Otelde personel devir hızı: oran nasıl hesaplanır, kayıp nerede?

Personel devir hızı, bir dönemde ayrılan kişi sayısının aynı dönemdeki ortalama personel sayısına bölünüp 100 ile çarpılmasıdır. Ayrılanları ve kadroyu aynı tarihlerde sayın, dönemi belirtin, sezonluk sözleşme bitişlerini ayrı gösterin. Yoksa sayı oteli değil, takvimi anlatır.

Bordro toplamı geçen sezonla aynı görünüyor, ama resepsiyondaki yüzlerin yarısı yeni ve amir, servisi yönetmek yerine yine eğitim veriyor. Otel bu kaybı her sabah toplantısında hissediyor; ama hangi departmanın ürettiğini söyleyemiyor. Bu yazı formülü, sezonluk varyantları, departman ve amir bazında kırılımı, elinizdeki kayıtlardan kurulan bir maliyet yöntemini ve nedenlere işaret eden ayrılış sorularını veriyor. Sonunda personel devir hızı hesaplamayı geçen sezon üzerinde çalıştırıp nerede harekete geçeceğinizi bileceksiniz.

Otelde personel devir hızı nedir ve nasıl hesaplanır?#

Devir hızı, bir dönemde ayrılan kişi sayısının aynı dönemdeki ortalama personel sayısına bölünüp 100 ile çarpılmasıdır. Kişileri sayar, pozisyonları değil; ve yanında dönemi ile kadro kuralı yazılıysa anlam taşır.

Ayrılanları evrakın kapandığı gün değil, son çalışma günü üzerinden sayın; böylece kişi işin gerçekten durduğu döneme düşer. Ortalama kadro normalde ilk günün kadrosuyla son günün kadrosunun toplamının ikiye bölünmesidir. Dönem içinde kadro sert biçimde değişiyorsa, aylık kadroların ortalamasını alın ve hangi yöntemi kullandığınızı yazın.

Gönüllü ayrılanları işten çıkarmalardan ve sözleşme bitişlerinden ayırın; üçü farklı kararlara işaret eder: işe alım, gözetim ya da sezon tasarımı. Departmanlar arası iç aktarmaları otel toplamından çıkarın, ama departman görünümünde tutun; o ekip için aktarımla giden kişi gerçek bir kayıptır. Dış kaynak ve personel şirketi çalışanlarının nasıl sayılacağına bir kez karar verin; bordronuzda hiç görünmüyorlarsa orana katmak yerine ayrı satırda raporlayın.

Tanımı rapor başlığına yazın: dönem, kadro kuralı ve neyin ayrılan sayılacağı. Tanımı olmayan bir oran hiçbir şeyle, geçen yıl dahil, karşılaştırılamaz.

Oran hangi dönemi ve hangi kadroyu kapsamalı?#

Dönemi, vereceğiniz kararla eşleştirin: yönetmek için sezon içinde aylık, sezonluk otelde sezon uzunluğunda, geçen yılla karşılaştırılabilir bir eğilim için kayan 12 ay. Küçük ekiplerde kısa dönemler, çarpıcı görünen ama anlamı olmayan oranlar üretir.

Örneğin sekiz kişilik bir departmanda bir ay içinde bir kişi ayrılırsa aylık oran %12,5 olur; bunu yıllıklandırırsanız kimsenin üzerine hareket etmemesi gereken bir sayı çıkar. Sayının yanında kişi adedini de gösterin. Örneğin on kişi gibi bir alt sınır belirleyin; altındaki ekipler için yalnızca ayrılan sayısını yayımlayın, yüzde vermeyin.

Kadro sayısı kişi sorusunu yanıtlar; tam zaman eşdeğeri iş yükü sorusunu. Devir hızı için kadro sayısını kullanın, tam zaman eşdeğerini kadro planına bırakın; böylece iki sayı aynı toplantıda birbirine karışmaz. Kayan 12 aylık sayı sezonu düzleştirir ve tatil köyünü şehir oteliyle karşılaştırmanın dürüst yoludur; ama yavaş tepki verir, o yüzden sezon içi kontrol için aylık görünümü koruyun.

Ölçüm tarihlerini, örneğin her ayın ilk gününü, sabitleyin ve yıllarca koruyun; tarihi sessizce kaydırmak, kimse ayrılmadan oranı değiştirir. Her ayrılışın nedenini kısa ve sabit bir kategori listesinden kaydedin; yoksa neden kırılımı, kimsenin sayamayacağı bir serbest metin yığını olur.

Sezonluk oteller devir hızını nasıl farklı ölçer?#

Sezonluk otelin üç sayıya ihtiyacı vardır: sözleşmesi bitmeden ayrılanlar, planlanan tarihte biten sözleşmeler ve geçen sezonun personelinden bu sezon için imza atanların payı. Tek yıllık oran üçünü karıştırır ve oteli değil takvimi anlatır.

Sezon içi ayrılan oranı, sözleşme bitiş tarihinden önce ayrılanların yoğun dönem kadrosuna bölünmesidir. Parayı götüren sayı budur, çünkü yerine gelen kişi tam dolu bir otelin içine girer. Geri dönüş oranı, örneğin 1 Mayıs gibi sabit bir tarihte ölçülür ki iki sezon aynı temelde karşılaştırılabilsin.

Planlanan sözleşme tamamlanması kayıp değildir; kendi satırında raporlayın, yoksa iyi yönetilen her sezonluk otel başarısız görünür. Geri dönüş oranını departmana ve amire göre ölçün; çünkü personel çoğunlukla markaya değil, bir yöneticiye ve bir vardiya düzenine geri döner. Sezon sonunda tek bir soru sorun: gelecek yıl geri gelir miydiniz? Yanıt, işe alım penceresinden aylar önce gelen bir erken uyarıdır.

Sonuç çıkarmadan önce aynı üç sayıyı üç sezon boyunca tutun; bir sezon bir hikâyedir, üç sezon bir örüntüdür.

Neden yeni personelin çoğu ilk 90 günde ayrılıyor?#

Erken ayrılanlar çoğunlukla teklif edilen işi değil, buldukları işi bırakır: vardiya düzeni, gece ulaşımı, lojman koşulları ya da ilk haftada kendisiyle hiç konuşmayan bir amir. İlk 90 günü ayrı ölçmek, sorunun işe alımda mı yoksa uyum sürecinde mi olduğunu gösterir.

Bir kohort ölçümü kullanın: belirli bir ayda başlayan herkesi alın ve 30., 60. ve 90. günde kaç kişinin çalışmaya devam ettiğini sayın. Kohortları karşılaştırın; uyum sürecinde yaptığınız bir değişiklik gerçekten bir şeyi hareket ettirdi mi, görün. Önce vaatleri denetleyin: ilandaki vardiya düzeni, görüşmede anlatılan görevler, yemek ve lojman düzeni, geç vardiyadan sonra eve dönüş.

İlk hafta için adı belli bir kişi atayın ve yanına, yeni gelenin tek başına misafirle karşılaşmadan önce neleri çalışması gerektiğini yazan bir liste koyun. Amirin ilk iki haftadaki zamanını gerçek bir maliyet olarak sayın; çünkü bir kat amiri yenisini eğitirken katı yönetmiyor. Kümelenmelere bakın: amir değişikliği, menü değişikliği ya da yoğun bir haftanın ardından aynı iki haftada gelen birkaç ayrılış, insanlar hakkında değil iş hakkında bir sinyaldir. Erken ayrılanları aylık raporda kendi satırında verin; kabul edilebilir görünen yıllık sayının içine gömülmesinler.

İlk haftayı yapılandırmak eldeki en ucuz müdahaledir; departman departman bir sürüm için sezonluk personel uyum süreci kontrol listesine bakın.

Kayıplar hangi departmanda ve hangi yöneticide yoğunlaşıyor?#

Otel geneli oranı, birbirinden çok farklı ekiplerin ortalamasıdır. Aynı formülü önce departmana, sonra amire göre çalıştırın; kayıplar neredeyse her zaman eşit dağılmaz, iki üç yerde toplanır.

Payda olarak her departmanın kendi ortalama kadrosunu kullanın; departmanın ayrılanlarını otel toplamına bölmek oran değil pay üretir ve ikisi raporlarda karışır. Sayıyı ve oranı yan yana gösterin, küçük ekiplerde yüzdeyi bastırın; tek bir ayrılış manşet olmasın.

Departman adına göre değil denetim alanına göre gruplayın: üç kat amiriyle çalışan altmış kişilik bir kat hizmetleri ekibi, insanlarının çoğunu kaybeden bir alanı gizleyebilir. Hacme de zamana da bakın: amir değişikliği, vardiya düzeni değişikliği ya da yoğun hafta sonrası ilk haftalarda kümelenen ayrılışlar o alanın çalışma koşullarına işaret eder. Kadro planıyla çapraz kontrol edin; insan kaybedip açığı fazla mesaiyle kapatan bir ekip, maliyetini oranda değil saatlerde gösterir.

Sonucu, üzerinde harekete geçebilecek kişiye götürün: departman yöneticisi ve genel müdür birlikte; insan kaynakları dosyası değil. Hangi kararın kime ait olduğu belirsizse otel organizasyon şeması rehberi rolleri ayrıştırır; kadro planı rehberi ise kayıpları ekibin taşıdığı iş yüküyle karşılaştırmanıza yardım eder.

Devir hızı neye mal oluyor, kendi kayıtlarınızdan sayılırsa?#

Otelin zaten tuttuğu dört kayıttan savunulabilir bir kişi başı maliyet kurabilirsiniz: işe alım harcaması, ödenen eğitim saatleri, açığı kapatmak için kullanılan fazla mesai ve yeni kişinin yanında geçen amir saatleri. Sayının kesin olması gerekmez; izlenebilir olması yeter.

İşe alım, ilan harcamasını, varsa işe alım acentesi ya da işe alım uzmanı ücretini ve görüşmelere katılan yöneticilerin saatlerini, saat maliyetleriyle çarparak kapsar. Uyum ve eğitim, yeni kişinin ödenen eğitim saatlerini, eğiticinin saatlerini, üniformayı, isim kartını, malzemeleri ve otelin ödediği belge kurslarını kapsar. Açık kapatma, ayrılma ile yerine gelen kişi arasında ödenen fazla mesai ve ek vardiya ödemeleri ile satın alınan dış destek personelini kapsar. Yerleşme süreci, yeni kişi bir bölümü tek başına yürütebilene kadar geçen haftaları, yanında çalışan amirin saatleri olarak kapsar.

Kaynağını gösteremeyeceğiniz hiçbir şeyi katmayın; arkasında kayıtlar duran kaba bir sayı bütçe toplantısından sağlam çıkar, dışarıdan alınmış bir karşılaştırma sayısı çıkmaz. Örneğin, yalnızca göstermek için: kayıtlarınız her yeni personel için yirmi yönetici saati ve otuz ödenen eğitim saati gösteriyorsa, her birini kendi saat maliyetinizle çarpın ve o pozisyonun ilan harcamasını ekleyin. Bölmeden toplamı alın; bir ayrılan kişi için çıkan toplam maliyet, istediğiniz sayıdır.

Hangi ayrılış soruları gerçekten bir şey söyler?#

İşe yarar ayrılış soruları, işin gerçekte nasıl olduğuna dairdir; kişinin kendi amirinden başkası tarafından sorulur ve son haftadan önce yapılır. "Neden ayrılıyorsunuz" gibi tek bir soru, sayılamayan kibar bir yanıt üretir.

İlk haftayı, vardiya düzenini, araç ve gereçleri, aldığı geri bildirimi ve gelecek sezon geri dönüp dönmeyeceğini sorun. Görüşmeyi insan kaynakları ya da başka bir departmanın yöneticisi yapsın; insanlar kendi amirlerine kararı asıl veren şeyi nadiren söyler. Son günde değil, son iki hafta içinde yapın ve yanıtları devir hızı raporundaki aynı sabit kategorilere kaydedin ki sayılabilsin.

1. günde ve sezon ortasında kalış görüşmeleri ekleyin; aynı bilgiyi, kişi hâlâ oradayken ve hâlâ tutulabilirken verirler. Döngüyü kapatın: her sezon tek bir değişiklik seçin, personele görüşmeler sonucunda neyin değiştiğini söyleyin ve gelecek sezon aynı kohortu yeniden ölçün. Yanıtları, ayrılanların karakteri hakkında değil vardiya düzeni ve gözetim hakkında kanıt olarak değerlendirin. Yanıtlar sürekli vardiya düzenine işaret ediyorsa otelde vardiya planlaması rehberi düzeni adil biçimde yeniden kurmayı anlatır.

Şimdi ne yapmalı#

Tek sayıyla, tek dönemle başlayın: formülü geçen sezon üzerinde çalıştırın, departmana ve amire bölün, ilk 90 gün kohortunu ekleyin. Sonra kaybın toplandığı iki departmanı alın, o ekiplerin ayrılış yanıtlarını okuyun, vardiya düzeninde ya da ilk haftada tek bir şeyi değiştirin ve gelecek sezon aynı kohortu yeniden ölçün. Oran yalnızca bir yeri ve harekete geçebilecek bir kişiyi gösteriyorsa işe yarar.