Otel satın almadan önce finansal inceleme: gelir, gider ve sözleşme kontrol listesi

Otel satın almadan önceki finansal inceleme, imzayı atmadan önce tesisin gelirini, giderlerini ve yükümlülüklerini bağımsız kayıtlardan, yani otel sisteminden, faturalardan ve vergi beyannamelerinden yeniden kurma işidir; satıcının özetinden değil. İki listeyle biter: neyi aldığınız ve neyi devraldığınız.

Satış dosyası düzgün bir PDF olarak elinize ulaşır: tek gelir satırı, tek gider satırı, tek kâr rakamı. Otelin kendi sistemi, faturaları ve vergi beyannameleri ise farklı kişiler, farklı amaçlarla üretilmiştir ve lirasına lirasına nadiren uyuşur. Aradaki fark, alımın karara bağlandığı yerdir. Bu kontrol listesini okuduktan sonra hangi kayıtları isteyeceğinizi, geliri üç yoldan nasıl sınayacağınızı, defterde görünmeyen giderleri ve devir günü size geçecek yükümlülükleri bileceksiniz.

Otel satın alırken finansal inceleme nedir?#

Fiyatın, size gösterilen rakamlara değil, kendinizin ürettiği rakamlara dayanması için, tesisin gelirini, giderlerini ve yükümlülüklerini kaynak kayıtlardan bağımsız olarak yeniden kurmaktır.

Satış dosyasını bir başlangıç noktası ve soru listesi olarak görün, asla kanıt olarak değil. Dosya satış için hazırlanır, departmanları tek satırda toplar ve genellikle kesintileri görünmeyen bir net gelir rakamıyla başlar. Sizin işiniz onun ardına gitmektir.

Üç bağımsız kayıtla çalışın. Otel sistemi resepsiyonun gerçekte ne kaydettiğini tutar. Mali kayıt kesilen faturaları ve e-belgeleri tutar. Vergi kaydı konaklama vergisi ve kurumlar beyannamelerini tutar. Her biri farklı bir süreçte üretildiği için her biri farklı biçimde hata verir; karşılaştırmanın işe yaramasının nedeni tam olarak budur.

Ekran görüntüsü ya da özet değil, ham dışa aktarımlar ve otel sistemine salt okunur erişim isteyin. Ekran görüntüsü süzülemez, sıralanamaz, mutabakata çekilemez. Tek bir yıllık toplam değil, 36 aylık aylık rakamlar isteyin: otelin yılının bir biçimi vardır ve bir iyi sezon, ardından gelen zayıf sezon hakkında hiçbir şey söylemez.

Kendi aylık gelir gider tablonuzu bir elektronik tabloda satır satır kurun ve her satırın yanına hangi kaydın onu desteklediğini, hangisinin desteklemediğini not edin. İki listeyle bitirin: satın aldığınız varlıklar ve kazançlar; fiyatta görünsün ya da görünmesin devirden sonra da süren yükümlülükler.

Önce hangi belgeleri istemelisiniz?#

Konaklama vergisi beyannamesi ayrı bir dikkat ister; ay ay beyan edilir ve satış görüşmesinin dışındaki biri tarafından hazırlanır. Eksiksiz bir beyannamenin nasıl göründüğünü konaklama vergisi beyannamesi ay sonu kontrol listesi yazımızda anlattık.

Bir otelin geliri üç yoldan nasıl sınanır?#

Aynı geliri üç yönden sayın: gece sayısı, faturalar ve konaklama vergisi beyannamesi; toplamda değil ay ay karşılaştırın.

Otel sisteminden her ay satılan gece sayısını çıkarın ve kayıtlı ortalama oda fiyatıyla çarpın; sonucu satıcının bildirdiği oda geliriyle karşılaştırın. Faturalardan her ay kesilen mali belgeleri toplayın ve numara sırasında boşluk, iptal ve alacak dekontlarına bakın. Vergi kaydından konaklama vergisi beyannamesini ay ay okuyun; gece ve gelir üzerinden beyan edilir.

Küçük farkları bekleyin ve açıklayın. İkram (ücretsiz) odalar, otel kullanımındaki odalar ve personel konaklamaları, düzeltmeler ve iptaller üç kayıt arasında meşru farklar yaratır. Önemli olan her farkın denetleyebileceğiniz bir açıklamasının olmasıdır.

Özeti değil gün sonu kayıtlarını okuyun. Mizan defterdir, yönetici özeti (manager's flash) kısa bir özet rapordur ve istisna listeleri, iptaller, fiyat değişiklikleri ve gelmeyen rezervasyonlar gibi özetin sakladığı kalemleri gösterir. Her sayının nereden geldiğini gün sonu (night audit) raporları yazımızda ele aldık.

Parayı izleyin. Sistemde görünen ama banka hesabına hiç ulaşmayan gelir ya da eşleşen faturası olmayan banka hesabına yatan para, başka her sorudan önce sorulacak sorudur.

Satıcının defterlerinde hiç görünmeyen giderler hangileridir?#

Fiyatı değiştiren giderler genellikle kâğıt üzerinde hiç gider olmamış olanlardır: aile emeği, ertelenmiş onarımlar, başka bir şirketten ödenen harcamalar ve belgesiz nakit alımlar.

Önce aile emeği. Binada kimin çalıştığını ve herkesin nasıl ödendiğini sorun. Bordro kaydı olmayan, resepsiyondaki ya da mutfaktaki bir akraba, piyasa ücretini ödediğiniz gün geri gelen gerçek bir maliyettir.

Sıra ertelenmiş bakımda. Boyanmamış bir bina, ömrünü doldurmuş tekstil ve ömrünün sonundaki tesisat, ilk iki yılınıza ötelenmiş maliyetlerdir. Bakım kaydını isteyin ve fiyatlandırmadan önce teknik bir kontrol yaptırın.

Sonra eksik satırları arayın: sahibi adına ya da başka bir şirketin hesabında olan abonelikler, sahibin aracı, otelin defterlerindeki kişisel harcamalar ve faturasız nakit alımlar. İlgili taraf ödemeleri de önemlidir: satıcının sahip olduğu başka bir şirkete ödenen yönetim, danışmanlık ya da pazarlama ücreti veya satıcının ailesine ödenen kira. Bunlar satıştan sonra kaybolabilir ya da sürebilir; hangisi olduğunu bilmeniz gerekir.

Giderler de mevsimlidir. Enerji, sezonluk bordro ve kanal komisyonları on iki aya eşit dağılmaz; aylık görünüm, yıllık toplamın düzleştirdiği biçimi gösterir. Karşılaştırmadan önce normalize edin: her gider satırını gerçekte ödeyeceğiniz fiyatla yeniden kurun, sonra düzeltilmiş rakamı istenen fiyatla karşılaştırın.

Devirde hangi rezervasyonlar ve sözleşmeler size geçer?#

Devir tarihinden sonrası için alınmış her rezervasyon ve ihbar süresi olan her sözleşme, fiyatta görünsün ya da görünmesin binayla birlikte gelir.

Önce ön ödemeler ve avanslar. İlerideki konaklamalar için alınan para, devraldığınız bir yükümlülüktür; gelir olarak değil, listelenip yaşlandırılıp fiyata yansıtılması gereken bir borçtur. Sonra allotmanlar: sözleşmeli oda blokları bırakma süreleri ve cezaları taşır; dosyayı olduğu gibi kabul etmeden önce bırakma koşullarını ve iptal maddelerini okuyun. Allotment sözleşmesi yazımızda envanterin gerçekte ne kadar esnek olduğunu belirleyen maddeleri listeliyoruz.

Grup ve kurumsal anlaşmalar, devri aldıktan sonra bir yıl boyunca maliyetinizin altında fiyat sabitleyebilir. Kanal ve operatör anlaşmaları, komisyon koşulları, fiyat eşitliği maddeleri ve fesih ihbar süreleri taşır; bunlar otelin satış biçimini ne kadar hızlı değiştirebileceğinizi belirler. Tedarikçi sözleşmeleri, kira sözleşmeleri, yönetim veya franchise anlaşmaları ve tesis ya da işletme şirketi üzerinde kayıtlı her garanti ve rehin de ihbar süreleri ve çıkış maliyetleri taşır.

Personel yükümlülükleri bir devir kalemidir, sonraya bırakılacak bir insan kaynakları ayrıntısı değil. Sezonluk sözleşmeler ve birikmiş haklar, işveren olan şirket veya şahısla geçer.

Personel, belgeler ve binanın kendisi ne olacak?#

Bu üçü, otelin devirden sonraki sabah aynı işletme olarak açılıp açılamayacağını belirler; dolayısıyla rakamlarla aynı incelemeye aittir.

Sezonluk personel sözleşmeleri, SGK kayıtları ve birikmiş izin ile ihbar yükümlülükleri işverenle geçer. Bir bordro danışmanı, imzadan önce sezon sonunun maliyetini hesaplamalıdır; sezonluk personel yazımızda neyin ne zaman biriktiğini anlattık.

Belge ve ruhsatların kendi sırası vardır. Turizm işletme belgesi bir tesise ve bir işletmeciye bağlıdır; satış, kiralama ve unvan değişikliğinin her birinin kendi adımları vardır. Belgenin tapuyla birlikte gittiğini varsaymak yerine sırayı kurumla ve avukatınızla doğrulayın.

Arsa ve bina için tapu, imar durumu, yapı ruhsatları, yangın ve deprem uygunluğu, asansör ve havuz muayeneleri ile sigorta geçmişini kontrol edin. Kapasite ve altyapı, planladığınız yenilemenin hiç mümkün olup olmadığını belirler: elektrik gücü, su, ısıtma ve atık su sınırları. Son olarak yenileme geçmişini inceleyin: hangi işler ruhsatlı yapıldı, hangileri ruhsatsız, hangileri hâlâ garanti kapsamında.

Uyarı işaretleri neler ve masada kimler olmalı?#

Uyarı işaretleri tek rakamlar değil örüntülerdir ve çoğunun yanıtı, o kaydı meslek edinmiş bir uzmandır.

Üç kayıttan yalnızca birinin desteklediği gelire, ya da rezervasyonlarda eşleşen bir açıklaması olmayan ve son çeyrekte sıçrayan rakamlara dikkat edin. Salt okunur sistem erişiminin reddedilmesine, taslaklar arasında değişen rakamlara, tek bir faturaya bağlanamayan bir satış dosyasına dikkat edin. Harcanmış ön ödemeler, eski ödenmemiş bakiyeler taşıyan misafir hesapları ve dosyada adı geçmeyen gecikmiş tedarikçi borçları aynı listeye aittir. Az faturalı, nakit ağırlıklı bir işletme ya da yalnızca başka birinin hesaplarında var olan giderler de öyle.

Yöntem kadar ekip de önemlidir: otellerle çalışan bir mali müşavir, personel yükümlülükleri için bir bordro danışmanı, sözleşmeler ve satış yapısı için bir avukat ve bir bina kontrol uzmanı. Yapı sorusu onlarındır, bu listenin değil: hisse satışında şirketi tarihi ve borçlarıyla alırsınız, varlık satışında tanımlı varlıkları alıp şirketi geride bırakırsınız. Hangisi daha iyi olduğu ve devir vergilerine ne mal olduğu, mali müşavirinizin ve avukatınızın sorusudur.

Şimdi ne yapmalı#

Satış dosyasını bir daha okumadan önce 36 aylık üç ham kaydı isteyin: otel sistemi dışa aktarımları, faturalar ve konaklama vergisi beyannameleri. Bunlardan tek bir aylık tablo kurun. Bu listedeki gerisi, giderler, sözleşmeler, personel, belgeler ve bina, ödediğiniz fiyat, gerçekten satın aldığınız işletmeyle eşleşene dek satır satır o tabloya eklenir.