın.