Personel işe gelmiyor: devamsızlık tutanağı, fesih ve SGK çıkışı

Devamsızlık tutanağı, kaçırılan bir vardiyanın aynı gün tutulan kaydıdır: kim vardiyadaydı, otel ne zaman aradı, vardiya nasıl kapatıldı. Bu kayıt, hukuki adımların yerini almaz, onları destekler: işçinin savunmasını almak, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 25. maddesi uyarınca 26. maddedeki süre içinde fesih yapmak ve eksik günleri SGK'ya bildirmek.

Saat 07:00 devir teslim biter, gece görevlisinin yerine gelecek kişi resepsiyonda yoktur. Ön büro müdürü vardiyayı üstlenir, gün akar ve Cuma'ya kadar kimse işçinin hangi günler gelmediğini, kimin aradığını veya ne söylediğini söyleyemez. Sezonluk bir otelde bu, Temmuz'da iki vardiya arasında yaşanır ve bölüm şefi, bordro soruncaya kadar hiçbir şey yazmaz.

Bu yazı tek bir rutin veriyor: her devamsızlık gününde ne kaydedilir, kim imzalar, işçiye nasıl ulaşılıp savunması nasıl istenir, kanun ne diyor ve çıkış bildirimi, son ücret ve hesap kapatma ile SGK beyanı o ilk sayfadan nasıl izler.

Personel gelmediği ilk sabah otel ne yazmalı?#

Tek sayfa, boşluğu fark eden kişi tarafından aynı gün yazılmalı: kim vardiyadaydı, otel ne zaman aradı, ne söylendi, vardiya nasıl kapatıldı.

İlk gün bölüm şefine aittir, bordroya değil. Boşluk vardiya devrinde ortaya çıkar; bu yüzden devir teslim formu ilk kayıttır ve gelmeyen kişinin adını vardiya saatini taşımalıdır. Vardiyanın başında işçiyi arayın, saati ve sonucu yazın. Cevap yoksa aynı gün içinde bir kez daha arayın ve onu da yazın.

Kaçırılan vardiyayı tarih, başlangıç ve bitiş saati ve bölümüyle kaydedin. Tek başına "gelmedi" sözcüğü bir ay sonra okuyana hiçbir şey söylemez. Vardiyayı kimin, hangi gerekçeyle kapattığını adıyla yazın: fazla mesai, iptal edilen izin günü, ikinci vardiya. Bu maliyet dosyanın ve kararın parçasıdır.

Tutanağı ay sonunda hafızadan yazmayın, geriye tarih atmayın. Sonradan yazılan tutanak, tutanaksızlıktan daha değersizdir; çünkü "o zaman neden yazılmadı" sorusunu davet eder. Kat hizmetleri, mutfak, resepsiyon ve spa'da tek bir form kullanın ki farklı bölümlerin kayıtları yan yana okunabilsin.

Türk iş hukuku devamsızlık hakkında ne diyor?#

4857 sayılı İş Kanunu'nun 25/II-g maddesi, işçi işverenden izin almadan veya haklı bir sebebe dayanmadan ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki kez herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü işe gelmediğinde, işverene bildirim süresini beklemeden sözleşmeyi fesih hakkı verir.

Bu üç durum alternatiftir, basamak değil. Ardı ardına iki gün tek başına yeterlidir; diğer ikisi tatillerin çevresinde ve bir ay boyunca dağılan tek günlük devamsızlıkları kapsar. Tartışma yaratan sözler “işverenden izin almadan veya haklı bir sebebe dayanmadan” ifadesidir. Hekim raporu, onaylı izin, iş kazası veya otelin kendisinin oluşturduğu bir görev bu kapsama girmez; hasta veya yaralı bir işçi hiçbir zaman devamsızlık rutininden geçirilmemelidir.

Madde işverene bir hak verir, emir vermez. Uyarı, kabul edilen yazılı açıklama veya sözleşmeyi sürdürmek hâlâ seçenekler arasındadır ve Temmuz'da çoğu zaman daha ucuz seçenektir. İşçi itiraz ederse 18, 20 ve 21. maddeler çerçevesinde yargı yoluna gidebilir ve feshin sebebe uymadığını ileri sürebilir; sonucu argüman değil, dosya belirler. Belirli süreli ve belirsiz süreli sözleşmeler 25. madde açısından aynıdır; sezonluk sözleşme daha hafif bir kural yaratmaz.

Devamsızlık tutanağı nasıl yazılır?#

Görülen ve yapılanların olgusal kaydı olarak, orada bulunan kişilerin imzasıyla; işçi hakkında hukuki bir sonuç yazısı olarak asla.

Gözlem yazın, hüküm değil: “resepsiyonda 07:00-15:00 vardiyasına gelmedi”, “işini bıraktı” değil. İkinci cümle otelin görüşüdür ve tartışılabilir. Zaten var olan kanıtları ekleyin: yayımlanmış vardiya çizelgesi, devir teslim formu, telefon kaydı, ilgili günlerin puantajı.

İmza iki tane olmalı: tutanı tutan kişinin ve olaya tanık bir ikinci kişininki. Bunu, danışmadan güvenebileceğiniz bir kural değil, iyi uygulama olarak görün. İşçiye ulaşıldığında bir kopya verin, aslını personel dosyasında saklayın. İşçinin hiç görmediği tutanak, "dosya için yazılmış" diye tanımlanması kolaydır.

Tutanağı puantajdan ayrı tutun. Tutanak günleri anlatır; bordro ve SGK'nın okuduğu puantajdır ve ikisi birbirini tutmalıdır. Terimler size yabancıysa otel bordrosunun kullandığı puantaj ve diğer iş hukuku terimlerini okuyun.

Doldurulmuş bir şablon tek başına bir şey kanıtlamaz. Ağırlık taşıyan, çizelgeye, aramalara ve imzalara uyan tarihli bir sayfadır.

Lojmandan ayrılan işçiye nasıl ulaşılır, savunması nasıl istenir?#

Yazılı olarak, dosyadaki adrese ve odaya; kaçırılan günler, yanıt için makul bir tarih ve her şeyin bir kopyasıyla.

1. madde, işçinin davranışı veya verimiyle ilgili nedenlerle belirsiz süreli sözleşmenin, işçinin hakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan feshedilemeyeceğini söyler. 25/II maddesindeki fesih hakkı metinde saklı tutulmuştur; yine de hareket etmeden önce işçiden yazılı açıklama istemek, kanuni şart olmayan bir risk azaltma adımıdır ve dosyayı temiz tutar. Yazıyı personel dosyasındaki adrese ve lojman odasına gönderin; kargo veya iadeli taahhütlü postanın alındı belgesini saklayın. Tek başına telefon görüşmesi, ne sorulduğuna dair iz bırakmaz.

Kaçırılan tarih ve vardiyaları yazın, yazılı açıklama isteyin ve yanıt için gerçekçi bir süre tanıyın. Birkaç saatlik süre, kararın çoktan verilmiş olduğu izlenimi verir. Yabancı personel, bu rutinin dışında kalan oturma izni (ikamet izni), çalışma izni ve bildirim soruları doğurur; hareket etmeden önce danışın, adımları doğaçlamayın. Oda içinse lojman kuralları ve oda envanterini izleyin.

Otel fesih yapabilir mi ve süresi ne kadar?#

Evet; kaçırılan günler ve iznin alınmadığı gösterilebiliyorsa ve otel 26. madde penceresi içinde hareket ediyorsa: devamsızlığın öğrenildiği günden itibaren altı iş günü ve her durumda bir yıl içinde.

Dosyanın döndüğü iki tarihi sabitleyin: otelin devamsızlığı öğrendiği gün ve feshin imzalandığı gün. Aradaki süre altı iş gününü aşıyorsa, olgular ne kadar açık olursa olsun 26. maddedeki hak gitmiştir. 19. madde ayrıca fesih bildiriminin yazılı olmasını ve sebebin açık ve kesin biçimde belirtilmesini ister. Tek kelimeyle "devamsızlık" bir sebep değildir; tarihler ve dayanak maddedir.

1. madde, geçerli sebep şartını otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçiler için öngörür. 19. maddesindeki savunma adımı ve 25. madde bu eşikten ayrı durur. 18. maddenin son fıkrası, işletmenin bütününü sevk ve idare eden işveren vekili ile yardımcılarını ve işyerinin bütününü yönetip işçi alıp çıkarma yetkisi olan işveren vekillerini bu maddelerin dışında tutar; bir yöneticiye aynı rutini uygulamadan önce konumunu kontrol edin.

Yolları bilinçli seçin: 25/II-g uyarınca bildirimsiz fesih ya da yazılı uyarı ve işe devam. İkisi de meşrudur; ikincisi, eleman bulmanın zor olduğu bir ayda eğitilmiş bir işçiyi otelde tutar. Yazılı bildirimi işçiye verin, bir kopyasını saklayın, nasıl ve ne zaman teslim edildiğini kaydedin.

Çıkış bildiriminde, hesap özetinde ve SGK beyanında neler olur?#

Sebebi yazan bir çıkış bildirimi, kapatılmış son ücret hesabı (hesap kapatma dökümü), imzalı envantere karşı anahtar, üniforma ve lojman odasının iadesi ve eksik günleri nedenleriyle bildiren aylık SGK beyanı.

5510 sayılı Kanun'un 86/4. maddesine göre ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve ücret ödenmeyen sigortalıların eksik gün nedeni ve sayısı, o aya ait aylık prim ve hizmet belgesinde bildirilir. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 102/13. maddesi, ay içinde otuz günden az çalışmayı kanıtlayan belgeleri sayar: işçinin imzaladığı puantaj kayıtları ve işe devamsızlığa ilişkin belgeler bunlar arasındadır. Beyannamede nedeni belirtmek yeterlidir; belgeler ilgili ayda düzenlenir ama SGK'ya verilmez.

Bu belgeleri, ilgili olduğu yılı izleyen yılbaşından başlayarak on yıl saklayın ve SGK istediğinde on beş gün içinde ibraz edin. Usulüne uygun düzenlenmeyen belgeler geçersiz sayılır. Eksik bildirilen sürelere ait beyanname, tebligata rağmen bir ay içinde verilmezse SGK kendisi düzenler ve primleri tahsil eder.

Üniforma, anahtar, kart ve odayı imzalı envantere karşı iade alın, hesabı kapatın. İade edilmeyenler için danışmadan kesinti yapmayın; sonra tartışılan bir kesinti, ürünün kendisinden pahalıya gelir. Çıkış kodu, devamsızlık tutanağından ayrı bir karardır: sözleşmenin hangi sebeple bittiğine uygun SGK çıkış kodunu ayrıca seçin.

Bu işi uyuşmazlığa döndürmeyen kayıtlar hangileri?#

Önceden yayımlanan vardiya çizelgesi ve vardiya bazlı, imzalı günlük puantaj; çünkü önemli olan iki soruyu yalnız bunlar yanıtlar: işçi vardiyada mıydı, çalıştı mı.

Çizelgeyi önceden yayımlayın ve her sürümünü saklayın. Telefonla yapılan bir değişiklik aynı gün çizelgeye yazılmalı, sonradan hatırlanmamalıdır. Puantajı her dönem işçiye imzalatın; imzasız puantaj, ister çalışma ister devamsızlık için zayıf kanıttır. Her vardiya için, devreden ve devralan tarafın imzaladığı bir devir teslim formu tutun. Bir otelin tutabileceği en ucuz kayıt budur ve herkesin ilk istediği de budur.

Aynı kayıtları mutfakta, kat hizmetlerinde ve spa'da uygulayın; devamsızlığın en çok gayriresmî kapatıldığı, en az yazıya geçirildiği yerler oralarıdır. Dosyayı haftalık gözden geçirin, sezon sonunda değil. Altı iş günü Temmuz'da çabuk geçer ve 26. maddedeki pencere bordro döngüsünü beklemez. Çizelge puantajdan sürekli kopuyorsa çözüm vardiya çizelgesini puantajla uyumlu tutan vardiya planlamasındadır.

Şimdi ne yapmalı#

Bugün her bölüm şefine tek bir form ve tek bir kural verin: ilk sabah sayfayı yazsınlar, iki telefonu yapsınlar ve imzalasınlar. Sonrasındaki her şey, savunma, altı iş günü içinde verilecek karar, çıkış bildirimi ve SGK beyanı, o sayfaya dayanır. Tarihleri, ücret sonuçlarını ve kendi özel durumunuzu, belirli bir işçi hakkında hareket etmeden önce bir mali müşavir veya iş hukuku avukatıyla teyit edin. Ayrıntılar için mevzuat.gov.tr'deki İş Kanunu birleşik metnine (yeni sekmede açılır) ve Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin ilgili maddelerine (yeni sekmede açılır) bakabilirsiniz.