Konaklama vergisi beyannamesi: otel için ay sonu kontrol listesi

Konaklama vergisi, geceleme ve gecelemeyle birlikte satılan hizmetler üzerinden alınan aylık bir vergidir. 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu'nun 34. maddesine göre her ayın vergisi, izleyen ayın 26. günü akşamına kadar beyan edilir ve aynı süre içinde ödenir. Otel, vergi matrahını oluşturan ham verileri sağlar; beyannameyi ise mali müşavir hazırlar ve verir. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

Mali müşavir ayın konaklama vergisi rakamını ister. Ön büro bir tablo gönderir, fatura listesi başka bir şey söyler ve hangisinin doğru olduğunu kimse söyleyemez. Bu fark nadiren yazılım hatasıdır; asıl eksik, kimsenin yazıya dökmediği bir kontrol rutinidir. Bu yazı o rutini veriyor: her ay teslim edilecek dosya, sabit bir sırayla karşılaştırılacak üç toplam, bilinen farkların nasıl açıklanacağı ve beyannamenin arkasındaki kanıtın nasıl saklanacağı. Konaklama vergisi beyannamesini masanın otel tarafından ele alıyoruz, mali müşavir tarafından değil. Verginin neyi kapsadığını ve faturaya nasıl yansıdığını konaklama vergisi uygulama rehberi ayrıca ele alıyor.

Konaklama vergisi beyannamesini kim verir ve ne sıklıkla?#

Sayıları otel verir, beyannameyi mali müşavir verir. Vergilendirme dönemi, faaliyet gösterilen takvim yılının birer aylık dönemleridir ve beyanname, KDV yönünden bağlı olunan vergi dairesine verilir; KDV mükellefiyeti olmayanlar tesisin bulunduğu yerin vergi dairesine beyan verir. Bu kurallar 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu'nun 34. maddesinin (yeni sekmede açılır) sekizinci ve dokuzuncu fıkralarındadır (mevzuat.gov.tr, 02.11.2026 tarihinde görüntülendi).

Her döneme ait vergi, izleyen ayın 26. günü akşamına kadar beyan edilir ve aynı süre içinde ödenir. Beyannamenin şeklini, içeriğini ve eklerini Hazine ve Maliye Bakanlığı belirler; dolayısıyla form yıllar arasında değişebilir. Yılın ilk beyanından önce güncel günü ve kanalı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Beyanname kılavuzundan mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

Kapsam geniştir: otel, motel, tatil köyü, pansiyon ve benzeri tesislerde verilen geceleme hizmeti ile birlikte, tesis bünyesinde satılan yeme, içme, aktivite ve havuz, spor veya termal alan kullanımı gibi diğer hizmetler de vergiye girer. Bu yazı oranla değil, kontrol rutiniyle ilgilenir. Yürürlükteki oranı ve kendi mükellefiyetinizi mali müşavirinizle teyit edin.

Otel her ay mali müşavire ne teslim eder?#

Bir dosya, tek bir rakam değil: otel sisteminden o ayın vergi raporu, düzenlenen belgelerin listesi ve her iptal, iade ve kapora için yazılı bir açıklama. Rapor, fatura listesiyle hizalanması için konaklama tarihine değil belge tarihine göre kesilmelidir.

Belge listesi, kanunun faturada aradığı alanları taşımalıdır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229 ve 230. maddelerine (yeni sekmede açılır) göre fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren ticari vesikadır; üzerinde en az düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası, düzenleyenin ve müşterinin bilgileri ile malın veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı bulunur (mevzuat.gov.tr, 01.11.2026 tarihinde görüntülendi). Bu alanlardan yoksun bir liste mutabakata elvermez.

Vergiyi taşıyan acente ve şirket faturaları, misafir faturalarından ayrı listelenmelidir ki iki toplam birbiriyle karşılanabilsin. Ay içinde alınan kaporalar ve avanslar, mali müşavirinizin tanımladığı şekilde, her birinin vergilendirme olayı haline geldiği tarihle birlikte gelir. Dosyanın sonunda ise dürüst tek bir satır olur: dosyanın kapsamadığı şey, örneğin ayrı bir sistemden faturalanan bir satış noktası.

Sistem raporu ile düzenlenen belgeler nasıl karşılaştırılır?#

Üç toplam, sabit bir sırayla karşılaştırılır: gün sonunun geliri, düzenlenen belgelerdeki vergi ve beyannameye girecek rakam. Her fark, sayıya dökülmeden önce bir ad alır. Gün sonu toplamı çıpadır; çünkü otelin dışındaki hiç kimse dokunmadan, otelin kendi ürettiği tek sayıdır ve kapanan iş gününden gelir (bkz. gün sonu (night audit) kontrol listesi).

İkinci toplam, ay içinde fiilen düzenlenen belgelerde gösterilen vergidir; fatura listesinden alınır, sistemin "düzenlenmiş olmalıydı" tahmininden değil. Üçüncü toplam beyannameye girecek satırdır. İlk ikisi tutuyor, üçüncüsü tutmuyorsa sorun otelde değil, eşleştirmededir.

Karşılaştırma belge tarihine göre yapılır. Bir ayda başlayıp ertesi ayda biten bir konaklama tek tarihli tek belge üretir ve o tarih, hangi aya ait olduğunu belirler. Örneğin bir tesis ay içinde 40 belge düzenler ama sistem raporu, biri ertesi ay faturalandığı için 41 konaklama sayar: fark zamanlamadır, belge numarasıyla yazıya geçirilir ve mahsup edilmez.

Resepsiyon kuralı şu: açıklanmış bir fark tek cümle ve bir belge numarası alır; açıklanmamış bir fark beyandan önce mali müşavire gider, asla sonra değil. Sistem raporunu beyannameye uydurmak için asla düzeltmeyin. Açıklamayı düzeltin ya da eksik düzeltme belgesini düzenleyin.

Bilinen farklar nelerdir ve nasıl açıklanır?#

Farkların çoğu dört kaynaktan gelir: iade ve iptaller, iptal edilen veya kısalan konaklamalar, kaporalar ve misafir yerine acente ya da şirkete kesilen faturalar. Her birinin belgelenmiş bir cevabı vardır ve cevabın biçimi her ay aynıdır.

İade ve alacak belgeleri, daha önce düzenlenmiş bir belgede beyan edilmiş vergiyi tersine çevirir. Çifti, asıl ve ters kayıt, dosyada birlikte tutun ki net rakam hesap yapmadan görünsün. Faturalanmış sonra iptal olmuş bir konaklama da aynı yolla çözülür: ters kayıt belgesiyle, asla silmeyle ve asıl belgede sessiz bir değişiklikle değil (bkz. folyodaki hatalı kalemde iptal ve ters kayıt rehberi).

Kaporalar ve avanslar, en sık yanlış masada karara bağlanan farktır. Verginin ne zaman doğacağı, vergilendirme olayının ne zaman gerçekleştiğine bağlıdır ve bu bir mali müşavir kararıdır, resepsiyonistin değil. Acente ve şirket faturaları misafire değil cari hesaba kesilir ama vergi satırı yine orada olmalı ve yine ayrıca gösterilmelidir (bkz. acente ve şirket cari hesapları ve city ledger yönetimi).

Gelmeyen misafirler, ücretsiz konaklamalar ve personel konaklamaları aynı soruyu doğurur: belge doğuyor mu, vergi onunla doğuyor mu. Cevabı bir kez, mali müşavirin adı ve tarihle yazın ve yeniden kullanın. Misafir hesapları arasında aktarılan harcamalar iç transferdir; vergi belgeyi izler, transferi değil, dolayısıyla aktarılan bir harcama ikinci bir vergi satırı doğurmamalıdır.

Konaklama olmadığı ayda veya sezon kapanışında beyanname verilir mi?#

İlk böyle aya girmeden önce mali müşavirinize sorun. Cevap, kaydınıza ve faaliyet durumunuza bağlıdır ve resepsiyonda verilecek bir karar değildir. Kanun dönemi, faaliyet gösterilen takvim yılının birer aylık dönemleri olarak tanımlar (6802 sayılı Kanun, madde 34); sezon kapanışının bu tanım karşısında ne anlama geldiği, doğaçlama yapılacak bir okuma değil, mali müşavirin sorusudur.

Sıfır beyan ile beyan vermemek farklı şeylerdir ve hangisinin tesisinize uygulanacağını yalnızca mali müşavir söyleyebilir. Tesis tümüyle faaliyeti durdurursa, kaydın kendisi de işlem gerektirebilir ve o işlemin kendi zamanı vardır.

Takvim yine de işlesin. Kapalı ayı işaretleyin, kararı ve veren kişiyi kaydedin ve notu diğer aylarla aynı klasöre kaldırın. Kapalı bir ay da dosya üretir. Kısa bir dosyadır ve boşluğunun kendisi kanıttır.

Ay sonu dosyasında ne olur ve kim imzalar?#

Aylık tek klasör, imzalı tek kapak sayfası ve iki tarafta da adı yazılı birer kişi: dosyayı hazırlayan ön büro veya finans yöneticisi ile beyanı veren mali müşavir. Kapak sayfası ayı, tesisi, hazırlayanı, tarihi, beyan rakamını, mutabık kılınan toplamı ve numaralanmış açıklanmış farklar listesini taşır. Ardında çalışma evrakları ve verilmiş beyannamenin bir kopyası bulunur.

İmza, unvana değil ad ve tarihe göredir. İmzadan sonraki bir değişiklik, eski sayfanın üzerine yazmak yerine kapak sayfasının yeni bir sürümünü doğurur. Her ay aynı yerde ve aynı biçimde, aya ve belge numarasına göre aranabilir biçimde saklayın ki Mart ayında geçen Ağustos'la ilgili bir soru dakikalar içinde çözülsün.

Dosya, beyannamenin belgelerle örtüştüğünün kanıtıdır ve geçmiş bir ayla ilgili soru soran herkesin ilk isteyeceği şeydir. Burada dosyanın arkasındaki otel sistemi de önemlidir. AI Otel'in otel işletim sistemi, mali kayıtların asla silinmemesi, düzeltmelerin iptal ve ters kayıtla yapılması ve gün sonu işleminin iş gününü kapatması prensibiyle geliştirildi. Yazılım çalışır durumda, lansman öncesi aşamada.

Beyanname arkasındaki defter ve belgeler otelde ne kadar saklanır?#

Beş yıl; süre, kayıtların ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak hesaplanır (Vergi Usul Kanunu No. 213, madde 253). Sayım belgenin ait olduğu yılda değil, ertesi yılda başlar: örneğin 2026 tarihli bir belge 2027'den sayılır ve beş yıl 2031 sonuna kadar işler.

Kural defter ve belgeleri kapsar; bu, faturaları ve onları açıklayan dosyayı da içerir. Bir belgeyi açıklayan dosya, belgenin kendisi kadar saklamaya değer. Ters kaydı aslıyla birlikte tutun; iptal ettiği faturadan yoksun bir alacak belgesi, beş yıl sonra hiçbir şey açıklamaz.

Üretebildiğiniz ve okuyabildiğiniz bir biçimde saklayın. Kimsenin bulamadığı bir tarama kayıt değildir ve aya değil kişiye göre adlandırılmış bir klasör, ileride bir sorun olur. İşletmenize başka saklama kuralları da uygulanabilir, örneğin ticaret hukukundan. Beş yılın tavan olduğunu varsaymak yerine, geçerli en uzun süreyi mali müşavirinizle teyit edin.

Şimdi ne yapmalı#

Bu ay, bir sonraki beyandan önce dosya şablonunu kurun: kapak sayfası, belge listesi, iptal ve iade çiftleri, kapora listesi, acente faturaları, beyanname kopyası. Böylece rutin sabitlenir ve her ay değişen tek şey içerik olur. Dönem, mutabakat, farklar, kapalı aylar, imza ve saklama süresi tek bir zincirdir ve zincirin herhangi bir yerindeki kopukluk, beyanname üzerinde adı konulamayan bir sayı olarak görünür. Bu rutini zorlamak yerine destekleyen bir sistemi görmek isterseniz görüşme talep edin.