Haftalık tedarikçi ödeme listesi: vade tarihleri, cari ekstreler ve kim neyi onaylar

Haftalık tedarikçi ödeme listesi, onaylanmış her tedarikçi faturasının tek bir listeden ödendiği sabit bir döngüdür: fatura sipariş belgesi ve mal kabul belgesiyle eşleştirilir, vade tarihi ve cari ekstre kontrol edilir, tutar doğru yetki seviyesinde onaylanır ve tek bir banka talimatı verilir. Bu döngünün dışında hiçbir ödeme yapılmaz.

Sebze tedarikçisi Salı günü arar; faturası üç haftadır bekliyordur ve kimse kendisine dönüş yapmamıştır. Ön büro müdürü ona Cuma gününü söz vermiştir ve teslimatın gerçekte gelip gelmediğini kimse kontrol etmemiştir. Bu bir tedarikçi sorunu değildir; herkesin işaret edebileceği bir otel tedarikçi ödeme planının yokluğudur. Bu yazının sonunda haftalık bir ödeme listesi kurabileceksiniz: fatura dosyasında neler bulunmalı, cari ekstre nasıl okunur, nakit dar olduğunda liste nasıl sıralanır ve neyi kim imzalar.

Sabit bir gün mü, arayanın sesi mi?#

Sabit bir ödeme günü, tedarikçi ödemelerini bir kesintiler dizisinden tek ve kontrollü bir döngüye çevirir: tek liste, tek onay zinciri, tek banka talimatı. Böyle bir gün yoksa önceliği, kararlaştırılan vade tarihi veya tedarikçinin işletme için önemi değil, en sık telefon eden belirler. Duyurulan bir gün her tedarikçiye aynı yanıtı verir: fatura bir sonraki listeye girer. Bu, resepsiyondaki günlük pazarlığı da ortadan kaldırır.

Liste, sahibinin birkaç dakikada okuyabileceği tek bir belge de üretir: bu hafta bankadan ne çıkıyor, kime çıkıyor ve hangi gerekçeyle. Çoğu otel için haftalık periyot uygundur; tedarikçi sayısı az bir otel iki haftada bir çalıştırabilir, ancak aralığın sabit olması ve tedarikçilere önceden bildirilmesi gerekir.

İki disiplin noktası vardır. Birincisi, ödeme listesi vade koşullarını yaratmaz; koşullar sipariş verildiğinde kararlaştırılır, liste yalnızca bunları zamanında uygular. İkincisi, listeyi hazırlayan bir sorumluyu adıyla belirleyin; genellikle bu kişi finans kontrolörü veya muhasebe şefidir. Banka talimatını verecek kişi de ayrıca belirlenmelidir.

Fatura listeye girmeden önce dosyada ne olmalı?#

Bir fatura, üç şeyle eşleştiğinde listeye girer: harcamayı yetkilendiren sipariş belgesi, teslimatı kanıtlayan mal kabul belgesi ve tedarikçinin kendi belgesi. Bu, sade dille üçlü eşleştirmedir: malzeme, miktar ve fiyat konusunda sipariş, kabul ve faturanın uyuşması, ödemeden önce gereklidir.

Mal kabul belgesi otelin kendi kanıtıdır. O olmadan fatura, otelin kabul ettiği bir borç değil, otelden bir istemdir. Hizmetlerde mal kabul belgesi olmadığından, işi teslim alan departmanın imzaladığı bir hizmet teslim tutanağı kullanın: çamaşırhane, bakım veya dışarıdan gelen temizlik hizmeti gibi. Bu belgeleri üreten süreç daha erken başlar; otelde satın alma ve mal kabul prosedürü: siparişten depoya yazısında anlatılmıştır.

Miktar veya fiyattaki küçük farklar için bir tolerans yazılı olarak belirleyin ve bu tolerans içinde kimi onay verebilir, kim veremez, açıkça yazın. Eşleştirmeyi fatura fatura değil, satır satır yapın; böylece kısmi teslimat tüm belgeyi bloke etmez veya serbest bırakmaz. Fiyat siparişten farklıysa ve otelin prosedürü kısmi ödemeye izin veriyorsa, farkı bekletin, geride kalan kısmı ilerletin.

Masrafı doğru hesaba ve departmana bu aşamada kodlayın, sonra değil; çünkü kodlama, haftalık listenin masraf merkezi bazında okunabilir olmasını sağlar. Zincirin başındaki belgeleri, yani talep formunu ve fiyat karşılaştırma tablosunu, satın alma talep formu ve fiyat karşılaştırma tablosu yazısı tarif eder.

Borç dosyasında bulunması gerekenler#

Cari ekstre nasıl okunur?#

Cari ekstre otelin kendi kayıtlarını denetleme aracıdır, ödeme isteği değil: tedarikçinin alacaklı olduğuna inandığı tutarları listeler ve her satırın otelde tutulan bir faturaya dayanması gerekir. Yükümlülüğü doğuran belge faturadır. Ekstre, tedarikçinin kendi defterinden alınmış bir özettir ve iki taraftan birinde de hatalı olabilir.

Mutabakatı fatura numarası, fatura tarihi ve tutar üzerinden satır satır yapın; her satırı mutabık, eksik veya ihtilaflı olarak işaretleyin. Olağan farklar azdır ve tekrar eder: otelin hiç almadığı bir fatura, alınmış ama henüz kaydedilmemiş bir fatura, yolda olan bir ödeme, uygulanmamış bir iade faturası veya bir taraftaki mükerrer kayıt. Ekstreyi bir ihtilaftan sonra değil, listeden önce isteyin ve en önemli tedarikçilerle aylık bir mutabakat tarihi kararlaştırın.

Mutabakatı imzalayın, tarihleyin ve saklayın. Bu belge, iki tarafın neyi kabul ettiğinin kaydıdır ve tartışmaların çoğunu başlamadan bitirir. Ekstreyi asla doğrudan ödeme listesine beslemeyin; listeye yalnızca eşleştirilmiş faturalar girer. Bu kayıtların defterle bağlantısı otel muhasebesi nasıl tutulur? Misafir hesabından yevmiye kaydına yazısında ele alınır.

Haftalık listede ne olur?#

Dört grup: vadesi bu hafta gelen, geciken, ihtilaflı ve bekletilen. Açık her fatura tam olarak birinin içindedir ve grup, sıradaki adımı belirler.

Vadesi gelen, vade tarihinin liste penceresine düşmesi demektir. Önce tedarikçiye, sonra vade tarihine göre sıralayın; tek havale birkaç faturayı kapsasın. Geciken, vade tarihi geçmiş ve itiraz edilmemiş olandır; listede kaç gün geciktiği görünmelidir, çünkü o sayı otelin o tedarikçi nezdindeki itibarıdır. İhtilaflı, otelin faturanın bir kısmına veya tamamına itiraz ettiği durumdur; gerekçesi ve sorumlusuyla bekletilir, asla silinmez ve tartışmayı bitirmek için tamamen ödenmez. Bekletilen, eşleştirilmiş ve kabul edilmiş ama bilinçli olarak bu hafta ödenmemiş olandır; bu bir karardır, bu yüzden bir ad ve yeniden ele alınacak bir tarih taşır.

Brüt tutarı, uygulanan iade faturalarını ve bankadan fiilen çıkacak net tutarı gösterin; listedeki toplam banka talimatına eşit olsun. Yaşlandırma sütunu bulundurun: kimsenin farkında olmadan vadesi gelenlerden gecikenlere kayan bir fatura şanssızlık değil, kontrol hatasıdır. Liste, banka talimatı hazırlanmadan önce imzalanır ve iki belge birlikte dosyalanır.

Hangi tutarı kim onaylar, banka talimatını kim imzalar?#

Onay, tutara ve harcama türüne göre belirlenir; faturayı onaylayan kişi ödemeyi veren kişi olmamalıdır. Limitleri yazılı hâle getirin. Yaygın biçim üç seviyedir: belli bir tutara kadar departman amiri, üzerinde finans kontrolörü, daha üzerinde sahibi veya genel müdür. Sayıları otel seçer; örneğin küçük bir otel üç seviye belirleyip yılda bir kez gözden geçirebilir.

Onay, onay verenin yalnızca fatura toplamını değil, eşleştirilmiş dosyayı görmüş olması demektir. Yalnızca toplama bakılarak verilen onay bir imzadır, kontrol değildir. Kadro elveriyorsa dört eli ayırın: sipariş veren, teslim alan, onaylayan ve ödemeyi veren. Küçük bir otelde en azından onay ile ödemeyi verme ayrı tutulmalıdır.

Banka talimatı onaylı listeden hazırlanır ve ikinci bir kişi tarafından verilir; iki belge kuruşuna kadar mutabık olmalıdır. Onaydan sonraki her değişiklik, örneğin gelen bir iade faturası veya çıkarılan bir satır, yeniden onaya döner; listede sessizce düzeltilmez. Kimin neyi ne zaman onayladığını kaydedin; bu kayıt, tedarikçi ileride tutara itiraz ederse onay vereni korur. Sahibin liste kopyası her satırı değil, toplamı, grupları ve istisnaları göstermelidir ki tek oturuşta okunup imzalanabilsin.

Nakit dar olduğunda liste nasıl sıralanır?#

Nakit daraldığında ödeme sırası bir yönetim kararı hâline gelir ve bu karar, en çok arayanın sesine göre değil, yazılı kurallara göre verilmelidir. Ödememenin sonucuna göre sıralayın: önce işletmeyi durdurabilecek tedarikçiler, yani elektrik, su, temel gıda kalemleri ve çamaşırhane; sonra muhasebecinizin yasal zorunluluk olarak işaretlediği kalemler; sonra gerisi.

İhtilaflı bir faturanın itirazsız kısmını ödeyin ve yalnızca ihtilaf konusu tutarı bekletin; paranın küçük bir bölümü için faturanın tamamını tutmak ilişkiye zarar verir. Bir ödeme erteleniyorsa tedarikçiye vade tarihinden önce haber verin ve yeni bir tarih verin. Tarihi olan tedarikçi konuyu sahibine taşımaz.

Ertelenen kalemleri ve söz verilen tarihleri listede gösterin ki ertesi haftanın listesi bir sürprizden değil, gerçekten başlasın. Ertellemeyi bir tasarruf değil, bir maliyeti olan karar olarak görün: zaman satın alır, iyi niyet harcar; liste bunu da söylemeli. Ertelenme sahibin bilgisinde kalsın, çünkü bu karar muhasebecinin değil, sahibin kararıdır. Bu dar haftaların ardındaki sezonluk örüntüyü ayrıca planlamak yerinde olur; sezonluk otelde nakit akışı planı: kapalı aylar nasıl karşılanır? yazısı bu konuyu ele alır.

İhtilaflı fatura nasıl kayda geçer?#

İhtilaflı fatura, borçlar defterinde kalır; ihtilaf konusu tutar, bir gerekçe, bir sorumlu ve bir tarihle işaretlenir. Asla silinmez ve tartışmayı susturmak için tamamen ödenmez.

Faturayı ikiye ayırın: itirazsız kısım listeden ilerler, ihtilaflı kısım bekletilir. Sözlü bir söz yerine iade faturası isteyin; düzeltme bir sonraki listeden önce belge olarak var olmalıdır, yoksa ihtilaf yeniden ortaya çıkar. Aynı tedarikçinin başka faturasıyla takas, yazılı olarak kararlaştırılmadıkça yapılmamalıdır; kararlaştırılmayan bir takas tek ihtilafı ikiye çıkarır.

Bekletilen kalemleri her listede gözden geçirin. Haftalarca duran bir kalem, kimsenin vermediği bir karardır ve genellikle avukat mektubuyla sonuçlanan da odur. İhtilaf mali belgenin kendisiyle ilgiliyse, örneğin hatalı fatura veya iptal edilmiş bir e-belge, düzeltmeye muhasebeci karar verir; buradaki prosedür yalnızca bunu kayda geçirir. Kalemi yalnızca iade faturası veya düzeltilmiş fatura dosyaya girdiğinde kapatın ve kapanış tarihini özgün kaydın yanına not edin.

İhtilaf notunda bulunması gerekenler#

Şimdi ne yapmalı#

Haftanın bir gününü seçin, dört grubu ve onay seviyelerini tek bir sayfaya yazın ve hiçbir şeyi değiştirmeden dört hafta boyunca uygulayın. Parçalar tek bir sırayla birbirine bağlanır: önce dosya eşleştirilir, ekstre dosyayı denetler, gruplar neyin hareket edeceğini belirler, onay seviyeleri kimin imzalayacağını belirler ve ihtilaf notu bekletilen kalemleri dürüst tutar. Ödeme listesi bir muhasebe departmanı alışkanlığı değildir; bir otelin tedarikçilerini, nakdini ve sahibinin dikkatini aynı sohbette tutma biçimidir.