Kontrat girişi kontrol listesi: acente fiyatlarını sisteme doğru yüklemek

Kontrat girişi, imzalı acente sözleşmesini otelinizde ve acentenin sisteminde satınabilir fiyata dönüştüren adımdır. Sözleşmenin kapsadığı her sezon, oda tipi, pansiyon türü ve çocuk yaş grubu için iki tarafın aynı test tarihinde aynı fiyatı vermesiyle doğru yapılmış olur.

Kasım'da acentenin faturası gelir ve birkaç rezervasyonda küçük bir tutarla kayıtlarınızdan ayrılır. Kimse yalan söylemiyordur. Baharın bir gününde bir sezon sınırı bir gün erken girilmiş ya da oda başına yazılan bir ek ücret kişi başı yazılmıştır; o günden sonraki her rezervasyon farkı taşımıştır. Bu yazı imzalı sözleşmeden yüklü fiyata kadar tüm yolu anlatır: hangi belgeler gerekir, her madde sistemde hangi alana düşer, giriş nasıl ikinci bir gözle doğrulanır ve zeyilnameler nasıl kontrol altında tutulur.

Otel kontrat girişi nedir ve hatalar neden gizli kalır?#

Kontrat girişi, imzalı acente sözleşmesinin ticari koşullarını oda fiyatı veren, rezervasyon onaylayan ve faturalandıran sistemlere aktarmaktır. Hatalar gizli kalır çünkü yanlış girilmiş bir fiyat yine de çalışan bir fiyattır: hiçbir şey bozulmaz, yalnızca yanlış sayı verir.

Aynı anlaşmanın üç kopyası vardır: imzalı sözleşme, otel sisteminiz (otel yönetim sistemi, yani PMS: odaların, fiyatların ve misafir hesaplarının kaydı) ve acentenin kendi rezervasyon sistemi. Sözleşme kaynaktır; diğer ikisi kopyadır ve kopyalar arasındaki her fark ileride bir tartışmadır. Yanlış bir sezon sınırı, eksik bir satış durdurma hakkı ya da hatalı girilmiş bir çocuk yaş bandı hiçbir hata mesajı üretmez. Sistem rezervasyonu onaylar, misafir gelir.

Hatalar üç anda ortaya çıkar: resepsiyonda, misafir farklı fiyatlı bir onay gösterdiğinde; acentede, müsaitliği sizinkiyle uyuşmadığında; ve faturada, çoğu zaman konaklamadan aylar sonra. Maliyet yalnızca para değildir; neyin kararlaştırıldığını yeniden kurmak için harcanan zamandır ve sözleşme bunu genellikle giriş sırasında kimsenin okumadığı tek bir satırda çözer.

Kontrat girişi, resepsiyondaki giriş işlemleri arasına sıkıştırılacak bir iş değil, sahibi belli bir görevdir. Sahibi yoksa, girişi yapan kişi belirsizlikleri çözme yetkisini de üstlenir ve hatalar tam oradan girer.

Bir şey yüklemeden önce hangi belgeler yürürlükte olmalı?#

İmzalanmış sözleşme, atıf yaptığı her ek ve giriş tarihinde yürürlükteki özel promosyonların yazılı listesi. Üçünden biri eksikse giriş bekler.

İmzalı sürümü belirleyin: imza sayfaları, her ekteki paraf ve sözleşmenin yürürlük tarihi. Sözleşmeler çoğu zaman ileri geri gönderilir; yalnızca bir sürüm imzalanmıştır. Sayılar genellikle ana metinde değil eklerdedir: fiyat tablosu, oda tipi listesi, çocuk politikası, release tablosu ve satış durdurma koşulları. Eksik bir ek, eksik bir fiyattır.

Özel promosyonlar (SPO: sözleşme üzerine, sınırlı bir süre için kararlaştırılan indirimli fiyatlar) başlangıç ve bitiş tarihleriyle kendi listesini ister. Bu bir sektör kullanımıdır; dayanılacak resmî tanım yoktur, o yüzden kendi kısaltmanızı değil sözleşmenin kendi ifadesini fiyat notuna yazın.

Yazmaya başlamadan para esasını doğrulayın: net mi komisyonlu mu, gece oda başına mı kişi başına mı, vergi dahil mi. Yanlış esasa girilen bir fiyat, her rezervasyonda sabit bir yüzdeyle yanlıştır. Net fiyat verirken aynı disiplin teklifin hesabını gösterme biçimine de uygulanır; bu konu acentelere net fiyat ve hesabı görünen teklif yazısında ayrıca ele alınıyor.

Acente yetkilisinden ek listesinin eksiksiz ve güncel olduğuna dair tek bir yazılı teyit isteyin ve imzalı sayfaların yanında sözleşme dosyasında saklayın. Bir madde belirsizse durun. Açıklamayı girmeden önce yazılı olarak alın; klavye başında verilmiş bir kararın ne sahibi ne de sonradan bir savunması vardır.

Dönemler, oda tipleri, pansiyon ve doluluk sisteme nasıl yerleşir?#

Sözleşmenin her öğesi belirli bir alana dönüşür ve her alanın bir klasik hatası vardır. Fiyat "doğru görünüyor" izlenimini değil, alanı kontrol edin.

Sezon sınırları: 01.05 ile 31.10 arası dahil yazılan bir sözleşme fiyat değişimini tam o tarihlerde üretmelidir. Birçok sistem bitiş tarihini hariç tutarak saklar; bu yüzden her sınırın iki yanında birer gece kontrol edin. Oda tipi eşleştirmesi: sözleşmedeki oda adı, acentenin sattığı oda tipine ve PMS'nizdeki koda birebir denk gelmelidir. Bir kademe kaymış bir eşleştirme, deniz manzaralı odayı standart fiyattan hiç uyarmadan satar; dış kanalları bağlarken de aynı risk vardır, kanal yöneticisinde oda tipi ve fiyat planı eşleştirme yazısı bu konuyu ayrıca işliyor.

Pansiyon türü: yalnız oda, oda-kahvaltı, yarım pansiyon ve her şey dahil, resmî tanımı olmayan sektör kullanımlarıdır; "yarım pansiyon"un ne kapsadığını varsaymak yerine sözleşmenin kendi kapsam listesini fiyat planı notuna yazın. Doluluk: temel doluluk (fiyatın kaç kişiyi kapsadığı), en yüksek doluluk ve ilave yatak ücreti ile esası, gece kişi başına mı yatak başına mı.

Fiyat planı kodunu acente, dönem, pansiyon ve para birimini belirtecek biçimde kurun ki listedi tarayan bir insan yanlış olanı görebilsin. "RATE1" gibi kodlar hatayı gizler. Sözleşme döviz cinsindense ve sistem lira üzerinden fiyat veriyorsa dönüşüm kuralını kararlaştırıp kaydedin; bir sezonda tekrarlanan yuvarlama farkı gerçek bir sayıdır.

Ek ücretler, indirimler ve çocuk bantları nasıl bozulur?#

Neredeyse her zaman esastan: sözleşme oda başına der, sistem kişi başına tahsil eder; ya da sözleşme bir yaş bandı verir, sistem çocuğu yetişkin sayar. Sayı doğrudur; çarpan yanlıştır.

Çocuk bantları: yaş aralıklarını, her bantta neyin geçerli olduğunu (ebeveyn odasında ücretsiz, indirimli fiyat, belirtilen yaştan itibaren yetişkin fiyatı) ve yaşın varışta mı rezervasyonda mı hesaplandığını kaydedin. Sözleşme genellikle söyler; söylemiyorsa sorun. İndirimlerin bir tabanı vardır: üçüncü yatak indirimi, tek kişilik indirim ve yemeksiz indirim, her biri belirli bir şeyden düşülen yüzde ya da tutardır. O belirli şeyin ne olduğunu girmeden önce yazın.

Yüzde kuralları aynı tuzağı taşır: çift kişilik fiyattan %50, kişi başı fiyattan %50 ve odadaki yetişkin fiyatından %50 üç farklı sayıdır. Sözleşmenin adını verdiği olanı girin. "Odada bir çocuk ücretsiz" gibi oda başına sınırlar, kimsenin resepsiyonda açmadığı bir belgedeki not değil, sistemin uygulaması gereken kuraldır.

Aritmetiği iki yönden sınayın: aynı aileyi sözleşmenin kendi örnek hesabıyla (varsa) ve sistemin verdiği fiyatla hesaplayın. İkisi farklıysa hatalı olan giriş, örneğin değil.

Release süreleri, satış durdurma hakları ve kontenjan büyüklükleri nasıl girilir?#

Üç ayrı kayıt olarak, her biri kendi alanına ve kendi testine sahip. Kontenjan acentenin tuttuğu oda sayısı, release satılmayan odaların ne zaman geri döndüğü, satış durdurma ise bu acenteye tarihleri hiç kapatabilip kapamayacağınızdır.

Kontenjan ve release, tanımlı hukuki terimler değil sektör kullanımlarıdır; otelinizin alışkanlığını değil sözleşmenin sayılarını girin; release süresi ve kontrol edilecek kontenjan maddeleri yüklemeden önce ayrıca okumayı hak ediyor. Kontenjanı sezonun tamamına tek sayı olarak değil, oda tipine ve döneme göre girin. Sezonluk tek sayı yılın çoğunda yanlıştır.

Release'de iki başarısızlık biçimi vardır: sözleşmeden kısa girilirse odalar satılamayacak kadar geç döner; uzun girilirse acente hakkı olduğu odaları kaybeder. İkisi de sözleşmenin girişi yapana karşı çözdüğü anlaşmazlıklar yaratır. Satış durdurma hakkı: otel bu acenteye tarihleri kapatabilir mi, hangi sürede bildirimle. Sisteminizde böyle bir alan yoksa hak yalnızca kâğıttadır ve resepsiyon onu tam dolu bir haftanın ortasında keşfeder.

Bu sözleşmenin üç onay davranışından hangisi olduğunu bilin: sabit kontenjan, serbest satış (acente canlı müsaitliğe karşı satar) ya da talebe bağlı (her rezervasyon bir kişi tarafından onaylanır). Sistem, sözleşmenin adını verdiği moda ayarlanmalı. Son olarak release kuralını gerçek bir tarihle sınayın: bir varış tarihi seçin, release günlerini geriye sayın ve sistemin odayı tam o gün genel müsaitliğe döndürdüğünü doğrulayın.

Bir giriş dört göz ilkesiyle nasıl doğrulanır?#

Bir kişi girer, ikinci bir kişi örnek fiyatları sözleşmeyle karşılaştırır ve bir test kâğıdı imzalar. Giriş, veri sisteme girdiğinde değil, kâğıt imzalandığında biter.

Test tarihlerini bilinçli seçin: her sezonun ilk günü, her sınırın öncesi ve sonrası, her özel promosyonun içinden bir tarih, dışından bir tarih ve bir yoğun dönem tarihi. Her test tarihi için beklenen fiyatı sözleşmeden elle hesaplayın, sonra sistemin verdiği fiyatı okuyun. İki ekranı değil, iki sayıyı karşılaştırın.

Yalnız kendi iç ekranınızı değil, acentenin göreceğini de kontrol edin. Bir giriş içeride doğru, dışa yayımlananda yanlış olabilir. Yalnız çift kişilik oda değil, tek kişi, üç kişi, ilave yatak ve sözleşmenin tanımladığı her yaş bandından bir çocuk sınayın. Kontrol eden kişi ekranı değil sözleşmeyi okuyabilmelidir; aynı yanlış okumaya ikinci bir çift göz, kontrol değildir.

Kâğıdı tarih, testi yapan kişi, sözleşme sürümü, test tarihleri, beklenen ve gerçekleşen fiyatlar ve sonuçla birlikte kaydedin; sözleşme dosyasında tutun.

Zeyilnameler, SPO'lar ve sürümler nasıl kontrol altında tutulur, faturalar sonra nasıl eşlenir?#

Her değişiklik ilk girişle aynı yolu izler: yazılı zeyilname, giriş, ikinci kişi kontrolü, sürüm kaydında bir satır. O kayıt, aylar sonra bir acente faturasını dosyadan yeniden kurmanızı sağlayan şeydir.

Zeyilname bir konuşma değildir. Yürürlük tarihli yazılı bir değişikliktir ve ilki gibi girilip kontrol edilir. Sürüm kaydı neyin değiştiğini, kimin istediğini, kimin onayladığını, ne zaman hangi sisteme girildiğini ve hangi tarihten geçerli olduğunu tutar. Değişiklik başına bir satır, sözleşmeyle birlikte saklanır.

Özel promosyonlar kendi kodunu ve kendi başlangıç-bitiş tarihlerini alır. Temel fiyatı asla promosyon fiyatının üzerine yazmayın; promosyon bitince temel fiyat yerinde durmalı. Bir girişi yapmadan önce nasıl geri alacağınızı bilin. Yanlış bir fiyat dışa yayımlandıysa düzeltme ikinci bir giriştir ve kayıt ikisini de göstermek zorundadır.

Fatura eşleştirme: bir acente faturası, girilen sözleşme ve rezervasyonlardan yeniden kurulabilir olmalıdır. Bir satır kurulamıyorsa fark ya giriş hatasıdır ya sözleşme dışı yapılmış bir rezervasyondur ve ikisi farklı yanıtlar ister. Bu dosyadan doğrudan acente faturalarının yüklenen sözleşmeyle eşleştirilmesi izler. Dosyayı sezonde bir kez gelen rezervasyonlara karşı gözden geçirin ki sistematik bir farkı acentenin muhasebesi değil siz bulun.

Şimdi ne yapmalı#

Yürürlükteki bir acente sözleşmesini seçin, imzalı sayfalarını ve eklerini çıkarın ve bu hafta test kâğıdını ona uygulayın: dört test tarihi, bir çocuk bandı, bir ek ücret, bir release tarihi. Kâğıdın ortaya çıkardığı her şey, kontrat girişinizin gerçek durumudur ve şimdi bulmak, Kasım'daki bir faturada bulmaktan ucuzdur.