Otel barında içecek maliyet kontrolü: ölçü, stok seviyesi ve aylık sayım

İçecek maliyet kontrolü, kayıtlı satışların ne kadar dökülmesi gerektiğini söylediği miktar ile sayımın gerçekte ne kullanıldığını gösterdiği miktarı karşılaştıran döngüdür. Üç şeye dayanır: her içecek için standart ölçü, her bar için stok seviyesi ve her seferinde aynı yöntemle yapılan sayım.

Ay kapanır, bar sayımı yapılır ve rakam satış raporuyla tutmaz. Kimse bir kasa viski çıkarmamıştır. Farkın hangi şişeden, hangi geceden ya da hangi içecekten geldiğini söyleyebilen yoktur; raporda da bu yanıtın yazılabileceği bir sütun bulunmaz. Bu yazı o eksik sütunu kurar. Yazının sonunda standart ölçü tanımlayabilir, stok seviyesi belirleyebilir, tekrarlanabilir bir sayım yürütebilir ve satış yapılmayan barlar dahil her barda beklenen ile gerçekleşen kullanım arasındaki farkı hesaplayabilirsiniz. Yazı, otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü rehberindeki döngüyü içeceklerin ayrıntısına taşır.

Paranın otel barında kaybolduğu yer neresidir?#

Küçük miktarlarda, döküm anında ve neredeyse hiçbir zaman satış raporunun gösterebileceği bir biçimde. Bir bar, bir miktar kullanıldığı halde kayda geçmediği her noktada para kaybeder.

Ölçüsüz döküm ilk deliktir. Kafasından sayarak döken barmen her seferinde farklı bir miktar döker; içecek başındaki fark görünmezdir, ama bir ay boyunca yüzlerce serviste toplandığında ciddi bir tutara ulaşır. İkinci delik kayda geçmeyen ikramlardır: bir düğmeye basılmadan, bir kâğıda satır düşülmeden misafire, rehbere, tedarikçiye ya da meslektaşa verilen içecek. Stok bardan çıkar; kayıt peşinden gitmez.

Satış noktaları arası transferler üçüncü deliktir. Transfer belgesi olmadan lobiden havuz başı bara ya da banket birimine taşınan bir şişe, bir tarafta eksik, diğer tarafta hiçbir şey göstermeyen bir tablo bırakır. Tanık veya sayım olmadan yazılan kırık ve dökülme dördüncü deliktir ve kayıp bir şişeyi saklamanın en kolay yeridir, çünkü fire beklenen bir kalemdir. Personel içecekleri ve tadımlar aynı ailedendir: yazılı politika olarak meşru, kayıtsız alışkanlık olarak pahalıdır. Kontrol yasakta değil, kayıttadır.

Satış raporu bunların hiçbirini neden göremez#

Gelir raporları satılanı ölçer; bar kayıpları kullanılanın içindedir. Bu ikisi, biri köprüyü kurmadıkça hiç karşılaşmaz ve o köprü aşağıda anlatılan sayım, reçete ve hesaplamadır. Köprü kurulana kadar satış raporu işlerin iyi gittiğini söylemeye devam eder; depo ise kasanın açıklayamadığından fazla şişe vermeye devam eder.

Standart ölçü nedir ve maliyetinizi neden belirler?#

Standart ölçü, bir içeceğin üzerine kurulduğu sabit alkol miktarıdır; yazılıdır ve her satış noktasındaki her barmen tarafından kullanılır. Olmadığında bir içeceğin maliyeti ancak tahmin edilebilir, hesaplanamaz.

Seçim, ölçü kabı ile ölçüsüz döküm arasındadır. Ölçü içecek başına birkaç saniyeye mal olur ve bilinen bir miktar verir; ölçüsüz döküm daha hızlıdır ve bilinmeyen bir miktar verir. Hangisini seçerseniz seçin politika olarak yazın, çünkü doğrulanabilen bir politika, maliyeti hesaplanamayan hızlı bir dökümden daha değerlidir. Ölçüsüz döküme izin verirseniz sürpriz kontrollerle doğrulayın ve sapmanın daha geniş olacağını kabul edin.

Her karışık içeceğin bir reçete kartı olmalıdır: her malzeme, depoyla aynı birimdeki miktarı, bardağı, süslemesi ve yapılışı. Kartı olmayan içecek ne maliyetlendirilebilir ne sayılabilir. Mutfağı yöneten standart reçete ve porsiyon maliyeti disiplini barda da geçerlidir. Servis maliyeti, yalnızca alkollü değil her malzemenin miktarı ile birim maliyetinin çarpımlarının toplamıdır: mikserler, meyve suyu, süsleme ve para ödediğiniz buz da bu sayının içindedir.

Şişe verimi, ekibe bir şişenin kaç servise denk geldiğini söyler. Örneğin 70 cl'lik bir şişe 5 cl ile döküldüğünde, fire payı verilmeden 14 servis verir; aynı şişe 6 cl ile döküldüğünde 11 servis verir. Bardağı ölçüye göre seçin, çünkü doğru dökülen bir içecek bardakta yerinde görünmelidir; aksi halde barmen boşluğu doldurmak için üstüne ekler. Ölçüyü dürüst tutan şey sürpriz kontrollerdir: dökülmüş bir içeceği tartın ya da bir vardiyanın boş şişelerini kasa kayıtlarıyla karşılaştırın ve hangi vardiyada yapılacağını kimsenin bilemeyeceği sıklıkta yapın. Son olarak, menü fiyatını kendi hesapladığınız maliyetten belirleyin; karşıdaki barın fiyatından değil.

Karışık bir içeceğin reçete kartında neler olmalı#

Yalnızca örnek amaçlıdır, bir ölçüt değildir. Menü fiyatı örneğin 20,00 ise içeceğin maliyeti 5,80'dir; bu fiyatın yüzde 29'una karşılık gelir. Kendi rakamlarınız kendi faturalarınızdan ve kendi reçete kartlarınızdan gelir.

Bir bar için stok seviyesi nasıl belirlenir?#

Stok seviyesi, her malzeme için bir barın iki teslimat arasındaki beklenen talebi karşılamak için elinde tutması gereken miktardır; satış noktası bazında belirlenir ve talep ya da menü değiştiğinde gözden geçirilir.

Bir stok değil iki stok vardır: ana depo ve bar. Seviye bara uygulanır; depo onun arkasındaki tampondur. Seviyeyi raf genişliğinden değil talepten kurun: teslimat dönemi boyunca malzeme başına beklenen servis sayısı, şişe başına servis sayısına bölünür, yoğun bir hafta sonu ya da gecikmiş bir teslimat için pay eklenir.

Seviye hem taban hem tavan işlevi görür. Seviyesinin üzerinde mal tutan bar, kayıpları arka barda saklar ve nakdini satılmayan şişelerde bağlar. Talep fişi stoğu hareket ettiren evraktır: bar depodan bir miktar ister, depo verir, iki taraf imzalar ve barın stoğu, depo stoğunun düştüğü aynı kayıtta yükselir. Barlar arası transferler de talep fişi kadar belge ister, çünkü belge yoksa bir satış noktasının eksiği diğerinin açıklanamayan fazlasına dönüşür. Bu, otelde satın alma ve mal kabul prosedürünün depo tarafına doğrudan bağlanır.

Her malzeme için bir sipariş tetiği belirleyin, böylece bar stok istediğinde raf boş göründüğü için değil, kapanış sayımı belirli bir seviyeye indiği için istesin. Seviyeyi her menü değişikliğinden, her sezon değişiminden ve her büyük grup rezervasyonundan sonra gözden geçirin.

Talep fişi, transfer ve fire: üç farklı evrak#

Talep fişi stoğu depodan bara taşır. Transfer, iki bar arasında ya da banket birimine taşır. Fire kaydı, kırılan, bozulan ya da verilen malzemeyi defterden düşer ve bir tanık ister. Üç evrak, üç imza, sayım üzerinde üç farklı etki. Ekibiniz üçü için aynı kâğıdı kullanıyorsa sayımınız yok demektir.

Şişeler ve fıçılar nasıl sayılmalı?#

Sabit bir saatte, sabit bir sırayla, iki kişiyle sayın ve her açık şişeyi dolu ya da boş olarak değil, gerçek içeriğiyle kaydedin.

Zamanlama, sayımın veri mi tahmin mi olduğunu belirler. Servis açılmadan önce, bar temizken ve hiçbir şey dökülmezken sayın. Servis sırasında ya da sonrasında yapılan sayım stoğu değil vardiyayı ölçer. Sıklık değeri izler: rapor için ayda bir tam sayım, yüksek değerli malzemeler için haftalık ya da günlük kısa sayım, açık şişeler için her vardiya devrinde kayıt.

Açık şişeler göz değil yöntem ister. Tartın, ölçü kabına boşaltın ya da dereceli bir kılıf kullanın. "Yarım civarı" bir sayım değildir ve geçen ayla karşılaştırılamaz. Fıçılar ağırlıkla ya da akış ölçerle sayılır, çünkü "bir" diye kaydedilen bir fıçı içindeki biradan hiçbir şey söylemez. Fişte iki imza bulunmalıdır: stoğu elinde tutan kişi yalnız başına saymaz. Sayım formları ürüne değil yere göre düzenlenir: ana bar, havuz başı bar, restoran, banket, depo ve bir servis arabasında ya da depo köşesinde duran her şişe. Kaydı satın almayla aynı birimde tutun ki sayım faturalarla dönüştürme gerektirmeden karşılaştırılabilsin.

Sayımı tekrarlanabilir yapan nedir#

Beklenen ve gerçekleşen kullanım: fark nasıl bulunur?#

Beklenen kullanım, kayıtlı satışların dökülmesi gerektiğini söylediği miktardır. Gerçekleşen kullanım, açılış stoğu artı gelen mal eksi kapanış stoğudur. İkisi arasındaki fark, incelemeye değer olan sayıdır.

Kullanım formülü sözle, malzeme, satış noktası ve dönem bazında: açılış stoğu artı gelen mal, eksi kapanış stoğu. Malzeme başına beklenen kullanım, satılan her reçete üzerinden, satılan içecek sayısının reçetedki miktarla çarpımının toplamıdır; buna ikramların ve bilinen dökülmelerin kayıtlı payı eklenir. Miktarın yanında parayla da karşılaştırın: standart bir cin ile aynı 3 cl'lik farkın bir premium malttaki karşılığı aynı sorun değildir ve rapor bunu söylemelidir.

Farkı hüküm değil soru olarak okuyun. Kaynağı bir ölçü hatası, kayıtsız bir ikram, bir transfer, kırık, sayım hatası ya da kartı güncellenmeden değiştirilmiş bir reçete olabilir. Değere göre sıralayın ve ilk beş malzemeyi inceleyin, tüm listeyi değil; her malzemeyi birden kovalayan bar hiçbirini kovalamıyor demektir. Hesaplamayı rapor için ayda bir, en yüksek değerli malzemeler için haftalık çalıştırın ve geçmişi saklayın, çünkü barın kendi eğrisi herhangi bir dış ölçütten daha yararlıdır.

Her satış noktasının aylık sayfasında neler olmalı#

Yalnızca örnek amaçlıdır, bir ölçüt değildir. Sayfanın kapanış notunda parayla toplam fark, farkın bir bölümünü açıklayan kayıtlı ikram ve kırık satırı ve ilk beş sapmanın her biri için bir not bulunur. Bu örnekte standart cindeki 550 cl'lik fark incelenecek ilk kalem, malttaki 300 cl ise miktarda küçük olsa da santilitre başına daha fazla paraya karşılık gelir.

Satışın yapılmadığı her şey dahil bar nasıl kontrol edilir?#

Satışın yerine kayıtlı bir servis geçirin. Dökülen her içecek sayılır; böylece aynı beklenen-gerçekleşen hesaplaması, tezgâhta fiyat olmadan da çalışır.

Kasa fişi ortadan kalktığı için reçete kartı ve servis sayımı kullanımın tek kaynağı olur. Servisi kimse kaydetmiyorsa hiçbir rapor barın ne kullandığını söyleyemez. En basit güvenilir kayıt, bar sisteminde her içeceğe bir düğme ya da içeceğe ve saate göre bir çetele sayfasıdır. Önemli olan teknoloji değil, sayımdır.

Dahil listeyi bilinçli biçimde kurgulayın: yerli markalar, fıçı bira ve ev şarabı dahil; premium markalar satış noktasına, saate ya da ek ücrete göre sınırlı, böylece pahalı malzeme varsayılan seçenek olmasın. Burada yararlı birim satılan içecek başına değil misafir geceliği başına maliyettir, çünkü misafir ödemesini çoktan yapmıştır; bu rakamı doluluk oranıyla ve aynı misafir geceliğinin yemek tarafıyla karşılaştırın; ayrıntısı her şey dahil sistemde kişi başı gecelik maliyet rehberinde anlatılır. Kırık, dökülme ve personel içecekleri her şey dahil barda da olur ve kayıt ister; fiyatın olmaması maliyeti ortadan kaldırmaz. Talep eğrisini de izleyin: aynı misafir akşam dokuzda öğleden sonra üçte olduğundan daha fazla içer; stok seviyeleri ve personel planı ortalamayı değil eğriyi izlemelidir.

Fiyat kaybolduğunda sayım neden ayakta kalır#

Sayım baştan beri gelire değil miktarlara dayanır: deponun verdiğine, rafın tuttuğuna, reçetenin söylediğine. Kayıtlı bir servis, ölçülü bir döküm ve aylık şişe sayımı, ücretli bir barın kullandığı fark hesaplamasının aynısını verir.

Şimdi ne yapmalı#

Tek bir barla ve on malzemeyle başlayın. Reçete kartlarını yazın, stok seviyesini belirleyin ve bu on malzemeyi üç ay boyunca her ay aynı saatte sayın. İkinci ayda bulacağınız fark, dört kaçak noktasından hangisinin size ait olduğunu söyler; aynı döngü daha sonra hiçbir yeni yöntem gerektirmeden bir sonraki satış noktasına taşınır.