Doluluk oranı hesaplama Excel tablosu: günlük doluluk, ADR ve RevPAR formülleri

Doluluk oranı hesaplama Excel tablosu, her geceye bir satır açar ve üç girdi tutar: satılabilir oda sayısı, satılan oda sayısı ve oda geliri. Doluluk oranı satılan odanın satılabilir odaya, ADR oda gelirinin satılan odaya, RevPAR ise oda gelirinin satılabilir odaya bölünmesidir.

Aynı oteldeki üç kişi aynı gece için üç farklı doluluk oranı verebilir ve üçü de iyi niyetle yanılıyor olabilir. Sorun genellikle aritmetik değildir; sorun, paydaya hangi odaların girdiğidir. Bu yazı günlük tabloyu sütun sütun kurar, formülleri hem İngilizce hem Türkçe Excel'de verir, bir ayı ortalamaların ortalamasını almadan nasıl toplayacağınızı gösterir ve ay kapanmadan hataları yakalayan kontrollerle biter. Yazının sonunda elinizdeki tabloya üç formül sütunu ekleyip geçen ayın satırlarında denetim yapabileceksiniz.

Günlük otel doluluk tablosu nasıl görünür?#

Gece başına bir satırdır; solda girdiler, sağda üç oran ve hiçbir şey iki kez yazılmaz. Tablo güveni zekâsından değil tekrarından alır: aynı sütunlar, aynı biçimde, her gece, boşluk bırakmadan doldurulur.

Sütunlar, sırasıyla#

Tarih sütunu iş gününü, yani gün sonunun kapattığı günü tutar; gece yarısındaki takvim tarihi değil. Saat 01:00'de giriş yapan bir misafir önceki iş gününe aittir ve yanlış satıra yazılırsa bir gecenin odaları ve geliri ertesi geceye kayar.

Satılabilir oda sayısı, o gece arıza ve kapatılan odalar çıkarıldıktan sonra satışa açık kalan oda sayısıdır. Üç orandan ikisinin paydasıdır; buradaki bir hata hem doluluğu hem RevPAR'ı bozar. Satılan oda sayısı o gece dolu olan odaları sayar: ücretsiz ve iç kullanım odaları dahil, gün kullanımı hariç.

Oda geliri yalnızca oda tahakkukudur; KDV hariç net tutardır ve yemek, içecek, minibar gibi ek harcamaları içermez, çünkü ADR odayı ölçer, başka hiçbir şeyi değil. Misafir sayısı, sık yazımıyla pax, ayrı bir sütundur; kahvaltı planlaması ve kişi başı hesaplar için yararlıdır ama üç orandan hiçbirine girmez, pax nedir ve otelde kişi, oda ve gece nasıl sayılır konusunda ayrıntılı anlatılmıştır.

Her sayı nereden gelir#

Her girdi tek bir kaynağa dayanmalıdır: gün sonu, rezervasyon sistemi veya resepsiyon kaydı. Bu kaynağı başlık hücresine yazın ki bir sayı yanlış göründüğünde sıradaki kişi nereden kontrol edeceğini bilsin. Bir belgeye izlenemeyen sayı, bir görüştür.

Bir de not sütunu bırakın. Alışılmadık bir şey olduğu gece, su kesintisi, geç gelen grup, ücretsiz verilen bir oda, tam bir yıl sonra birinin soracağı gecedir ve iki kelimelik bir not o soruyu yanıtlar.

Doluluk oranı, ADR ve RevPAR için Excel formülleri nedir?#

Doluluk oranı satılan oda bölü satılabilir oda, ADR oda geliri bölü satılan oda, RevPAR oda geliri bölü satılabilir odadır. Bunlar RevPAR, ADR ve doluluk oranı: formüller ve sık yapılan hatalar yazısındaki tanımların aynısıdır; burada hücreye dönüşürler.

Her formülü aynı satırın hücrelerine yazın, sonra sütuna boyunca doldurun. Bir oranı hiçbir zaman elle yazmayın; elle yazılan sayı girdiler değiştiği gece güncellenmemeye başlar ve onu yeniden yazan kişi er geç yanlış yazacaktır.

Her bölmeyi sıfır paydaya karşı koruyun. Sezonluk kapanan bir otelde ya da tadilat için boşaltılan bir katta satılabilir oda sıfır olan gece olur ve korunmamış formül boş hücre yerine bölme hatası gösterir. Doluluğu tek ondalıklı yüzde, ADR ve RevPAR'ı ondalıksız para birimi olarak biçimlendirin; bu yalnızca görünümdür, hücredeki değer kesinliğini korur.

Aynı formül İngilizce ve Türkçe Excel'de#

Türkçe Excel argümanları noktalı virgülle ayırır, Türkçe işlev adları kullanır ve ondalık virgülü okur. Değişen yazımdır, mantık değil.

Tablo, A sütunu iş günü, B satılabilir oda, C satılan oda, D net oda geliri ve 2. satır ilk gece kabulüyle kurulmuştur; denetim formülünde E doluluk, F ise ADR'dir. RevPAR, ADR çarpı doluluk oranı olarak da yazılabilir; bu biçimi satırın denetimi için kullanın, ikinci bir doğruluk kaynağı olarak değil.

Tablonuzda ay sütunu varsa aynı formüller aylık toplamlar için ÇOKETOPLA ile çalışır. Yoksa ekleyin; 2026-03 gibi değerler tutan bir ay sütunu, bir tabloya ekleyeceğiniz en ucuz şeydir.

Ortalamaların ortalamasını almadan bir ay nasıl toplanır?#

Payları toplayın, paydaları toplayın, sonra bir kez bölün: ayın doluluğu toplam satılan oda bölü toplam satılabilir odadır, asla günlük yüzdelerin ortalaması değil. Günlük oranların ortalaması, sakin bir salı gününe dolu bir cumartesiyle aynı ağırlığı verir; ay parasını öyle kazanmadı.

Aylık ADR toplam oda geliri bölü toplam satılan odadır. Aylık RevPAR toplam oda geliri bölü toplam satılabilir odadır. Ayın bloğu üzerinde TOPLA kullanın ya da tablo bütün yılı tek sayfada tutuyorsa ay sütununa karşı ÇOKETOPLA.

Yıl başından bugüne hesap 1 Ocak'tan aynı kurala uyar. On iki aylık oranı zincirlemeyin, çünkü her ay farklı sayıda satılabilir oda taşıdı. Günlük oranları ayın biçimini okumak için, toplanmış oranları raporlamak için tutun; farklı soruları yanıtlarlar ve karıştırılmamalıdırlar.

Ortalamanın güvenli olduğu tek yer sayılardır: gece başına ortalama misafir, gece cinsinden ortalama konaklama süresi, ortalama satılan oda. Sayıların ortalaması doğrudur; oranların ortalaması değildir.

Kapalı odalar, ücretsiz odalar ve gün kullanımı nasıl ele alınır?#

Kuralı bir kez belirleyin, tablonun en üstüne yazın ve her gece uygulayın; çünkü aynı oda iki biçimde sayıldığında iki farklı ADR çıkar. Kural personel değişse de yaşamalı, bu yüzden birinin hafızasında değil tablonun üzerindeki bir hücrede, düz sözcüklerle durmalıdır.

Arızalı odalar paydayı terk eder: tadilattaki bir oda satışa değildir ve satılabilir saymak, oteli kendi bilinçli kararından dolayı cezalandırır. Ücretsiz ve iç kullanım odaları satılan odaya girer ama gelir eklemez, dolayısıyla ADR'yi düşürür; rakamı hem dahil hem hariç raporlayabilmek için kendi sütununda tutun.

Gün kullanımı odaları genellikle gece doluluğunun ve ADR'nin dışında tutulur; satıyorsanız geceye katmak yerine kendi satırında raporlayın. Gruplarda bloktan kullanılan odayı sayın, bloğa ayrılan odayı değil; satılmamış bir blok bir umuttur, doluluk değil. Çocuklar, bebekler ve ilave yataklar misafir sayısını değiştirir, oda sayısını değil; ikisini ayırın yoksa pax sütunu sessizce resepsiyonla uyuşmaz hale gelir.

Tablonun üstüne yazılacak kurallar#

Bu yıl geçen yılla aynı tabloda nasıl karşılaştırılır?#

Geçen yılın satırlarını aynı sütunlarda, aynı kurallarla tutun ve ham sayıları değil üç oranı karşılaştırın. Her yılın dosyasının kapalı bir kopyasını saklayın; sonradan düzenlenen bir tablo hiçbir şeyle, kendisiyle bile karşılaştırılamaz.

İş gününe ve haftanın gününe göre hizalayın, çünkü yer değiştiren dini ya da resmî tatil, otel hiç değişmese ayın biçimini değiştirir. Geçen yılın kuralları farklıysa, örneğin ücretsiz odalar başka türlü sayılmışsa ya da gün kullanımı dahilse, karşılaştırmadan önce geçen yılı yeniden hesaplayın; açıklanamayan bir sıçrama genellikle bir sonuç değil, bir tanım değişikliğidir.

RevPAR değişimi bir doluluk parçasına ve bir ADR parçasına ayrılır; odalarını fiyat keserek dolduran otel bu ayrışmayı hemen gösterir. Gece gece değil ay ay ve yıl başından bugüne karşılaştırın; tek bir gece gürültüdür ve küçük bir otelde tek gece çoğunlukla havadır. Karşılaştırmanın altına neyin değiştiğini ve nedenini anlatan bir cümle yazın; rapor o cümledir, sütunlar yalnızca kanıttır.

Ay kapanmadan hangi kontroller hataları yakalar?#

Üç kontrol çoğu hatayı yakalar: odalar tutar, oranlar birbiriyle uyuşur ve gelir gün sonuyla muhasebeciyle uyuşur. Sırayla çalıştırın, çünkü her kontrol bir sonrakinden ucuzdur.

Oda kontrolü: satılan oda artı boş oda artı arızalı oda toplam odaya eşittir. Bunu geçemeyen satır bir iş olayı değil, yazım hatasıdır. Oran kontrolü: aynı satırda ADR çarpı doluluk oranı, yuvarlama payı içinde RevPAR'a eşittir; değilse üç hücreden biri yanlış sütuna bakıyor demektir.

Gelir kontrolü: ayın oda geliri, iş gününü kapatan belge olan gün sonu mizanındaki oda geliri satırıyla uyuşur; gün sonu raporları: mizan, yönetici özeti ve istisna listeleri yazısında bu raporlar anlatılmıştır. Muhasebecinin rakamı tabloyla uyuşmaz, çünkü KDV'yi, yemeği, içeceği ve diğer harcamaları içerir; yalnızca oda satırını karşılaştırın ve bunu dosyada belirtin.

Tablonun yanında bir düzeltme defteri tutun: tarih, hücre, eski değer, yeni değer, gerekçe. Bir sayıyı asla sessizce değiştirmeyin, çünkü tabloyu güvenilmez yapan şey o sessiz değiştirmedir. Ayın oda gelirini, küçük otel için aylık gelir gider tablosuna bağlayın ki iki belge işletme sahibine tek bir hikâye anlatsın.

Üç kontrol, sırasıyla#

Bir Excel tablosu ne zaman yetersiz kalır?#

Birden fazla kişi düzenlediğinde, odalar ikiden fazla kanaldan geldiğinde ya da sayıya gün sonu çalışmadan önce ihtiyaç duyduğunuzda. İki editör ve tek dosya, sürüm çatışması ve toplantıda kimsenin savunamayacağı bir rakam demektir.

Tablonun denetim izi yoktur: değişen bir hücre, kimin, ne zaman ve neden değiştirdiğine dair kayıt bırakmaz. Kanallardaki müsaitlik ve fiyat bilgilerini tabloya elle geçirmek, hiçbir formülün yakalayamayacağı hatalar ekler, çünkü formül kendisine verilenlere güvenir. Tablo misafir hesabını göremez, dolayısıyla otel odadan fazlasını sattıkça oda geliri ile toplam gelir birbirinden uzaklaşır.

Ölçüt otelin büyüklüğü değil, yanlış bir sayının sonucudur: yanlış bir hücre bir fiyatı ya da kararı değiştirdiğinde tablo görevini tamamlamıştır ve değiştirilmelidir; bu kararı otel programı mı Excel mi? Küçük bir tesis tablodan ne zaman vazgeçmeli yazısı ele alır. O zamana kadar tutun: doğru bir tablo, kimsenin kurmadığı bir sistemden iyidir.

Şimdi ne yapmalı#

Bu akşam, hâlen tuttuğunuz tabloya üç formül sütununu ekleyin ve geçen ayın satırları üzerinde üç kontrolü çalıştırın. Oranlar basit aritmetiktir; onları raporlamaya değer kılan, her gece uygulanan sütun başına tek kural disiplini ve herkesin neyin değiştiğini görebildiği bir düzeltme defteridir.