Kanal maliyeti: rezervasyon başına dağıtım maliyeti nasıl hesaplanır?

Rezervasyon başına dağıtım maliyeti, otelin bir kanaldan gelen rezervasyonu kazanmak ve hizmet etmek için verdiği her şeyin toplamıdır: sözleşmedeki komisyon, ödeme ve döviz maliyetleri, pazarlama katkıları, iptaller ve personel zamanı. Brüt oda gelirinden düşüldüğünde rezervasyon başına net gelir kalır; oda gecelerine bölününce kanallar adil biçimde karşılaştırılır.

Aylık kanal raporunda bir iş ortağı oda gelirinde açık ara öndedir, ama banka ekstresi aynı şeyi söylemez. Rapor hatalı değildir. Rapor misafirlerin ödediğini sayar, otelin elinde kalanı değil. Bu yazı, otel dağıtım maliyeti tablosunun kendi sözleşmelerinizden, ödeme ekstrelerinizden ve defterlerinizden nasıl kurulacağını, bunun nasıl oda gecesi başına net gelire dönüştürüleceğini ve bu sıralamanın hangi kararları değiştirmesi gerektiğini gösterir.

Brüt gelir neden pahalı kanalı olduğundan iyi gösterir?#

Brüt gelir, oda fiyatını kanalın sözleşme maliyetlerinden ve otelin o rezervasyonu servis etme maliyetinden önce sayar. Bir kanal gelirde önde olabilirken otelin elinde kalandan geride kalabilir.

İki sayıyı bir kez tanımlayın ve yazı boyunca aynı anlamda kullanın. Brüt oda gelir, rezervasyona kaydedilen fiyattır. Net gelir, yalnızca rezervasyon o kanaldan geldiği için var olan her maliyet düştükten sonra kalandır.

Sözleşme maliyetleri birbirinden farklı kurulur: fiyatın yüzdesi, otelin verdiği net fiyata kanalın kendi marjını eklemesi, rezervasyon başına sabit tutar ya da ayrı ödenen pazarlama katkısı. Ana rakamı aynı olan iki kanal, farklı fiyat ve konaklama sürelerinde çok farklı davranır. Otelin kendi maliyetleri de kanaldan kanala değişir: kart ve ödeme ücretleri, döviz dönüşümü, rezervasyonu elle girme veya düzeltme dakikaları, iptal işlemi, e-belge düzenlenmesi.

Rezervasyon başına ve oda gecesi başına maliyet farklı sorulardır. Rezervasyon başına alınan bir maliyet uzun konaklamayla seyrekleşir; fiyatın payı olarak alınan maliyet seyrekleşmez. Payda rezervasyondan gerçekleşen oda gecesine taşındığında sıralama genellikle tersine döner, çünkü kanallar sattıklarının ne kadarının gerçekten konakladığı konusunda farklıdır.

Karar kuralı şu: kanalları gerçekleşen oda gecesi başına net gelire göre sıralayın, rezervasyon başına net geliri ikinci görünüm olarak yanında tutun. Odaları kanallar arasında yeniden dağıtmak ancak aynı odalar her kanalı besliyorsa mümkündür; bu konu her kanalı tek oda envanterinden yönetmek yazısının konusudur.

Dağıtım maliyeti tablosuna hangi kalemler girer?#

Her satır üç yerden birinden gelir: imzaladığınız sözleşme, ödeme sağlayıcısının ekstresi veya kendi defterleriniz ve zaman kayıtlarınız. Bir satırın kaynağı yoksa tahmin etmek yerine tabloya hiç koymayın.

Sözleşmeden gelenler: komisyon maddesi, pazarlama veya işbirliği katkısı maddesi, iptal ve gelmeme koşulları, ödeme koşulları (otel ne zaman, hangi para biriminde ödeniyor) ve varsa asgari hacim veya dışlayıcılık şartı. Ödeme tarafından gelenler: kart işlem ücreti, döviz dönüşüm farkı, iade ücretleri, itiraz (chargeback) işlemi. Kendi defterlerinizden gelenler: kanal bazında rezervasyon başına personel dakikası, fiyat yükleme ve fiyat kontrol süresi, düzeltme süresi, e-belge ve fatura işlemi.

Her kalemi üç birimden biriyle yazın: rezervasyon başına sabit tutar, fiyatın payı veya oda gecesi başına tutar. Karşılaştırmadan önce hepsini tek birime çevirin.

Ek satış, gösterilebilir ya da dışlanabilir olması için tabloda ayrı bir satır olarak yer almalıdır: restoranı kullanan misafir getiren kanal, yalnızca oda satan kanalla aynı değildir. Piyasa ortalamasını veya hatırlanan bir komisyon oranını asla girdi olarak kullanmayın. Tablo, arkasındaki belgeler kadar iyidir ve sözleşmenizdeki tek yetkeli kaynak sözleşmenizin kendisidir.

Dosyada her sayının yanına kaynağını yazın: sözleşme sayfası, ekstre tarihi veya adı anılan bir kişinin süre tahmini. Kaynağı belirtilmemiş bir tablo yenileme masasında savunulamaz. Bu kalemleri yakalayacak yeni teknoloji değerlendirirken de aynı disiplin geçerlidir; sözleşmeden önce kanal yöneticisine sorulacak sorular yazısı bu disiplini ele alır.

Kanal faturasında hiç görünmeyen gizli maliyetler nelerdir?#

En çok zarar veren maliyetler hiçbir faturanın göstermediğidir: bir odayı tutmuş sonra iptal olmuş rezervasyon, elle yeniden girilen bir kayıt, yanlış yüklenip iki kez düzeltilen bir fiyat.

İptaller ve gelmemeler gerçek bir iz bırakır. Oda tutulmuş, personel emek harcamış, satış belki hiç gerçekleşmemiştir. Gelir sıfır olsa bile işlem maliyetini kaydedin; ayrıca yeniden satmaya çok geç dönen oda gecelerini de kaydedin.

Elle giriş sessiz olanıdır. E-postayla, telefonla veya otelin sistemine bağlı olmayan bir kanaldan gelen rezervasyonları bir kişi klavyeden girer. Dakikaları sayın; bunlar rezervasyon başına gerçek bir maliyettir. Düzeltmeler aynı mantığı izler: yanlış fiyat, yanlış pansiyon tipi, yanlış misafir adı, mükerrer rezervasyon. Her düzeltme zaman alır ve misafirin resepsiyonda bir sorunla karşılaşma riski taşır.

Onaylanmış bir rezervasyonun karşılanamadığı durumda otel, alternatifin operasyonel maliyetini ve itibar maliyetini üstlenir. Bu yazı böyle bir durumda otelin yasal olarak ne yapmak zorunda olduğu konusunda kural bildirmez; bunu bir maliyet satırı olarak görün ve kendi durumunuzu bir danışmana doğrulatın.

Ödeme zamanlaması ve para birimi de fatura satırı olarak hiç görünmeyen maliyet taşır: ayrılıştan sonra gelen veya başka para biriminde gelen para, finansman ve dönüşüm maliyeti yaratır. Görünürlük için ödenen yerleşim veya kampanya parası, komisyondan ayrı faturalansa da bir dağıtım maliyetidir. Kanal yönetimi zamanı, yani fiyat yükleme, fiyat kontrolü, extranet işleri ve anlaşmazlık çözümü, maaşlarla ödenir, faturalarla değil.

Rezervasyon başına ve oda gecesi başına net gelir nasıl hesaplanır?#

Bir dönemin brüt oda gelirini alın, o kanala ait her dağıtım maliyeti satırını brüt oda gelirinden çıkarın, gerçekleşen rezervasyon sayısına bölün, sonra tekrar gerçekleşen oda gecesine bölün ki farklı konaklama süreli kanallar karşılaştırılabilsin.

Adım bir: dönemi ve kapsamı sabitleyin. Yalnızca gerçekleşen rezervasyonları sayın; iptalleri gece başına rakamı bozmamaları için ayrı bir blokta tutun. Adım iki: brüt oda gelirini kanalın raporundan değil, otelin kendi sisteminden çekin ki her kanala aynı tanım uygulansın. Adım üç: her maliyet satırını o dönemdeki gerçek oranlarla tutara çevirin ve toplayın. Adım dört: toplamı brüt oda gelirden çıkarın, gerçekleşen rezervasyona, sonra gerçekleşen oda gecesine bölün. Adım beş: aynı işlemi doğrudan satış, her seyahat acentesi veya tur operatörü ve çalıştığınız her rezervasyon sitesi için, tek bir dosyada ve her girdinin kaynağı yanında not edilmiş biçimde tekrarlayın.

Uydurma rakamlarla işlenmiş bir örnek#

Aşağıdaki her rakam ve komisyon yüzdesi yalnızca işlemeyi göstermek için uydurulmuştur. Hiçbiri gerçek bir sözleşmeyi veya piyasa oranını yansıtmaz. Tutarlar uydurma bir para birimindedir.

Sonucu, otelin elinde kalanın sıralaması olarak okuyun, bir ortak hakkında hüküm olarak değil: erişim, misafir kalitesi ve sözleşme koşullarının hepsi aritmetiğin dışındadır.

Konaklama süresi ve iptal davranışı sıralamayı neden değiştirir?#

Rezervasyon başına sabit maliyet, misafirler uzun kaldıkça daha çok geceye yayılır; fiyat payı esaslı maliyet ise fiyatı izler. Kanallar ayrıca sattıklarının ne kadarının gerçekten konakladığı konusunda da farklıdır.

Tek gecelik konaklamada rezervasyon başına sabit ücret, oda gelirinin büyük bir payıdır; yedi gecelik konaklamada küçüktür. Pay esaslı komisyon aynı şekilde seyrekleşmez. Bu yüzden sabit ücretli kanal kısa şehir konaklamalarında pahalı, uzun tatil köyü konaklamalarında ucuz görünür; pay esaslı kanal ise fiyatlar yükseldikçe farklı davranır.

İptal davranışı da aynı analize aittir. Kanal bazında iptal sayısını, serbest kalan oda gecelerini ve ne kadar geç serbest kaldıklarını sayın. Geç iptalleri çok olan bir kanal, hiç gelir üretmese bile envantere ve personele mal olur.

Her kanalın içine bakın: aynı iş ortağı hem uzun konaklamalı tatil hem kısa konaklamalı kurumsal iş gönderebilir ve ortalama ikisini de gizler. Mevsime göre de inceleyin. Bir kanal Ağustos'ta en güçlü, Şubat'ta en zayıf olabilir ve tek bir yıllık ortalama her iki ayda da yanıltır.

Tablo hangi kararları değiştirmeli?#

Envanterin nereye gittiğini, yenilemede hangi sözleşme koşullarını yeniden açacağınızı ve kontrol ettiğiniz kanallara ne kadar yatırım yapacağınızı değiştirmelidir.

Envanter yerleşimi: gerçekleşen oda gecesi başına daha çok elinde tutan kanallara daha fazla müsaitlik verin, ama takvimi dolduracak erişimi koruyun. Her ortağa ne kadar bağlanacağı allotment mı, free sale mi yazısında ele alınır.

Yeniden müzakere listesi: yenilemede zaafınıza uyan koşulu isteyin. Fiyatlarınız yükseliyorsa sabit ücret, fiyatlarınız düşükse pay esaslı komisyon, geç iptaller zarar veriyorsa daha kısa iptal penceresi, nakit akışı önemliyse daha erken ödeme.

Doğrudan kanal: tablo genellikle doğrudan rezervasyonun en çok elinde tuttuğunu gösterir, ama aynı zamanda tablonun yakalamadığı bir pazarlama maliyeti taşır. Bunu otel web sitesinden doğrudan rezervasyon nasıl artırılır yazısı elinizdeyken değerlendirin.

Teknoloji: maliyet satırları elle yapılan bir çalışma olmadan yakalanamıyorsa tablo her çeyrekte yeniden elle kurulur ve sonunda bırakılır. Bir kanal yöneticisi ve rezervasyon kaynağını kaydeden bir otel yönetim sistemi (PMS), tabloyu bir rapora dönüştürür. Odaları kanallar arasında yeniden dağıtmak ancak tek bir envanter hepsini besliyorsa güvenlidir; böylece hiçbir oda iki kez satılmaz.

Ritim: tabloyu üç ayda bir ve her sözleşme yenilemesinden sonra yeniden kurun, ay ay değil yılın aynı çeyreğini karşılaştırın. Tablonun dönüşmemesi gereken şey, ortakları cezalandırma sıralamasıdır. Otelin parasının nereye gittiğinin haritasıdır ve harita, kendi tahminlerine karşı dürüst olduğu sürece işe yarar.

Şimdi ne yapmalı#

Tabloyu bir kez, bir ay, üç kanal için kurun; yalnızca sözleşmelerinizi, ödeme ekstrelerinizi ve defterlerinizi kullanın ve her tahmini tahmin olarak etiketleyin. Parçalar bu sırayla birbirine bağlanır: brüt gelir yanlış sorudur, maliyet satırları belgelerden gelir, gizli maliyetler kendi operasyonunuzdan gelir, aritmetik onları gerçekleşen oda gecesi başına net gelire çevirir ve ancak o zaman sıralama, envanterinizin nereye gideceğini değiştirmeyi hak eder.