Sezon açılışı ve kapanışında bilgi işlem kontrol listesi: hesaplar, cihazlar, ağ ve yedekler

Sezonluk otel için bilgi işlem kontrol listesi iki uçlu bir listedir: sonbaharda hesapları kapatır, veriyi kopyalar, cihazları güncelleyip kaldırır ve yedekleri doğrular; kışın adı yazılı bir kişi bunları izler; ilkbaharda lisansları yeniler, tarih ve saatleri sıfırlar, yeni personel hesapları açar ve ilk misafir gelmeden tam bir test günü yapar.

Otel ekimde her şey çalışırken kapanır ve nisanda 2019'da kaldığını sanan bir kart kodlayıcı, ocakta süresi dolmuş iki lisans ve bir sezon önce ayrılan personelin girişleriyle açılır. Binada hiçbir şey bozulmamıştır. Sistemler yalnızca beş ay boyunca izlenmemiştir. Bu yazıyı okuduğunuzda elinizde üç aşamayı, kapanış, kış takibi ve yeniden açılışı, kapsayan ve her satırında bir ad ile bir tarih bulunan sezon açılışı bilgi işlem kontrol listesi olacak.

Sezonluk otel bilgi işlem kontrol listesi nedir?#

Üç bölümlü yazılı bir listedir: sonbaharda neyi kapatıp kopyalayacağınız, kış boyunca sistemleri kimin izleyeceği ve ilkbaharda ilk misafir gelmeden önce neyi güncelleyip test edeceğiniz ve oluşturacağınız.

Kapsamı sistemlerle sınırlı tutun. Binayı, havuzu, mutfağı ve kat hizmetleri stoğunu kapatmak operasyon kontrol listesinin işidir; iki ayrı liste, birinin diğerini gölgede bırakmasını önler. O tarafı sezon kapanışı: otel operasyonu için kış kapanış kontrol listesi adlı yazımız ele alıyor.

Her satır bir ad ve bir tarih taşır. Her madde karşısında sorumlusu olmayan kontrol listesi, nisanda yapılmadan imzalanan bir dilek listesidir. Geçen yılın imzalı sayfasını da saklayın: neyin değiştiğini, kimin yaptığını ve hangi satırın iki yıl üst üste atlandığını gösterir.

Sezonluk oteller yıl boyu açık otellerden farklı biçimde arızalanır. Yıl boyu açık bir otel arızayı günler içinde bulur; sezonluk otel ise açılış günü, lobide misafirler varken ve parça sipariş edecek zaman kalmamışken bulur. Arıza türleri hep aynıdır: kimsenin kapatmadığı hesaplar, sessizce süresi dolan lisanslar ve abonelikler, yanlış tarihli ya da güncellenmemiş cihazlar ve hiç kimsenin geri yüklemediği yedekler.

İşi kimin yapacağına sezon başlamadan önce karar verin: otel içinden bir kişi, dışarıdan bir bilgi işlem firması ya da yazılım sağlayıcıları; sınırı yazılı hâle getirin ki her biri diğerinin izlediğini varsaymasın. Otelde bilgi işlemi kim yönetmeli sorusu kendine özgü bir kararı hak eder, varsayılan bir düzeni değil.

Sezon biterken neyi kapatmalı, kopyalamalı ve fişten çekmelisiniz?#

Önce hesapları kapatın, sonra saklamakla yükümlü olduğunuz ya da gerekebilecek her şeyi kopyalayın, ardından cihazları belirli bir sırayla güncelleyip kapatın ve neyi fişten çektiğinizi yazın.

Önce hesaplar: otelin kapandığı gün bütün sezonluk personel hesaplarını kapatın; ortak resepsiyon girişini, restoran kasa girişini ve kat hizmetleri girişini de buna dahil edin. Hesabı silmek yerine kapalı duruma alın; böylece kimin ne yaptığına dair kayıt kışı atlatır. Kimsenin izlemediği bir hesap, otel sistemine girmenin en kolay yoludur.

Kapatmadan önce kopyalayın: sezonun misafir hesabı (folyo) geçmişi, gün sonu raporları, rezervasyon ve iptal geçmişi ve yasal saklama süresine tabi tutmanız gereken her kayıt. Her kaydın ne kadar saklanacağı durumunuza bağlıdır; bunu mali müşaviriniz ve hukuk danışmanınızla doğrulayın. Misafir kimlik bildirimi ve elektronik fatura gibi uyum adımlarının kendi kapanış kuralları vardır; sezon öncesi yasal uyum kontrol listesi adlı yazımız onları ayrıca ele alıyor.

Kapanışta tam bir yedek alın, bir kopyasını otel dışında tutun ve üzerine tarih, içerik ve yedeği alan kişinin adını yazın. Cihazları kaldırmadan önce güncelleyin, sonra değil: beş ay yamalanmadan bekleyen bir makine, açılış haftasını bekleyen beş aylık bilinen açıktır.

Cihazları belirli bir sırayla kapatın: kasalar ve ödeme terminalleri, kart kodlayıcı, otel sistemini çalıştıran makine, ağ anahtarları ve yönlendirici, en son kameralar ve kayıt cihazı. Kabloları çekmeden önce dolabın fotoğrafını çekin ve her kabloyu etiketleyin. Ağın ve kameraların açık kalıp kalmayacağına karar verin: aralıkta boş bir binada diski dolan kayıt cihazı güvenlik değildir; kimin, ne sıklıkla kontrol edeceğini karara bağlayın.

Otel kapalıyken sistemleri kim kontrol eder?#

Adı yazılı bir kişi, yazılı bir aylık rutini izleyerek; çünkü ilkbaharda canınızı yakan arızalar sessiz olanlardır: çalışmayı bırakan bir yedek, süresi dolan bir abonelik, aralıkta diski dolan bir kayıt cihazı.

Aylık yedek kontrolü en önemli satırdır. Yedeği açın, tarihini ve boyutunu doğrulayın, bir dosyayı ya da veritabanının bir kopyasını yedek bir makineye geri yükleyin. Kimsenin yapmadığı geri yükleme, yedek değildir; bu testi güvenle nasıl yapacağınızı otelde veri yedekleme rehberimiz anlatıyor.

Uyarıların bir adresi olmalı. Ekimde ayrılan birinin e-posta kutusuna düşen izleme postası izleme değildir; her ay alıcı listesini ve bir kişinin gerçekten okuduğunu doğrulayın. Ayda bir fiziksel tur yapın: elektrik, sıcaklık, nem, su sızıntısı, kapı ve pencereler ile kayıt cihazının hâlâ kayıt yapıp yapmadığı.

Alan adı, güvenlik sertifikaları, yazılım abonelikleri, lisans anahtarları, destek sözleşmeleri ve kart stoğu için bir yenileme takvimi tutun; her tarihten bir ay önce hatırlatma kurun. Kış temas listesi bulundurun: ağ, kasalar, kilitler ve otel sistemi için kimi arayacağınız ve hangi saatlerde. Her ziyareti tek satırla kaydedin; nisanda bir şey bozulduğunda kayıt size aralıkta mı bozulduğunu yoksa marttaki ilk ılık günde mi söyler.

İlk misafir gelmeden önce ne güncellenmeli?#

Lisanslar, güncellemeler ve her şeyden önce tarihler ve saatler: aylarca fişe takılı durmamış bir cihaz yanlış tarihle geri döner ve yanlış tarih oda kartlarını, gün sonu tutarlarını ve mali kayıtları bozar.

Her lisansın ve aboneliğin etkin olduğunu ve otelin kendi adına kayıtlı olduğunu açılıştan haftalar önce doğrulayın; yenileme sorunu giriş anında keşfedilmesin. Güncellemeleri aşamalı kurun, her seferinde bir cihaz grubuna, açılıştan çok önce; böylece bozuk bir güncelleme ilk gün tesisi tamamıyla devre dışı bırakmaz.

Otel sistemine, kasalara, kart kodlayıcıya, kameralara ve kayıt cihazına tarih, saat ve saat dilimini ayarlayın, sonra otel sistemi ile kasaların uyuştuğunu kontrol edin. Uyuşmazlarsa gün sonu tutarları eşleşmez ve hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez. Alan adı ve güvenlik sertifikalarını da kontrol edin: süresi dolmuş bir sertifika, misafire rezervasyon sayfası ya da misafir uygulaması yerine uyarı sayfası gösterir.

Sarf malzemeleri ve yedek parçaları tedarikçiler yoğunlaşmadan sipariş edin: oda kartları, yazıcı ruloları, kart stoğu, ağ kabloları ve bir yedek terminal. Bir ödemeyi ve bir mali belgeyi baştan sona çalıştırın ve bir kişinin elektronik faturayı göndermeden önce incelemesi alışkanlığını koruyun.

Yeni sezon için personel hesapları nasıl kurulur?#

Boş bir sayfadan değil, geçen sezonun kullanıcı listesinden başlayın: dönen kişileri yeniden açın, yeni personele hesap oluşturun, gerisini kapalı bırakın.

Yalnızca adına açılmış hesap kullanın: kişi başına bir giriş, ortak resepsiyon girişi yok. Ortak giriş, kimin ne yaptığına dair kaydı tam da ihtiyaç duyduğunuz anda değersiz kılar. Adlardan önce rolleri belirleyin: bir resepsiyonist, bir gece görevlisi, bir kat hizmetleri sorumlusu ve bir restoran kasiyeri neler yapabilir, sonra kişileri bu rollere yerleştirin. Bu konuyu ayrıntılı ele alan PMS kullanıcı yetkileri kurulum kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.

Başlangıçta en az yetki ilkesini uygulayın: kişiye işini yapmasına izin veren en küçük yetki setini verin, istediğinde ve siz onayladığınızda genişletin. Yeniden hesap açmak yerine kapalı hesabı açın; dönen çalışan geçmişini korur ve raporlar okunabilir kalır. Sezon içindeki ayrılmaları da yönetin: biri ayrıldığı gün hesabını kapatın ve açık işlerini kimin devraldığını not edin.

Her rolü açılıştan önce gerçek bir görevle test edin. Harcamayı hesaba işleyemeyen bir resepsiyonist, bunu ilk gece 23:00'te, misafir beklerken öğrenir.

Açılıştan önceki test günü nasıl görünür?#

Sistemleri gerçekte çalıştıracak kişilerin, baştan sona simüle edilmiş bir iş günüyle geçirdiği tam bir gün; geçen ve geçmeyenlerin yazılı listesiyle.

Bir test rezervasyonu oluşturun, oda atayın, test misafirini giriş yaptırın, oda kartı kodlayın ve kapıyı bu kartla açın. Odaya bir harcama işleyin, bir ödeme alın ve gün sonu işlemini çalıştırarak test iş gününü kapatın. Bir test elektronik faturası gönderin ve gönderilmeden önce bir kişinin onu incelediğini doğrulayın.

Kanal bağlantısını bir test fiyat ve müsaitlikle kontrol edin, sonra test fiyatı açılıştan önce kaldırın ve otelin kendi web sitesinin ne gösterdiğini doğrulayın. Misafir uygulamasını ya da misafir mesajlaşmasını sizin olmayan bir telefonda açın; hesabın ve bir teklifin misafirin göreceği gibi göründüğünü kontrol edin.

Her arızayı saatiyle ve çözen kişinin adıyla yazın. O liste, gelecek yılki kontrol listesinin ilk sayfasıdır.

Sezon başlamadan önce hangi destek koşulları gerekir?#

Yazılı destek saatleri, bir yanıt süresi, bir üst düzey yetkili adı ve otel tarafında adı yazılı bir kişi; açılıştan önce üzerinde anlaşılmış, ilk kesintide keşfedilmemiş.

Sezon içinde ve dışındaki destek saatleri çoğu zaman farklıdır. Sezonluk otelin sezon içi saatleri sözleşmeye yazılmalıdır, varsayılmamalıdır. Yanıt süresi ve çözüm süresi farklı sözlerdir: hiçbir şeyi çözmeyen hızlı bir yanıt, çözümle aynı şey değildir. Gece ve hafta sonlarında kimin nöbette olduğunu ve otelin ona nasıl ulaşacağını sorun; 23:00'teki bir arıza için web formu değil telefon numarası istersiniz.

Sağlayıcının otelin onayı olmadan neyi değiştirebileceğini ve bir değişiklik yanlış giderse nasıl geri alınacağını karara bağlayın. Basılı bir temas listesini resepsiyonda, bir kopyasını müdürün dosyasında tutun; çünkü aramak istediğiniz anda ağ çalışmıyor olacaktır. Bu sözleşmelerin dilini, yanıt süresinden kurtarma hedeflerine, SLA nedir? Otel yazılımı destek sözleşmelerindeki terimler yazımız ele alıyor.

Şimdi ne yapmalı#

Geçen sezonun sayfasını açın, üç bölümü ekleyin: kapat ve kopyala, izle, güncelle ve test et; sonra her satırın karşısına bir ad ve bir tarih yazın. Bölümler tek bir döngü olarak birbirine bağlanır: sonbaharda özenle kapattığınız şey kış boyunca kontrol edebileceğiniz şeydir ve kış boyunca kontrol ettiğiniz şey, ilkbaharda bir kurtarma operasyonuyla değil bir test günüyle açılmanızı sağlar.