Yiyecek içecek müdürü görevleri: sorumluluk, karar yetkisi ve haftalık düzen

Otel yiyecek içecek müdürü görevleri, her satış noktasının iş tarafını kapsar: servis standartları, vardiya planı, şefle birlikte alım, satış maliyeti, ikramlar ve misafir telafisi. Şef yemeğin nasıl yapıldığından; yiyecek içecek müdürü ise nasıl satıldığı, servis edildiği ve ücretlendirildiğinden sorumludur, genel müdürün belirlediği sınırlar içinde.

İş ilanı otuz görev sıralar ama kişinin tek başına neye karar verebileceğinden söz etmez. Yiyecek içecek müdürü işe alıyorsanız bir görev listesi satın almıyorsunuz; bir dizi kararı devrediyorsunuz ve ilk soru şu: bu kararlar nerede duruyor? Bu yazı otel yiyecek içecek müdürü görevlerini bir genel müdürün gerçekten ihtiyaç duyduğu sırayla ele alıyor: rolün sahiplik alanı, tek başına karar yetkisi, sorumlu olduğu rakamlar ve her şeyi ayakta tutan haftalık düzen.

Yiyecek içecek müdürü ne yapar?#

Müdür, mutfak kapısı ile misafirin hesabı arasındaki her şeyden sorumludur: servis standartları, satılanların maliyeti, bunu taşıyan vardiya planı ve ardından gelen misafir geri bildirimi.

Sorumluluk alanı, kendi saatleri, menüsü, personeli ve kasası olan her satış noktasıdır. Tam hizmet veren bir otelde bu; ana restoran, bar, oda servisi, banket ve toplantı salonları, havuz barı ve bazen lobi kafesidir. Her biri kendi maliyet satırı olan küçük bir işletmedir ve müdür hepsinden birden sorumludur.

Bu alanın içinde dört iş oturur. Birincisi servis standardı: servis akışı, masa kurulumu, ara yemekler arasındaki zamanlama, bir şikâyetin nasıl karşılandığı ve kapanmış bir hesabı kimin yeniden açabileceği. İkincisi ticari sonuç: satış noktası bazında ciro, yemek ve içecek için ayrı satış maliyeti, işçilik saatleri, ikramlar ve indirimler. Üçüncüsü program: kim hangi vardiyada çalışıyor, bunu geçen haftanın çizelgesinden değil, tahmin edilen kişi sayısından kurarak. Dördüncüsüsü şefle ve depoyla paylaşılan alım ve teslim alma: asgari stok seviyeleri, sipariş günleri ve bir teslimatı imzalanmadan önce siparişle karşılaştırma.

Rol aynı zamanda geçiş noktalarında yaşar. Ön büronun kahvaltı kişi sayısına ve grup varışlarına, kat hizmetlerinin oda servisi tepsilerinin toplanmasına, satış departmanının banket rezervasyonlarına ve kurulum saatlerine ihtiyacı vardır. Her geçiş noktası, iyi niyetten çok, adı belli bir yetkili ve sabit bir devir anıyla daha iyi çalışır.

Rolün neye sahip olmadığı da en az bunun kadar önemlidir. Reçeteler ve mutfak üretimi şefindir. Sermaye harcaması ve marka konumlandırması işletme sahibine ya da genel müdüre aittir. Ücret skalaları ve sözleşmeler insan kaynakları ile genel müdürün ortak alanıdır. Her şeye sahip olan bir rol, hiçbir şeye sahip değildir.

İşin tek cümlelik özeti#

Şef yemeğin nasıl yapıldığını; yiyecek içecek müdürü nasıl satıldığını, servis edildiğini ve ücretlendirildiğini yönetir.

Rol, şef, satış noktaları ve genel müdür arasında nerede durur?#

Şef üretimi, müdür misafire bakan işi yürütür; genel müdür ikisinin de içinde çalışacağı sınırları belirler.

Şef reçeteleri, verimleri, mutfak ekibini, mutfağın içindeki gıda güvenliğini ve menü mühendisliğine teknik girdiyi sahiplenir: bir tabak ne kadara mal oluyor ve kaç liraya satılabilir. Müdür ise fiyat önerisini, servisi, salondaki ekibi, satış noktası sonucunu ve bir şey ters gittiğinde misafir telafisini.

Uygulamada iki rol dört yerde çatışır: menü değişiklikleri, alım, ortak personelin disiplini ve geç gelen yemekle ilgili şikâyetler. Tek bir karar kuralı bunların çoğunu çözer: rakamdan kim sorumluysa değişikliği o imzalar; diğeri öncesinde görüşülür, sonrasında değil. Müdür satış noktası kârından sorumluysa, şefe tabağın maliyetini sorduktan sonra menü fiyatını müdür imzalar.

Genel müdür, bandın üstündekini kendine saklar: bandın dışındaki fiyat değişiklikleri, sermaye ekipmanı, satış noktalarının açılış saatleri ve bir sezondan uzun süren her sözleşme. Aynı mantık tüm departmanlar için geçerlidir; örüntü otel organizasyon şeması: departmanlar, görevler ve karar sahipleri yazısında ayrıntılı işleniyor.

Ayrımı bir sayfaya yazın ve iki taraf da imzalasın. Buradaki belirsizlik bir karakter sorunu değildir; yazılmamış bir belge sorunudur. Otelde tek bir restoran ve bir bar varsa iki rol genellikle aynı kişidedir. Ayrım yine de yazılmalıdır, bu kez tek bir kafanın içinde; çünkü sorular kaybolmaz.

Yiyecek içecek müdürü tek başına neye karar verebilir?#

Genellikle dört şeye: bütçelenmiş saatler içinde bir vardiyanın personel düzenine, küçük bir misafir telafisinin maliyetine, onaylı bir tedarikçiden günlük siparişe ve bir spesiyalin fiyatına. Belirli bir tutarın üstündeki her şey genel müdüre gider.

İkram ve iptaller için kişi başı bir tutar ve aylık bir toplam gerekir; kayda neden ve onaylayan kişinin adıyla geçer, hesaptan sessizce düşürülmez. Menü fiyatları onaylı fiyat listesinin çevresindeki bir bandın içinde kalır; yeni ya da sezonluk bir kalemin fiyatını müdür önerir, genel müdür bastırmadan önce onaylar. Onaylı tedarikçiler arasında geçiş müdürün kararıdır; yeni tedarikçi eklemek satın alma birimini ve genel müdürü gerektirir, çünkü ödeme koşulları ve teslimat riski oradadır. Vardiya planı haftalık bütçelenmiş saatler içinde müdüründür; mesai ve dışarıdan personel onay ister, yoksa işçilik kalemi kimsenin karar vermeden kayar.

Kasadaki indirim ve yetki aşmaları, oda fiyatındaki yetki aşmalarıyla aynı düzene uyar; kuralları otelde indirim yetkisi: kim, hangi fiyatı, ne kadar değiştirebilir? yazısında ayrıca ele alındı: vardiyada adı belli tek yetkili, bir neden kodu ve haftalık kayıt gözden geçirmesi.

Her sınır için test şudur: parayı harcayabilen kişi, harcamanın sonucunu kendi okuduğu bir raporda görebilmelidir. Birinin hafızasında yaşayan sınır, sınır değildir. Her ay yeniden yapılan bir konuşmadır.

Yiyecek içecek müdürü hangi rakamlardan sorumludur?#

Satış noktası bazında ciro ve maliyet; tek bir karışık yemek maliyeti oranı değil: kişi sayısı, kişi başı hesap, ayrı ayrı yemek ve içecek satış maliyeti, işçilik maliyeti, ikramlar ve fire.

Kişi sayısı ve kişi başı hesap için önce bir tanım gerekir. Kasada bir kişinin nasıl sayılacağını netleştirin; paylaşılan bir tabak ve çocuk yemeği böleni değiştirir, rakam aydan aya karşılaştırılamaz hale gelir. Satış maliyeti şudur: açılış stoğu artı alımlar eksi kapanış stoğu, net satışa bölünür. Fiziksel sayım olmadan bu, yüzde işareti takmış bir tahmindir.

Yemek ve içecek ayrı raporlanmalıdır. İçecek maliyeti farklı davranır: porsiyon kontrolü, kırılma ve tedarikçi promosyonlarının yemekte karşılığı yoktur. İşçilik, yalnız ciro değil, kişi sayısına karşı okunmalıdır; böylece sakin bir hafta satış sorunu değil, personel sorunu olarak görünür. İkram ve iptaller, kişi sayısına oran olarak haftalık gözden geçirmeye aittir; çünkü konukseverliği sessizce finanse eden ve sessizce kayıp saklayan rakam budur.

Banket ve grup işi ortalamayı bozar. Güçlü bir düğün ayının zayıf bir à la carte hattını örtmemesi için satış noktasına ve segmente göre raporlayın. Kendi on iki aylık geçmişiniz olmadan verilen her hedef oran bir satış konuşmasıdır, ölçüt değil. Anlamlı olan tek temel, sizin geçmişinizdir. Hesaplamanın ayrıntıları otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü: uygulama rehberi yazısındadır.

Tek bir yemek maliyeti rakamı neden yetmez#

Tek bir karışık yemek maliyeti yüzdesi, kârlı bir restoranın para kaybeden bir barı saklamasına, iyi bir ayın üç zayıf ayı saklamasına izin verir.

Yiyecek içecek müdürünün haftası nasıl geçer?#

Sabit noktaları olan bir hafta: tahmin ve alım günü, maliyet ve ikram gözden geçirmesi, serviste yerinde yürüyüş, şefle birebir görüşme ve iki düzeltmeyle sınırlı misafir geri bildirimi toplantısı.

Haftaya rezervasyon ve grup listelerini okuyarak başlayın, bunları kişi sayısı tahminine çevirin, siparişleri ve çizelgeyi hafta başlamadan ayarlayın; hafta içinde değil. Her servis gününde kısa bir servis öncesi toplantı, yoğun saatte salonda bir tur ve kapanışta kasaların, deponun ve ertesi sabahın hazırlığının kontrolü vardır. Hafta ortası, teslimatların siparişle karşılaştırılmasına, ikram ve iptallerin gözden geçirilmesine ve en hızlı dönen stok kalemlerine ayrılır.

Haftalık menü gözden geçirmesi şunu sorar: ne satıldı, ne satılmadı; bir yemek ya da içecek çıkar, bir yenisi girer. Hiç değişmeyen menü, kimsenin yönetmediği menüdür. Şefle haftalık birebir görüşme, ön büro müdürüyle kahvaltı kişi sayısı ve grup varışları üzerine yapılan görüşme, geçiş noktalarını dürüst tutar. Haftalık misafir geri bildirimi toplantısı, şikâyet defterini ve yorumları okumak, adı ve tarihi belli iki düzeltme seçmek ve gerisini ertesi haftaya bırakmaktır. Aylık işler: tam stok sayımı, genel müdürle satış noktası sonucunun gözden geçirilmesi ve karar sınırlarının gerçekte olanla karşılaştırılması.

Yiyecek içecek müdürü olmayan küçük otelde bu rolü kim üstlenir?#

İşletme sahibi ya da genel müdür üstlenir, çoğu zaman unvan olmadan; iş, bırakılamayacak dört şeye daralır.

Dört vazgeçilmez: misafir şikâyeti için adı belli tek yetkili, haftalık maliyet kontrolü, hafta başlamadan yazılmış vardiya planı ve her teslimatı imzalayan tek kişi. Bu ölçekte bırakılabilecekler: resmî menü mühendisliği çalışmaları, ayrı satış noktası kâr raporları ve kapsamlı ikram kod sistemi. Tarih, tutar ve neden yazan bir defter aynı işi görür.

Asıl risk, eksik unvan değildir. Risk, fiyat ve ikram kararlarının işletme sahibi tarafından gayri resmî verilmesi, bu yüzden sonradan kimin neyi, neden verdiğini kimsenin görememesidir. Ticari sorumluluğu olan baş şef küçük otellerde yaygındır; işletme sahibi yine de rakamları aylık okumalıdır, çünkü harcama yapan kişi aynı zamanda rapor veren kişidir.

İşletme sahibinin kendi haftası çoğunlukla yiyecek içecek kararlarıyla geçiyorsa ya da ayrı ekipleri ve ayrı açılış saatleri olan iki ya da daha fazla satış noktası varsa müdür alın. O güne kadar aynı haftalık düzeni, kısaltılmış biçimde sürdürün: tahmin, çizelge, teslimat kontrolü, ikram gözden geçirmesi, iki misafir düzeltmesi.

Yeni bir yiyecek içecek müdürüne ilk haftalarda nasıl yol gösterilir?#

İlk hafta rakamları, yazılı sınırları ve takvimi verin; sonra üç şeye bakın: çizelge, ikram kaydı ve şikâyetlerin yanıtlanarak kapatılıp kapatılmadığı.

İlk haftada yeni müdür her satış noktasını servis saatinde gezsin, geçen ayın sonuçlarını satış noktası bazında okusun, şefle ve ön büro müdürüyle tanışsın ve görev tanımını haftanın gerçekte nasıl geçtiğiyle karşılaştırsın. Sınırları yazılı devredin ve imzalatın; genel müdürün kafasında yaşayan sınır, yeni bir müdür için tuzaktır. Görev tanımını işe alımdan sonra değil, görüşmeden önce yazın ki sınırlar ve raporlar, iki tarafın da konu hakkında dürüst olduğu sırada karara bağlansın; otelde görev tanımı nasıl yazılır? yazısı elverişli bir başlangıç noktasıdır.

İlk ayda şuna bakın: çizelge hafta başlamadan yayımlanıyor mu, ikramlar nedenleriyle kayda geçiyor mu, şikâyetler yanıtlanıp kapanıyor mu. İkinci ayda sayıya bağlı tek bir iyileştirme projesi verin: tek bir menü kalemi, tek bir servis adımı ya da tek bir tedarikçi; ve görüş değil, hesap isteyin. Yol göstermenin en çok iş yapan sorusu şudur: hesabı bana göster. Aynı disiplin bir fiyat teklifine, bir stok sayımına ve bir maliyet rakamına da uygulanır.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta, yiyecek içecek müdürü, şef ve genel müdür aynı odada olacak şekilde tek sayfalık karar kâğıdını yazın: herkesin tek başına karar verdiği, birlikte karar verdikleri ve yukarıya çıkan kararlar. Sonra haftalık düzeni bu kâğıdın üzerine asın. Sınırlar düzeni mümkün kılar; düzen sınırları gerçek kılar.