Otel restoran ve barı için adisyon sistemi seçimi: almadan önce sorulacaklar

Bir otelde restoran adisyon programının sıradan bir restoran kasasından farklı olarak dört işi yapması gerekir: satış noktalarını ve fiyat seviyelerini ayırmak, fiyatı hesaplamadan önce pansiyon ve paket kurallarını uygulamak, harcamayı misafirin hesabına işlemek ve gün sonunda PMS ile tutan toplamlarla günü kapatmak. Satın almadan önce bu dördünü de test edin.

Restorandaki adisyon sistemi çalışıyor. Sonra ilk her şey dahil misafir ikinci bir ana yemek söylüyor, garson tutarı odaya yazıyor ve resepsiyona ulaşan hesap yanlış çıkıyor. Sorun nadiren donanımdadır; sorun, sözleşme imzalanmadan önce kimsenin yazıya dökmediği kurallardadır. Bu yazı, sözleşmeyi imzalamadan önce bir restoran adisyon programına sorulacak soruları verir; böylece hatalar çıkış anında değil, gösterimde ortaya çıkar.

Bir otel adisyon sistemi restoran kasasından neyi farklı yapabilmeli?#

Dört şey: satış noktalarını ve fiyat seviyelerini ayırmak, fiyat belirlenmeden önce pansiyon ve paket kurallarını uygulamak, harcamayı misafirin hesabına işlemek ve PMS (otel yönetim sistemi) ile uzlaştırılabilen bir gün sonu.

Adisyon, restoran ve bar satışlarının kaydedildiği kasadır. Bir otelin tüm satış noktalarını tek sistemden yönetmesi gerekir; her satış noktasına ayrı sistem alırsanız her gece üç gün sonu kapatırsınız. Satış noktası, kendi menüsü, kendi vergi muamelesi ve kendi rapor hattı olan bir satış yeridir: restoran, bar, havuz barı, lobi kafe, oda servisi. Lisansın kaç satış noktasını kapsadığını ve her birinin kendi raporunu üretip üretmediğini sorun.

Fiyat seviyesi, aynı menünün farklı bağlamlarda farklı fiyatlara satılmasıdır: ücrete dahil kahvaltı, akşam à la carte, servis ücretli oda servisi, grup için sabit menü. Fiyat seviyesinin menüde mi yoksa ürünün üzerinde mi tanımlandığını ve kimlerin değiştirebildiğini sorun.

Asıl otel sınavı misafir tanımadır. Adisyon, misafiri ad veya oda numarasıyla bulmalı, pansiyon tipini göstermeli ve harcamayı misafirin hesabına işlemelidir. İki misafirin soyadı aynıysa ya da oda az önce değiştiyse ne olduğunu sorun. Yetkiler de en az bunun kadar önemlidir: bir garson, odaya ulaşmış bir harcamayı iptal edebilmemelidir. Hangi rollerin olduğunu ve her iptalin bir gerekçeyle ve bir isimle kayda geçip geçmediğini sorun.

Gün sonunda satış noktasının toplamı, PMS'nin almayı beklediği toplamla eşleşmelidir. Satış raporunu değil, uzlaştırma raporunu isteyin; satış raporu her zaman düzgün görünür. Sonra iki satıcıya aynı gösterimi isteyin: aynı misafir senaryosu, aynı satış noktası, aynı gün sonu, aynı gün. Yazılı bir ihtiyaç listesi karşılaştırmayı dürüst kılar; ihtiyaç listesi ve teklif dosyası hazırlama konusunda ayrı bir yazımız var.

Her şey dahil ve yarım pansiyon kuralları adisyonda nasıl çalışır?#

Adisyon, bir ürüne fiyat vermeden önce misafirin pansiyon tipini bilmelidir; aksi halde paket, garsonun elle uyguladığı bir indirime dönüşür ve kimse sonra bunu denetleyemez.

Önce iki tanım. Pansiyon tipi, oda ile birlikte satılan yemek düzenidir: sadece oda, oda kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, her şey dahil. Paket kuralı ise bu düzenin hangi ürünleri, hangi satış noktasında, hangi saatlerde ve kaç kişi için kapsadığını söyler.

Dahil bir ürünün işlenmesinde üç yaygın yol vardır. Sıfır fiyatlı kayıtta ürün sıfır fiyatla kaydedilir; yine stok tüketir ve yine hesapta görünür. Harcama (kredi) yönteminde misafire dilediği gibi harcayabileceği bir tutar tanımlanır. İndirimde fiyattan bir yüzde düşülür. Her biri farklı bir hesap, farklı bir stok etkisi ve farklı bir gün sonu toplamı üretir. Satıcının hangisini kullandığını sorun ve ekranda nasıl gerçekleştiğini izleyin.

Kuralların sınırı olmalıdır: kişi başına, öğün başına bir ana yemek, şişe yerine bardakla içecek, öğle yemeği için bir saat aralığı. Sınırın nerede uygulandığını sorun: adisyonda mı, yoksa sonra hesabı inceleyen bir kişide mi. Sınır aşımının görünür olması gerekir: garson paket dışında servis yaptığında hesapta kimin izin verdiğini, ne zaman ve neden gösterilmelidir. Adisyon bunu gösteremiyorsa, resepsiyon çıkışta bu konuyu tartışır.

Sözleşmeden önce özellik listesiyle değil, yazılı bir senaryoyla test edin. Örneğin, yarım pansiyonlu bir misafir ikinci bir ana yemek ve bir şişe şarap söylüyor: hesap ne diyor, mutfak ne görüyor, gün sonu ne gösteriyor. Konaklama sırasındaki paket değişikliğini de sorun; örneğin misafir ikinci sabah yarım pansiyondan her şey dahile geçiyor. Adisyon, konaklamanın tamamını değil, kalan kısmını yeniden fiyatlandırmalıdır.

Mutfak yazıcısı mı mutfak ekranı mı gerekiyor?#

İkisi de siparişi adisyondan yemek hazırlayan istasyona taşır. Seçim kağıt, gürültü, personel alışkanlıkları ve bağlantı koptuğunda olanlarla ilgilidir; hangisinin daha modern olduğuyla değil.

İstasyon yönlendirmesi, çıktı cihazından daha önemlidir. Sipariş istasyonlara göre bölünmelidir: sıcak mutfak, soğuk mutfak, bar, pastane; her yazıcıda tek uzun fiş basılmamalıdır. Yemek sıralarının ne zaman gönderileceği ikinci sorudur: başlangıçlar şimdi, ana yemekler garson söyleyince. Sistemin sıraları bekletip bekletmediğini, yoksa sipariş alındığı anda her şeyi bastığını sorun.

Mutfak ekranı (KDS), istasyonda açık fişleri ve yaşlarını gösteren bir ekrandır. İstasyonda elektrik ve ağ gerektirir; personelin yemek çıkış noktasına yürümek yerine o ekranı gerçekten okumasını da. Yazıcılar istasyon başına ucuzdur ve eğitim gerektirmez; ama kağıt ister, sıkışır ve çevrimdışı bir yazıcı, kimsenin yapmadığı bir sipariştir. Yazıcı ya da ekran erişilemez olduğunda adisyonun ne yaptığını sorun: gönderim anında garsonu uyarır mı, yoksa fiş sessizce kaybolur mu. Fiş süre raporunu da isteyin: siparişin verilmesinden hazırlanmaya başlamasına, oradan servise ne kadar sürüyor. Bu sayı olmadan mutfak tartışması bir görüş olarak kalır.

Adisyon stok, reçete ve tabak maliyetine nasıl bağlanır?#

Yalnızca reçete, porsiyon başına malzeme ve miktar listesi olarak yazılmışsa. Aksi halde adisyon satışları kaydeder, depo tahmin yürütür.

Burada reçete, bir porsiyon için malzeme listesi anlamına gelir: malzeme, miktar, birim. Adisyon, stok düşümünü bu reçeteyi satılan porsiyon sayısıyla çarparak yapar. Reçetelerin sürümlü olup olmadığını sorun; gelecek ayki bir fiyat değişikliği, geçen ayki tabağın gerçekte neye mal olduğunu yeniden yazmamalıdır. Modifikasyonlarla (soğansız, ekstra peynirli, çift porsiyon) ne olduğunu sorun. Reçete mi uyarlanıyor, yoksa mutfağın elle uyarlamasıyla stok rakamı mı kayıyor.

Stok sayımı için israf, personel yemeği, ikram ve satış noktaları arası transfer kuralları gerekir. Her biri gerçek bir harekettir ve her birinin gideceği bir yer olmalıdır. Fark raporunu isteyin: madde madde, teorik tüketim ile sayılan tüketim karşılaştırması, demo verisiyle. Stoku adisyona bağlamanın asıl gerekçesi bu rapordır. Reçeteler hazır değilse adisyon yine çalışır; stok doğruluğu bekler. Reçete ve porsiyon maliyeti kendi başına bir projedir; standart reçete ve porsiyon maliyeti ayrı bir çalışmayı hak eder.

Ağ koptuğunda ne olur?#

Verinin nerede tutulduğuna bağlıdır. Satıcıdan, bağlantı yokken adisyonun ne yapabildiğini ve bağlantı döndüğünde nasıl yetiştiğini yazılı olarak anlatmasını isteyin.

Yerel kipte adisyon, menünün, fiyatların ve açık hesapların bir kopyasını cihazda tutar ve satışları bağlantı dönene kadar kuyruğa alır. Çevrimdışıyken genellikle bulunamayan şeyler misafir sorgulaması ve odaya yazma işlemidir; çünkü ikisi de PMS'te yaşar. Adisyonun bir oda harcamasını yerel olarak tutup sonra işleyip işleyemediğini ve resepsiyonun bunun varlığından nasıl haberdar olduğunu sorun.

Çakışmalar sıradadır: iki adisyon aynı anda çevrimdışı, aynı masa, aynı oda. Sistemin yinelenen kayıtları nasıl çözdüğünü ve kimin incelediğini sorun. Süre sınırlarını da sorun: adisyon yeni bir hesap açmayı ne kadar süre sonra reddeder ve personel o anda ne yapmalıdır. Bu talimatı ekibe yazılı verin. Test basittir ve çoğu alıcı atlar: gösterimde ağı çekin, sipariş alın, odaya yazın, ağı geri takın ve neyin işlendiğini, neyin işlenmediğini izleyin.

Hangi mali cihaz ve e-belge sorularını sormalısınız?#

Satıcıya sistemin hangi cihazları yönetebildiğini, mali müşavirinize işletmenizin neyi kullanmakla yükümlü olduğunu sorun. Bunlar, iki farklı sahibi olan iki farklı sorudur.

Türkiye'de her satış bir mali belge gerektirir. Belgenin biçimi, mükellefin kapsamına ve satış noktasına bağlıdır; bu bir muhasebe sorusudur, yazılım sorusu değil. İki terim sık geçer. ÖKC (yazar kasa), bir satış noktasında kullanılan mali kasadır. e-Adisyon ise elektronik satış noktası belgesidir. Hangi satış noktalarının hangisini kullanması gerektiği mali müşaviriniz ve vergi danışmanınızın konusudur; bu yazı bunu sizin yerinize belirlemez. Bu konuda ayrıca ÖKC rehberimize ve e-Adisyon yazımıza bakabilirsiniz.

Satıcıya sorun: bu adisyon hangi mali cihazlara bağlandı, hangi satış noktasında, bağlantıyı kim kuruyor ve bir Cumartesi gecesi bozulduğunda kim bakıyor. Mali müşavirinize sorun: bu satış noktası bugün hangi belgeyi düzenliyor ve yeni bir adisyon bunu değiştirir mi. Yanıtı sözleşmeden önce alın, kurulumdan sonra değil. Mali cihaz erişilemez olduğunda adisyonun ne yaptığını sorun: satışı engeller mi, kuyruğa alır mı, kaydeder ve sonra basar mı. Her yanıtın kasadaki sonucu farklıdır. Tarihler, sınır tutarları ve yaptırımlar değişir; kendi durumunuzu satıcının özetiyle değil, mali müşaviriniz ya da hukuk danışmanınızla teyit edin.

PMS arayüzü ne yapmalı ve nasıl test edilir?#

Misafiri bulmak, harcamayı işlemek, ters kayıtla düzeltmek, aktarmak ve iki toplamın eşleştiği bir gün sonu kapatmak. Bundan azı, her gece elle uzlaştırma demektir. Harcamaların odaya nasıl aktarıldığını anlamak da arayüzü test etmeden önce değer.

Misafir sorgulaması oda numarasıyla ve adla çalışmalı, pansiyon tipi aynı ekranda görünmelidir. Garsonun PMS'yi başka bir pencerede açması gerekiyorsa arayüz bitmemiştir. İşleme: harcama, satış noktası, ürün ve saat bilgisiyle misafirin hesabına düşer. Resepsiyonun ne gördüğünü sorun; çünkü misafirin itiraz edeceği sürüm odur.

Düzeltme: yanlış bir harcama silinmemeli, iptal ve ters kayıtla düzeltilmeli ve düzeltme iki tarafta da görünmelidir. Yalnızca ilk işlemi değil, düzeltmeyi de göstermesini isteyin. Aktarma: bir harcamayı misafirin hesabından şirket hesabına ya da grup ana hesabına yeniden yazmadan taşımak. Çıkıştaki elle işin çoğu burada saklanır. Gün sonu: satış noktasının toplamı ile PMS'nin aldığı toplam eşleşmeli ve eşleşmediği geceler için bir fark raporu bulunmalı. Son soru, PMS kapalıyken: adisyon sipariş alabilir mi ve PMS dönünce işler mi. Ağ için sorduğunuz sorunun aynısıdır, nedeni farklı.

Şimdi ne yapmalı#

Yedi alanı tek sayfaya yazın: satış noktaları ve fiyat seviyeleri, paket kuralları, mutfak yönlendirmesi, stok ve reçete, çevrimdışı davranış, mali cihazlar ve PMS arayüzü. Aynı sayfayı iki satıcıya gönderin ve her birinden aynı senaryoları, aynı gün, örnek veriyle göstermesini isteyin. Yazılı yanıt veren ve sonra ekranda gösteren teklif ikinci görüşmeyi hak eder; sıfatlarla yanıt veren etmez.