Acente rezervasyon mutabakatı: tur operatörü listelerini otel kayıtlarıyla eşleştirmek

Acente rezervasyon mutabakatı, her tur operatörünün rezerve ettiğini söylediğini, kendi rezervasyon sisteminizdeki kayıtlarla satır satır karşılaştırma alışkanlığıdır: varıştan önce ve faturalama sırasında iki kez. İsim, tarih, oda tipi, pansiyon, kişi sayısı, fiyat ve durum karşılaştırılır; her fark, kapatması için adı yazılmış tek bir kişiye kaydedilir.

Varış listesi 18:00'de gelir ve içinde sisteminizin hiç görmediği bir isim vardır; o misafir yarın 14:00'te resepsiyondadır. Acente rezervasyon hatalarının çoğu gizem değildir; zamanında karşılaştırılmayan iki sistem arasındaki küçük uyuşmazlıklardır. Bu yazı bunları yakalayan kontrolleri verir: günlük varış karşılaştırması, haftalık allotman incelemesi, özel teklif kontrolü, fark kaydı ve fatura kontrolü. Her birini bu hafta, elinizdeki personel ve sistemle çalıştırabilirsiniz.

Acente rezervasyon hataları nereden çıkar?#

Neredeyse tamamı, birbiriyle doğrudan konuşmayan iki sistem arasındaki devir teslimden çıkar: acentenin rezervasyon kaydı ve sizinki. Hata bir tarafta oluşur, öbür tarafta keşfedilir.

Bir rezervasyon size dört kapıdan birinden ulaşır: e-posta, acentenin extranet'i, doğrudan sistem bağlantısı ya da grup veya seri rezervasyona ekli rooming list. Her kapı kendi biçiminde bozulur. Hiç ulaşmayan rezervasyon, acentenin gezgine onay verdiği ama mesajın geri döndüğü, kimsenin okumadığı bir adrese gittiği ya da hiç gönderilmediği durumdur; ilk belirtisi genellikle resepsiyondaki misafirdir. İki kez ulaşan rezervasyon, aynı kaydın hem e-postayla hem bağlantıyla gelmesinden ya da değişiklik sonrası yeniden gönderilip yeni kayıt olarak açılmasından doğar. Değişmiş ulaşan rezervasyonda isim düzeltmesi, tarih kayması ya da oda tipi veya pansiyon değişikliği tek tarafta uygulanmış, öbür tarafta uygulanmamıştır. Yanlış ulaşan rezervasyonda çocuk yaşı yetişkin olarak girilmiş, pansiyon tipi bağlantı tarafından varsayılan değere düşmüş ya da gece sayısı yanlış tarihten sayılmış olabilir. İptal ise hiç gelmeyebilir ya da release süresi geçtikten sonra gelip uygulanmadan dosyaya kaldırılabilir.

Ortak nokta şudur: biri iki listeyi yan yana koyup belli bir sırayla karşılaştırmadıkça bunların hiçbiri görünmez. İlk karşılaştırma noktası, acentenin gönderdiği voucher ve rezervasyon kodunu okumaktır; çünkü kod, iki sistemin de paylaşması gereken tek ortak tanımlayıcıdır.

Yarının varışlarını her ortağın listesiyle nasıl kontrol edersiniz?#

Sisteminizden yarının varışlarını dışa aktarın, her ortağın listesini alın ve belli bir sırayla satır satır karşılaştırın: rezervasyon kodu, isim, tarihler, oda tipi, pansiyon, kişi sayısı, fiyat, durum. Her gün aynı sıra, ki ikinci bir kişi kontrolü tekrarlayabilsin.

Saati sabitleyin. Her ortak için, varıştan bir gün önce, bir kez yapın ve ön büro vardiya devir tesliminden önce bitirin ki akşam ekibi düzeltilmiş bir listeyle çalışsın. Eşleştirmeyi önce acentenin rezervasyon koduyla, sonra isimle yapın: isimler başka alfabeden yazılır, kısaltılır ya da farklı yazılır; salt isim eşleştirmesi hem sahte fark üretir hem gerçek farkı gizler.

Yalnız oda sayısını değil, kişi sayısını da kontrol edin. Çift kişilik odada iki yetişkin bir çocuk ile üç yetişkin, farklı rezervasyonlardır: dolulukta, fiyatta ve yangın yönetmeliklerinin beklediği anlamda. Fiyat satırını o tarih, oda tipi ve pansiyon için sözleşmeli fiyatla karşılaştırın; geçen ayın rakamıyla ya da önceki misafirinkiyle değil.

Her satırı eşleşti, fark ya da sorgu olarak işaretleyin ve her ortağa satır başına bir e-posta yerine tek bir birleşik sorgu gönderin; ortaklar yirmi mesajdan çok tek listeyi hızlı yanıtlar. Kontrol edilmiş listeyi tarihiyle birlikte dosyalayın: ne bildiğinizin kaydıdır ve üç hafta sonraki bir anlaşmazlığı çözen odur. Bir ortak hiç liste göndermiyorsa bu da bir farktır: kaydedin ve sorun, çünkü sessizlik onay değildir.

Değişiklikler, iptaller ve isim değişiklikleri nasıl ele alınır?#

Her değişikliği iki sistemde de uygulanması gereken yeni bir olgu, her iptali yeniden satabilmeniz gereken bir oda olarak düşünün. Değişiklikleri orijinal rezervasyona uygulayın; bir düzeltmenin ikinci rezervasyona dönüşmesine asla izin vermeyin.

Yeni rezervasyon gibi gönderilen bir düzeltme, çift oda tutmanın en yaygın kaynağıdır: bir misafir, iki oda ve biri fark edilene kadar satılamayan bir oda. Geçmişi tek yerde tutun; iptal edilip yeniden açılan rezervasyon, faturalamada, ortak hangi tarihte hangi fiyatın uygulandığını sorarken ihtiyacınız olan izi kaybeder.

İsim değişikliğinde, kimin talep etmeye yetkili olacağına önceden karar verin ve değişikliğin fiyatı etkileyip etkilemediğine bakın; çünkü birçok fiyat kişi başına ve yaş dilimine göredir. İptallerde, iptalin okunduğu saati değil, alındığı tarih ve saati kaydedin; iptal bedelleri sözleşme koşullarını ve o zaman damgasını izler. Release süresinden sonra gelen bir iptal de, ücret almamaya karar verseniz bile, rezervasyonla birlikte dosyalanmış yazılı bir kayıt ister.

Orijinal rezervasyonu silmeyin. İptal edin ya da ters kayıtla kapatın ki kayıt kalsın ve oda envantere görünür biçimde dönsün. Acentenin iptal ettiğini söylediği ama size hiç ulaşmayan rezervasyon bir hata değil, bir anlaşmazlıktır: kayıt defteri ve ortağın gönderim kaydı çözer.

Allotman kullanımı ve release'ler haftalık nasıl kontrol edilir?#

Haftada bir kez, her allotmandan alınan odaları hâlâ tutulan odalarla karşılaştırın ve release'lerin sözleşmenin belirlediği tarihlerde gerçekleştiğini doğrulayın. Allotman kontrol edilecek tek bir sayı değil, okunacak bir örüntüdür.

Allotman, acentenin her seferinde size sormadan satabileceği bir oda bloğudur; release süresi, satılmayan odaların varıştan kaç gün önce size geri döneceğidir. İkisi de sözleşme koşuludur, yönetmelikle sabit değil sektör pratiği olarak yazılır; kendi sözleşmenizi okuyun. Kontrol edilecek maddeler allotman sözleşmesi: release süresi ve kontrol edilecek maddeler yazısındadır.

Her allotman için, her tarihte üç sayı sayın: ayrılan oda, satılan (bloktan kullanılan) oda, hâlâ tutulan oda. Bunların dışındaki her şey tahmindir. Release hesabını varış tarihine göre yapın; varıştan gün sayısıyla ölçülen bir release süresi, sattığınız her gece için farklı bir takvim tarihi üretir.

Serbest kalan odaların yalnız sözleşmede değil, satılabilir envanterinizde de geri göründüğünü doğrulayın. Kağıtta var olup sistemde olmayan bir release, satmayacağınız bir odadır. Sonra örüntüyü okuyun: release anında hep dolu olan allotman ortak için küçük, hiç dokunulmayan allotman büyük olabilir; ikisi de farklı biçimlerde para kaybettirir. Rakamlarınızı ortağın extranet'iyle karşılaştırın; uyuşmadıkları yerde ortak kendi ekranından sattığı için önce o ekranı düzeltin.

Özel tekliflerin yüklendiği gibi uygulandığını nasıl doğrularsınız?#

Teklifi sözleşmede değil, rezervasyon üzerinde kontrol edin. Rezervasyondaki fiyat satırı, teklifin misafire ulaştığının tek kanıtıdır ve fatura o satırdan kurulacaktır.

Teklifler üç yerde bozulur: hiç yüklenmemiş, yanlış tarih ya da koşulla yüklenmiş, doğru yüklenmiş ama ortağın sistemi tarafından seçilmemiş. Erken rezervasyon, uzun konaklama, çocuk ücretsiz, balayı ve tekrar gelen misafir tekliflerinin her biri bir koşul taşır; koşulu rezervasyondaki etikete değil, gerçek konaklamaya karşı kontrol edin.

Teklifin tutara ne yaptığına bakın. Net fiyata uygulanan bir indirim ile brüt fiyata uygulanan aynı indirim farklı toplamlardır ve yalnız biri sözleşmeye uyar. Sözleşme bir para biriminde, rezervasyon başka bir para birimindeyse dönüşüm esasını ve kur tarihini kontrol edin; çünkü hareket eden bir kur, küçük bir farkı görünür hale getirir.

Yüklenen teklif çizelgesini tarihli tutun. Misafir ya da ortak bir fiyatı tartıştığında kanıt, yükleyen kişinin hafızası değil, tarihli çizelgedir. Teklif otelin lehine yanlış uygulanmışsa faturadan önce düzeltin: yanlış bir faturayı onarmak, yanlış bir rezervasyonu onarmaktan daha çok zaman alır. Yükleme adımının kendi rutini kontrat girişi kontrol listesi yazısındadır.

Fark kaydına ne girer, her vakayı kim kapatır?#

Her fark için bir satır, adı yazılmış tek bir sahip, kapanması gereken bir tarih ve yalnız ileri giden bir durum. Kayıt, mutabakatın belleğidir; onsuz her kontrol sıfırdan başlar.

Şunları kaydedin: bulunma tarihi, ortak, rezervasyon kodu, otelin tuttuğu, ortağın tuttuğu, sahip, yapılan işlem, kapanış tarihi. Sahibi takıma değil role göre atayın: fiyat ve oda farklarını rezervasyon, isim ve varış farklarını ön büro, fatura farklarını mali iş kapatır.

Açık kalemleri her hafta yaşlandırın. Varış günü hâlâ açık olan her kalem bir yöneticiye yükseltilir, sessizce ertesi haftaya taşınmaz. Kayıttan kişisel veriyi uzak tutun: rezervasyon kodu ve baş harfler genellikle yeterlidir; misafirin tam bilgileri rezervasyonda durur, saklama süreleri kendi veri politikanızı izler.

Kaydı ayda bir, ortağa ve türe göre gözden geçirin. Bir ortaktan aynı türden üç fark, üç ayrı hata değil, bir süreç sorunudur. Bir fark çözüldüğünde ortağa yazılı olarak kapatın ki aynı vaka başka bir vardiya tarafından yeniden açılmasın.

Örneğin, iki örnek satır:

Fatura sözleşme ve konaklamayla nasıl kontrol edilir?#

Faturayı önce gerçekten gerçekleşen rezervasyonlarla, sonra sözleşme koşullarıyla mutabık tutun. Bu sırayla; çünkü gerçekleşmeyen bir konaklamaya uygulanan doğru fiyat da yanlış bir faturadır.

Dönem için kendi gerçekleşen konaklama listenizden başlayın, ortağın özetinden değil; özet, bütün ay bulduğunuz hataları üreten kayıtlardan kurulmuştur. Komisyon ya da net esası sözleşmenin yazdığı gibi kontrol edin ve uygulandığı tabanı da: yalnız oda mı, oda ve pansiyon mu, tüm hesap mı. Acentelere faturalamanın mekaniği acente ve şirket cari hesapları yazısındadır; mutabakat ona besleme yapan adımdır.

İptalleri ve gelmeyen misafirleri, ücret alındıysa da alınmadıysa da, sözleşme koşullarıyla ve kayda geçirdiğiniz tarihlerle kontrol edin. Ek kalemleri kontrol edin: ilave yatak, geç çıkış, transfer, minibar; misafirin resepsiyonda doğrudan ödediği hiçbir şey ortaktan istenmemelidir. Sözleşme dönüşüme izin veriyorsa para birimini ve dönüşüm tarihini kontrol edin.

Sorguları sözleşmenin belirlediği süre içinde yazılı olarak açın; geç açılan sorgu, verdiğiniz bir indirimdir. Mutabakat çizelgesini faturayla birlikte dosyalayın ki sonraki dönem belgelenmiş bir noktadan başlasın.

Şimdi ne yapmalı#

İki liste ve bir kayıtla başlayın: her öğleden sonra yarının varışları her ortağın listesiyle karşılaştırılsın, allotman kullanımı haftada bir incelensin ve her fark, sahibi ve kapanış tarihi yazılarak kaydedilsin. En çok fark üreten ortakla bir ay çalıştırın, sonra diğerlerine genişletin. Günlük ve haftalık kontroller işini yaptığında ay sonundaki fatura kontrolü kısalır.