Otel acente kontrat örneği: madde madde taslak

Otel acente kontratı, acentenin hangi odaları hangi fiyatla satabileceğini, paranın ne zaman geleceğini ve taraflardan birinin ilişkiyi nasıl bitireceğini sabitleyen kısa bir yazılı sözleşmedir. Bu yazı, her madde için bir örnek cümle ve bir karar içeren, madde madde bir otel kontrat örneği iskeleti verir. Bu bir hukuki şablon değildir; sözleşmeyi bir avukat tamamlar.

Bir otelci, bir WhatsApp grubundan indirdiği otel kontrat örneğini indirir, otel adını değiştirir, imzalar ve bir sezon sonra gelmeyen odalar için kimin kime ne borçlu olduğunu söyleyemez. Sorun genellikle eksik kâğıt değildir; sorun, kimsenin yüksek sesle okumadığı maddelerdir. Bu yazının sonunda, kendi iskeletinizi boşluklarla hazırlayabilir, hangi kararların size ait olduğunu bilir ve avukatınıza incelemeye değer bir metin teslim edebilirsiniz.

Küçük bir otelin yazılı acente kontratına ihtiyacı var mı?#

Evet, odalar, her rezervasyonda ayrı ayrı yeniden pazarlık edemeyeceğiniz koşullarda el değiştirmeye başladığı andan itibaren. Kontrat profesyonel görünmek için değil, sonradan çıkacak her tartışmanın döndüğü dört şeyi sabitlemek için vardır: acente hangi odaları satar, bu odaları hangi fiyatla satar, para ne zaman gelir ve taraflardan herhangi biri düzenlemeyi nasıl bitirir.

Yazılı kontrat yoksa her rezervasyon ayrı bir sözlü anlaşmadır ve delil, bir e-posta dizisi artı gönderen kişi şirketten ayrılırsa onunla gidebilecek bir telefon mesajıdır. Kontrat aynı zamanda yetkiyi belirler: acente tarafında kim rezervasyon onaylayabilir, otel tarafında kim fiyat değiştirebilir. Ünvan değil, isim.

Okunabilir tutun. Küçük bir otelin acente kontratı genellikle birkaç sayfa artı bir fiyat ekidir; daha uzunu iki tarafça da okunmadan imzalanır. Kontratı önce kendi tesisiniz için yazın: sizin oda tipi adlarınız, sizin pansiyon tanımlarınız, sizin release mekanizmanız. Ödünç alınan bir kontrat başka birinin otelini anlatır. Bu yazıdaki örnek cümleler taslak metindir; Türkiye'de avukatlık ruhsatı olan bir avukat, metni imzalanmadan önce bitirir.

Taraflar kimdir ve hangi belge numaraları kontratta yer almalı?#

Taraflar maddesi, vergi numaraları, adresleri ve belge numaralarıyla iki tüzel kişiyi adlandırır ve bir tebligat tartışıldığında mahkemenin ilk okuduğu kısım budur. Ticaret unvanını değil, kayıtlı tam adı yazın. Acente, kayıtlı unvanından farklı bir marka altında çalışıyorsa ikisini de kaydedin ve hangisinin imzaladığını belirtin.

Acente tarafı, Seyahat Acentaları Yönetmeliği uyarınca verilmiş seyahat acentası belge numarasını taşır. Resmî Gazete'de 26 Temmuz 2024'te yayımlanan değişiklikten (Sayı: 32613) (yeni sekmede açılır) bu yana acenteler, konaklama tesislerinin belge numaralarını Kültür ve Turizm Bakanlığı veri tabanı üzerinden doğrulamak, satış ve pazarlama faaliyetlerinde göstermek ve belgesiz tesislerin pazarlamasını ve satışını yapmamak zorundadır. Otel tarafı ise Bakanlık belge numarasını ve belgede yazan tesis türünü taşır. Belgeli her tesis otel değildir; belgenin yazdığı türü yazın. Acentelerle çalışmanın belge, şart ve ödeme boyutunu acente anlaşmaları üzerine yazımızda ayrıca ele aldık.

Tebligat adreslerini buraya ya da son bölüme kaydedin ve bunların gerçekten takip edilen adresler olduğundan emin olun. Kimsenin bakmadığı bir adrese giden tebligat, okunmadan yatmaya devam eder; imzalamadan önce adresin çalıştığını kontrol edin. İmzacıları unvanlarıyla adlandırın ve her birinin tarafı bağlamaya yetkili olduğunu belirten bir cümle ekleyin; gruplar için hangi tüzel kişinin sözleşme yaptığını ve kontratın hangi tesisleri kapsadığını yazın.

Örnek cümle: "Acente, [●] numaralı seyahat acentası belgesine sahip olduğunu beyan eder ve Tesisin Kültür ve Turizm Bakanlığı [●] numaralı belgesini tüm satış ve pazarlama materyalinde görünecek şekilde kullanır."

Dönem, oda ve fiyat maddesi ne demeli?#

Bu madde kesin tarihleri, odaları ve pansiyonu sizin koşullarınızla adlandırır ve fiyatı kimsenin sonradan yanlış okuyamayacağı bir temele oturtur.

Dönem: bir başlangıç ve bir bitiş tarihi, artı yenilemenin nasıl olduğu. Yazılı yenileme, otomatik uzatmadan iyidir; çünkü yılda bir kez fiyatlar hakkında konuşmayı zorunlu kılar. Fiyatlar sezona göre değişiyorsa sezonları ekte tarih aralıklarıyla tanımlayın. Yalnızca "yüksek sezon" yazmak, iki ofise iki farklı şey demektir.

Odalar: kendi oda tipi adlarınızı ve kontrat oda taahhüt ediyorsa tip başına oda sayısını yazın. Pansiyon: tanımı kontratın içine yazın. Yemek planı (pansiyon) türleri için kontrol edebildiğimiz kaynaklarda dayanabileceğiniz resmî bir tanım bulamadık; otelinizde kahvaltı, yarım pansiyon ya da her şey dahil neyi kapsıyor, içecekler dahil mi, bunu belirtin. Çocuklar: yaş grupları, her grubun ödediği tutar ve yaşın varışta mı konaklama sırasında mı sayılacağı. Birini seçin ve yazın.

Fiyatlar: temeli (oda başına gece başına mı kişi başına gece başına mı), vergi ve harçların dahil olup olmadığını ve bir değişikliğin nasıl bildirileceğini, hangi tarihten itibaren geçerli olacağını belirtin. Örnek cümle: "Ek A'daki fiyatlar [para cinsi] cinsinden oda başına gece başına uygulanır ve [●] tutarını kapsar; fiyat değişikliği yalnızca [●] gün önce yazılı bildirimden sonra onaylanan rezervasyonlara uygulanır."

Allotment, release ve stop sale nasıl yazılmalı?#

Her kelimeyi kontratın içinde tanımlayın, çünkü kontrol edebildiğimiz kaynaklarda hiçbirine dayanabileceğiniz bir tanım bulamadık; sonra her tanıma bir mekanizma bağlayın.

Allotment (kontenjan): acenteye satması için tutulan odalar. Release süresi: satılmayan odaların otele geri döndüğü son tarih. Serbest satış (free sale): acentenin canlı müsaitlikten satış yapabilmesi. Talep üzerine (on request): otel onaylayana kadar hiçbir şeyin tutulmaması. Stop sale: otelin tarihleri kapatması. Bu terimlerin her biri satılmayan bir odanın riskini kimin taşıdığını değiştirir; tek tek değil, birlikte okuyun.

Release mekanizması bir saat, bir gün sayısı ve bir saat dilimi ister: örneğin, odalar isim listesiyle teyit edilmedikçe varıştan belirtilen gün sayısı önce, belirtilen saatte kendiliğinden otele döner. Her aşamada riski kimin taşıdığını yazın. Kontenjandaki odalar release'e kadar otelin riskindedir; acentenin teyit ettiği odalar, iptal maddesine tabi olarak, acentenin riskindedir. Oteli, allotment sözleşmelerindeki release süresi ve kontrol edilecek maddeler üzerine yazımızda ayrıca ele aldık.

Otele açık bir stop sale hakkı verin ve durdurmadan önce teyit edilmiş rezervasyonlar için hangi bildirimi borçlu olduğunu yazın. Otel teyit edilmiş bir rezervasyonu yerine getiremediğinde ne olacağını da belirtin. Bu sorunun cevabını dikte eden bir yasal düzenleme bulamadık; cevabı kontrat vermelidir ve o cümleyi avukatınız yazmalıdır.

Örnek cümle: "Kontenjandaki odalar, Acente tarafından isim listesiyle teyit edilmedikçe, varıştan [●] gün önce saat [●]'te kendiliğinden Tesise geri döner."

Ödeme, kredi ve para cinsi maddesi neyi sabitlemeli?#

Kimin kime fatura keseceğini, acentenin ne kadar kredi taşıyacağını, ödemenin ne zaman vadesi dolacağını ve kontratın hangi para cinsini yasal olarak kullanabileceğini sabitler.

Fatura döngüsü: konaklama başına, isim listesi başına ya da ay başına. Ay bazlı mutabakat kolaydır; konaklama bazlı erken itiraz kolaydır. Kredi limiti ve limite ulaşıldığında ne olacağı: kontenjanın durdurulması gibi tanımlı bir adım; otelde konaklayan misafirlerin otomatik iptali değil. Ödeme, fatura tarihinden itibaren kaç gün içinde; gecikmenin tetiklediği sonuç ne. Tetikleyiciyi cezalandırıcı değil, ticari tutun.

Para cinsi: Hazine ve Maliye Bakanlığının 32 Sayılı Karara İlişkin Tebliğ (No: 2008-32/34) ile ilgili sıkça sorulan sorular belgesine (yeni sekmede açılır) göre Türkiye'de yerleşik kişiler, sayılan istisnalar dışında, kendi aralarındaki hizmet sözleşmelerinin bedelini döviz cinsinden veya dövize endeksli kararlaştıramaz. İstisnalar arasında Türk vatandaşlığı bulunmayan kişilerin taraf olduğu sözleşmeler ve, 30 Ocak 2021'de yayımlanan Tebliğ (No: 2021-32/59) ile, Kültür ve Turizm Bakanlığından belgeli konaklama tesislerindeki konaklama hizmet sözleşmeleri yer alır. Hazine ve Maliye Bakanlığının sıkça sorulan sorular belgesine göre bu tarihten itibaren otel odaları konaklama amacıyla döviz cinsinden veya dövize endeksli kiralanabilir.

Eke bir para cinsi basmadan önce kendi durumunuzu bir mali müşavirle doğrulayın; madde, arkasındaki faturalama kadar güçlüdür. Mutabakat: acentenin teyidi ile otelin kaydı çeliştiğinde hangi belgenin ağır bastığını ve farkın kaç gün içinde ileri sürülebileceğini yazın.

Örnek cümle: "Acente faturaları [●] gün içinde öder; Tesis, ödenmemiş faturalar [●] tutarını aştığında kontenjanı durdurabilir."

İptal, no-show ve satış kısıtları nasıl yazılır?#

Tarihli bir iptal merdiveni, no-show için tanımlı bir delil kuralı ve acentenin sözleşmeli fiyatlarınızı yayınlamasını ya da başkasına geçirmesini yasaklayan açık bir maddeyle.

İptal merdiveni: varıştan önce bir tarih ve her adımda bir sonuç, otelin dolduracağı boşluklarla yazılı. Başka bir otelin merdivenini kopyalamayın; onu sizin sezonunuz belirler. No-show: kimin borçlu olduğunu, hangi delile dayanıldığını (isim listesi artı varış tarihi) ve nasıl faturalandığını yazın. İsim listeleri: son tarih, biçim ve liste eksik geldiğinde otelin ne yaptığı. Eksik liste bir rezervasyon sorunudur; kontrat, bu sorunun kime ait olduğunu söylemelidir.

Satış kısıtları: acente sözleşmeli fiyatları hiçbir herkese açık sitede yayınlayamaz, yazılı onay olmadan üçüncü kişiye geçiremez ve kendisini otel olarak tanıtamaz. Fiyat sızıntısı: herkese açık bir sitede görünen bir net fiyat, hangi acenteye hangi fiyatın verildiğinin izinden geriye takip edilebilir. O izi tutun ve acente acente ayrı tutun ki sızan fiyat hangi anlaşmadan çıktığı bulunabilsin; bu iz sürme yöntemini net fiyat sızıntısı kontrolü üzerine yazımızda anlattık.

Parite sorularını danışmanınıza bırakın: Türkiye'de parite maddelerinin hukuki konumu, kontrol edebildiğimiz kaynaklarda oturmuş değildir; parite maddesini kendiniz yazmayın.

Örnek cümle: "Acente, Ek A'daki fiyatları hiçbir herkese açık web sitesinde yayınlamaz ve Tesisin yazılı onayı olmadan üçüncü kişiye iletmez."

Şikâyet, mücbir sebep ve tebligat maddeleri avukata ne bırakır?#

Son maddeler bir uyuşmazlığın nasıl yürütüleceğine ve nerede görüleceğine karar verir; bir otelcinin tek başına yazmaması gereken kısım tam da budur.

Şikâyetler: bildirim süresi, misafire önce kimin yanıt verdiği ve bir tazmin talebinin delilleriyle birlikte acenteden otele nasıl aktarıldığı. Mücbir sebep: olayları adıyla sayın, bir bildirim ödevi koyun ve olay bittiğinde ön ödemeler (kapora) ile teyit edilmiş rezervasyonlara ne olacağını yazın. Uygulanacak hukuk ile yetkili mahkeme veya tahkim yeri: bu tek satır, küçük bir alacağın nerede dövüleceğini belirler; imzalamadan önce okuyun.

Tebligat: adres, yöntem ve bir tebligatın ne zaman geçerli sayılacağı. E-postanın sayılıp sayılmayacağına, sayılıyorsa hangi adrese karar verin. Dil: kontrat iki dilde varsa hangi metnin ağır bastığını yazın. Ekler: fiyat listesi, oda tipi listesi, isim listesi biçimi. Kimsenin imzalamadığı bir eke atıfta bulunan bir kontrat, göründüğünden zayıftır. Aynı mantık kontenjan dışındaki maddelere de uzanır: her madde, var olan ve iki tarafın imzaladığı bir belgeye işaret etmelidir.

Örnek cümle: "Tebligatlar, bu sözleşmedeki adreslere [●] yoluyla gönderildiğinde geçerlidir ve [●] tarihinde tebellüğ edilmiş sayılır."

Şimdi ne yapmalı#

Önce iskeleti yazın: boşluklarla ve kendi fiyat ekinizle; ardından ilk isim listesi gelmeden önce bir avukata inceletin. Maddeler tek bir zincir olarak birbirine bağlanır: taraflar ve belgeler kimin bağlı olduğunu söyler, dönem ve fiyatlar ne satıldığını, kontenjan ve release riski kimin taşıdığını, ödeme ve iptal plan değiştiğinde ne olacağını, yasa ve tebligat da tartışmanın nasıl biteceğini. Birini değiştirince diğerlerini kontrol edin.

Kâğıt imzalandığında fiyatların da hatasız taşınması gerekir; bir sonraki pratik adım, acente fiyatlarını sistemlerinize doğru yüklemenin kontrat girişi kontrol listesi üzerinden geçmektir. Teknoloji tarafında, AI Otel'in dağıtım merkezi Geliştirildi (demo verisiyle): otellerin sözleşmeli fiyatlarını kendi koşullarıyla seyahat acentelerine açmasını ve her teklifin hesabını, otelin net fiyatını, işleyen her fiyat kuralını ve son fiyatı göstermesini sağlar; ancak bağlı bir acente yok. Görmek için görüşme talep edin.