Sezon açılmadan gelir ekibinin kontrol listesi: fiyat, kontrat ve kısıtlamalar

Sezon öncesi gelir kontrol listesi, otelin ilk satışından önce doğruladığı ticari ayarların tarihli ve sahipli bir listesidir: her kontrat yüklenmiş ve test rezervasyonuyla sınanmış, stop satışlar kaldırılmış, oda tipleri eşlenmiş, açılış haftaları için kısıtlamalar kurulmuş, web sitesi ve kanal fiyatları yayında, segment kodları ve raporlar hazır, ilk ay tahmini ekiple paylaşılmış.

Operasyon binayı bir kontrol listesiyle açar, uyum ekibi kendi listesiyle açar. Ticari taraf ise genellikle güvenle açılır: biri fiyatların yüklendiğini hatırlar, biri stop satışların kalktığına inanır. Yanlış bir ayarın en çok zarar verdiği ve en az fark edildiği yer ilk haftadır. Bu yazı o güveni otelin sezon öncesi gelir kontrol listesine çeviriyor: yedi satır, her biri bir sahiple, bir kanıtla ve bir tarihle, ilk misafirden önceki son dört haftadan geriye doğru çalışarak.

Otel sezon açılmadan neleri kontrol etmeli?#

Açılış haftalarının doğru satılıp satılmayacağını yedi ticari ayar belirler: kontratlar, müsaitlik, kanal eşlemesi, kısıtlamalar, yayındaki fiyatlar, segment kodları ve tahmin. Her birinin adı belli bir sahibi ve tarihli bir onayı olmalı, söz vermesi yetmez.

İlk misafiri kabul edeceğiniz tarihten geriye doğru çalışın, açılış tarihinden değil. Acenteler ve rezervasyon siteleri fiyatları gezgin görmeden önce ister, bu yüzden kontratlar ve allotmanlar her şeyden önce netleşir. Listenin kendisi için dört hafta önce çalışma varsayılanıdır.

Her satıra gelir yönetimi, rezervasyon ya da ön büro içinde tek bir sahip verin ve yapıldığına dair tek bir kanıt isteyin: bir test rezervasyon numarası ya da alınmış bir rapor. Durum sütunu olan ortak bir belge tutun ki genel müdür üç kişiye sormadan açık kalan maddeleri görebilsin. İlk iki hafta boyunca kimi fiyat değiştirebilir ya da stop satış kaldırabilir, önceden kararlaştırın ve sınırı yazılı hale getirin.

Ticari listeyi operasyonel listeden ayırın. İkisi aynı takvimi paylaşır ama aynı amacı değil; birleştirmek satış maddelerini kat hizmetleri maddelerinin arkasında gizler.

Tüm kontratlar ve özel teklifler yüklenmiş ve sınanmış mı?#

Bir kontrat ancak test rezervasyonu onay belgesinde doğru fiyatı, doğru pansiyonu ve doğru iptal koşullarını ürettiğinde yüklenmiş sayılır. Bunun altındaki her şey veri girişidir, yürürlükte bir kontrat değil.

Acente bazında değil fiyat kodu bazında yükleyin. Tek bir acente, her biri kendi geçerlilik penceresiyle birkaç sezon, oda tipi ve pansiyon tutabilir. Sayıdan önce yapıyı kontrol edin: net mi komisyonlu mu, fiyat neyi kapsıyor, acente üstüne neyi satmaya yetkili. Geçerlilik ve satışa kapalı (blackout) tarihleri açıkça girin, çünkü kontrat bitişini sessizce aşan fiyat ilk faturada bir anlaşmazlığa dönüşür.

Açılış haftalarının içine tarihli gerçek bir rezervasyonla test edin, sonra onay belgesini misafir gibi okuyun: fiyat, oda tipi, pansiyon, iptal son tarihi. Test rezervasyonunu iptal edin; iptalin ve varsa ücretin misafir hesabına doğru işlendiğini görün. Özel tekliflere de aynı testi uygulayın. Erken rezervasyon, uzun konaklama ve tek kişilik farkı kuralları genellikle fiyatta değil koşulda bozulur. Her kontratı kimin ne zaman yüklediğini kaydedin ki sonraki düzeltmenin bir başlangıç noktası ve bir adı olsun. Acente fiyatlarını sisteme doğru yüklemenin ayrıntıları ayrı bir turu hak ediyor.

Müsaitlik, stop satışlar ve kapalı tarihler nasıl temizlenir?#

İlk ayı tarih tarih gezin ve her tarih için tek bir soru sorun: bu oda tipi şu an, bu fiyatla, bu kanaldan satılabilir mi?

Geçen sezondan kalan stop satışlar klasik hatadır. Ekimde kapatılan bir oda tipi, biri açmadıkça nisanda da kapalıdır ve sistemde varlığını hatırlatan hiçbir şey yoktur. Allotman ve bırakma sürelerini de kontrol edin: artık satmayan bir acente için tutulan odalar, kimsenin göremediği bir envanterdir. Sessiz bir kış için kurulmuş ve hiç kaldırılmamış varışa kapalı ve minimum konaklama kurallarını temizleyin.

Takvimi her kanalda ayrı ayrı kontrol edin. Otel sisteminde kaldırılan bir kapanış, rezervasyon sitelerine her zaman taşınmaz. Takvimin uzak ucuna da bakın: önümüzdeki kış için açık olması gereken tarihler ve hiç açık olmaması gerekenler. Son geçişi yalnızca arka ofiste değil, gezginin gördüğü görünümde, telefonda yapın. Bir kanalı ne zaman ve nasıl kapatacağınızın mekaniği aynı araçları ters yönde anlatır.

Web siteniz ve rezervasyon siteleri doğru odayı doğru fiyata satıyor mu?#

Bunu yalnızca bir test rezervasyonu kanıtlar. Arka ofiste doğru görünen bir fiyat, gezgine yanlış oda tipine, yanlış pansiyona ya da yanlış iptal politikasına bağlı olarak ulaşabilir.

Oda tipleri ve fiyat planlarını bire bir eşleyin. Yaklaşık doğru bir eşleme, yanlış bir eşlemedir. Fiyatın çevresindeki içeriği de kontrol edin: fotoğraflar, yatak düzeni, maksimum kapasite, çocuk politikası ve hangi vergi ve ücretlerin gösterildiği ya da dışarıda bırakıldığı. Otelin kendi web sitesinde ve her rezervasyon sitesinde, telefonda, yabancı bir misafirin kullanacağı dilde test edin.

Gezginin her kanalda ödediğini imzaladığınız kontratla karşılaştırın. Fark, resepsiyondaki sürprizde değil kontratta çözülür. Onay e-postasını okuyun ve iptal bağlantısını izleyin, çünkü rezervasyonun misafirin elinde kalan kısmı odur. Bir kanaldan yapılan rezervasyonun doğru segment ve doğru fiyatla dakikalar içinde otel sisteminde göründüğünü doğrulayın.

İlk haftalara hangi kısıtlamalar uygundur?#

Açılış haftaları için kısıtlamaları bilinçli kurun ve her birine bir bitiş tarihi verin, çünkü kimsenin gözden geçirmediği bir kısıtlama sessizce kurala dönüşür.

Minimum konaklama süresi, ilk hafta sonlarını daha yüksek değerli bir konaklamayı engelleyen tek gecelik rezervasyonlardan korur. Bunu bütün aya değil, tarih bazında kurun. Varışa kapalı, otelde konaklayan misafirlere tarihi satılabilir tutarken dolu olmasını beklediğiniz bir günde yeni varışları durdurur. Ayrılışa kapalı, iki konaklama arasında odayı boş bırakan tek gecelik boşluğu önler.

Stop satış farklı bir araçtır: odayı satıştan tümüyle çıkarır ve ilk seçenek değil son seçenek olmalıdır. Erken rezervasyon ve uzun konaklama teklifleri bir kesim tarihi ve oda üst sınırı ister, yoksa yoğun sezona kadar indirim vermeye devam ederler. Her kısıtlamayı kimin, hangi kanıtla kaldırabileceğini yazın ve ilk iki haftanın sonunda bütün seti gözden geçirin.

Segment kodları, raporlar ve ilk tahmin hazır mı?#

Segment kodları sezonun verisinin ne anlama geleceğini belirler, bu yüzden ilk rezervasyondan önce var olmalıdır. Yanlış segmente kaydedilmiş bir rezervasyonu sonradan yeniden atamak çok zordur.

Segment listesini sezon öncesinde kararlaştırın: direkt, acente, tur operatörü, kurumsal, grup ve her rezervasyon sitesi adıyla. Her kanalı sistem içinde bir kez kendi segmentine bağlayın ki kimse gece yarısı resepsiyonda bunu yazmak zorunda kalmasın. Segment kodlarının nasıl kurulacağı rehberi adlandırma kararlarını ayrıntısıyla ele alıyor.

Ekibin her hafta hangi raporları okuyacağına karar verin: geçen yılın aynı noktasına göre pick-up, iptaller, kanal üretimi, konaklama süresi. İlk ay tahminini tek bir sayı olarak değil, varsayımları yazılmış bir aralık olarak kurun. Pick-up temel çizgisini sabit bir tarihte kaydedin ki sonraki her karşılaştırmanın bir çıpası olsun. Tahmini yalnızca sahipleriyle değil ön büro ve kat hizmetleriyle de paylaşın. Personel planı ona göre yapılır.

İlk hafta sonunda nöbetçi kim?#

Açılıştan önce her hata türü için bir kişi adı belirleyin: yanlış fiyat, satmayı bırakan bir kanal, hiç gelmeyen bir rezervasyon, aşırı rezervasyon.

Eskalasyon listesini yazın: gelir yönetimi, rezervasyon, ön büro müdürü ve her rezervasyon sitesi ya da kanal sağlayıcısının ilgili kişisi. Nöbetçiye toplantı çağırmadan fiyat değiştirme ya da kanal kapatma yetkisi verin. Kontrol listesi belgesini ilk hafta boyunca açık tutun ve her düzeltmeyi üzerine kaydedin ki aynı hata gelecek sezonda geri dönmesin.

Birinci haftanın sonunda ve dördüncü haftanın sonunda, aynı kişilerle kısa bir değerlendirme yapın. Kayıt defterini sezon sonu değerlendirmesini yürütecek kişiye teslim edin. O, gelecek yılın kararlarının ham maddesidir ve kimse yazmadıysa hiçbir değeri yoktur.

Şimdi ne yapmalı#

Kontrol listesi belgesini bugün açın, yedi satırın her birine bir ad ve bir tarih yazın, sonra açılış haftasına başkasından önce test rezervasyonu yapın. Bölümler tek bir döngü olarak birbirine bağlanır: kontratlar ve müsaitlik neyin satılabileceğini, eşleme ve kısıtlamalar nasıl satılacağını, segment kodları ve tahmin sezonun size ne öğreteceğini, nöbet listesi ise bir hatanın en pahalı olduğu haftada ne kadar hızlı yakalanacağını belirler.