OTA ödeme mutabakatı: rezervasyon sitelerinden gelen ödemeler nasıl eşleştirilir?

OTA ödeme mutabakatı, rezervasyon sitelerinden gelen ödemelerin, kesilen komisyonlar ve ücretler düşüldükten sonra, otel kayıtlarındaki beklenen net tutarla eşleşip eşleşmediğini doğrulama sürecidir. Konaklamaları siteye ve ödeme modeline göre listeler, her ödemeyi ya da sanal kart tahsilatını misafir hesabıyla eşleştirir, komisyonu oda gelirinden ayırır ve eksikleri takip edersiniz.

Bankada rezervasyon sitesinden gelen tek bir kredi görünür. Örneğin sisteminiz aynı hafta için otuz bir çıkış gösterebilir. İkisinin arasında komisyon, bir ödeme hizmeti ücreti, iki farklı para birimi ve içindeki konaklamaları tek tek bulmanız gereken bir ödeme ekstresi durur. Bu yazı ay sonu rutinini verir: listeyi kurar, her ödemeyi ve kart tahsilatını misafir hesabıyla eşleştirir, komisyonu gelirden ayırır ve muhasebenin izleyebileceği bir kayıt bırakırsınız. Ödeme modellerinin kendisi OTA ödeme modelleri yazısında anlatılıyor; burada ay sonu işini yapıyoruz.

Bir rezervasyon sitesi ödemesi neden tek tek konaklamalarla eşleştirilemez?#

Çünkü site dönem toplamını net olarak öder, rezervasyon bazında ödeme yapmaz; komisyon ve ücretler para size ulaşmadan önce düşülmüştür.

İki ödeme modeli yan yana yürür. Otelde ödeme modelinde misafir tesise öder, site komisyonu sonra faturalar. Sitede ödeme modelinde site misafirin parasını alır ve sonra tesise öder: banka havalesiyle ya da sanal kartla. Eşleştirme işi çoğunlukla ikinci model içindir.

İlk engel kesintilerdir. Komisyon ve geçerli olduğu yerde ödeme hizmeti ücreti, para size ulaşmadan düşülür; bankadaki tutar hiçbir zaman sisteminizdeki oda gelirine eşit olmaz. İkinci engel zamandır: ödeme dönemleri rezervasyon değil çıkış tarihine göre tanımlanır; martta rezerve edilip nisanda çıkış yapılan konaklama nisan ödemesine aittir. Üçüncü engel para birimidir: misafir bir para birimiyle öderken ödeme başka bir para biriminde, sizin belirlemediğiniz bir kurla gelebilir.

Hacim işi zorlaştırır. Tek kredi birçok konaklamayı kapsar; dönem sınırına denk gelen bir konaklama iki ödemeye bölünebilir. Ödeme ekstresi asıl belgedir; banka satırı yalnızca ekstrenin ödendiğini doğrular. Ekstreden çalışın, asla tek başına banka satırından değil.

Aylık mutabakat listesi ne içermeli?#

Satır başına bir rezervasyon: site, ödeme modeli, brüt tutar, komisyon, beklenen net ve içinde görünmesi gereken ödeme ya da kart bilgisi.

Listeyi otel sisteminden, ödeme dönemi içindeki çıkış tarihine göre süzerek kurun; asla rezervasyon tarihine göre değil. Eşleştirmeyi mümkün kılan sütunlar şunlardır: rezervasyon numarası, misafir adı, varış ve ayrılış, site, ödeme modeli, para birimi, brüt, komisyon, ödeme hizmeti ücreti, beklenen net, ödeme referansı, durum.

Durum değerlerini az ve net tutun: beklenen, eşleşti, kısa, eksik, kart tahsil edildi, kartın süresi doldu. Ödeme net gelse bile brüt tutarı her zaman saklayın; brüt olmadan komisyonu sonradan kontrol edemezsiniz. Listeyi her ay aynı noktada, muhasebe dönemi kapatmadan önce çalıştırın ve ödeme ekstresinin yanına kaydedin.

Örneğin bir satır şöyle okunabilir: sitede ödeme, üç gece, brüt 300, komisyon 45, ödeme hizmeti ücreti 3, beklenen net 252, 14 Mart ödemesi, eşleşti. Tablodaki ve örnekteki tutarlar uydurmadır ve tek para birimidir.

Ödeme, misafir hesapları ve acente carisiyle nasıl eşleştirilir?#

Ekstrenin her satırını rezervasyonuyla eşleştirin, sitenin alacağını net tutar için kapatın, komisyon ve ücretleri kendi hesaplarına kaydedin; böylece alacak sıfıra döner.

Sitede ödeme modelindeki konaklama bir alacaktır, peşin satış değil: site, çıkıştan ödeme düşene kadar size borçludur. Ödeme geldiğinde alacağı net tutar için kapatın, komisyonu ve ödeme hizmeti ücretini kendi hesaplarına kaydedin, dönemin alacağının sıfıra kapandığını doğrulayın. Otelde ödeme modeli tersten işler: misafir size öder, sitenin komisyon faturası sonra bir maliyet olarak gelir, ödemeden kesinti olarak değil. Komisyonun hesaplanması Booking komisyonu nasıl hesaplanır yazısında anlatılıyor.

Eşleştirmede önce rezervasyon numarasını kullanın, sonra misafir adı artı tarihleri; adlar iki sistemde farklı yazılabilir. Dönemi kapatmak için eşleştirmeyi zorlamayın; eşleşmeyen satır bir bilgidir ve gizlemek sorunu sonraki aya taşır. Ödeme ekstresini muhasebe kaydına iliştirin ki sonradan bakan biri sayıyı sizden sormadan kurabilsin. Alacak yapısının kendisi tur operatörlerinde kullanılanla aynıdır; Misafir cari hesabı (city ledger) yazısında anlatıldığı gibi.

Hangi sanal kartlar hâlâ tahsil edilmedi?#

Sanal kartla ödenmiş, çıkışı yapılmış ve POS'ta karşılığı olmayan her rezervasyon açık kalemdir; ayda bir değil haftada bir taranmalıdır.

Sanal kart, tek bir rezervasyon için verilen geçici bir dijital karttır. Tesis onu her kart gibi POS cihazıyla tahsil eder; para sonra ödeme ekstresinden değil, anlaşmalı bankadan gelir. Booking.com'un sanal kredi kartı makalesi (güncelleme 2 Kasım 2026) ölçütleri karşılayan tesislerin iade edilemez rezervasyonlarda rezervasyon tarihinde, diğerlerinde rezervasyon en az %90 iade edilemez hale geldiğinde kartı tahsil edebildiğini; yeni ve ölçütleri karşılamayan tesislerin girişten bir gün sonra tahsil edebildiğini yazar.

Aynı makaleye göre kart çıkıştan itibaren en fazla 12 ay tahsil edilebilir; sonra süresi dolar ve para Booking.com'a geri döner. Kısmi tahsilatlara da dikkat edin: oda için çekilip ek hizmetler için çekilmeyen bir kart, kartla birlikte süresi dolacak bir bakiye bırakır. Günlük extranet kontrolü, extranet rutini yazısında anlatıldığı gibi, bunları erken yakalar; haftalık tarama kaçanı yakalar.

İptaller, iadeler ve konaklamadan sonraki düzeltmeler nasıl işlenir?#

Bunlar çoğunlukla ödemeden sonra gelir; her biri kendi satırını ve kendi referansını ister, yoksa sonraki dönemin toplamının içinde kaybolur.

Misafirin iptal ücretinden vazgeçilmesinin bir ücret sonucu vardır. Booking.com'un banka havalesi makalesi (güncelleme 12 Ekim 2026), tesis misafirin iptal ücretinden vazgeçtiğinde ödeme ücreti alınmadığını yazar; aynı ekstrede komisyonun nasıl işlem gördüğünü de kontrol edin. Ödemeden sonra yapılan bir iade, sonraki bir ödemeyi düşürür; bunu yeni kalem olarak değil, asıl rezervasyona karşı kaydedin ki konaklamanın bütün geçmişi tek yerde kalsın.

Ödemeden sonraki bir hesap düzeltmesi, örneğin geç gelen bir minibar harcaması ya da düzeltilmiş bir oda fiyatı, ödemeyi nadiren değiştirir. Bunu misafirden ayrı bir alacak olarak ya da yönetim kararıyla zarar olarak değerlendirin. Asıl satırı asla silmeyin: ters kayıt ekleyin; bu, misafir hesabındaki bir harcamayı iptal etmeyle aynı ilkedir. Siteyle yapılan yazışmayı rezervasyona iliştirin ki gerekçe personel değişikliğinden sonra da korunsun.

Ödeme eksik, kısa ya da başka para biriminde geldiğinde ne yapılır?#

Eksik ve kısa ödemeler tek yolu izler: ekstre, rezervasyon kaydı, siteye yazılı sorgu, tarihli takip. Kur farkları muhasebeciye tahmin olarak değil, soru olarak gider.

Önce eksikler: ödeme takvimine bakın, sonra banka gecikmesine, sonra banka bilgilerine. Aynı Booking.com makalesi (güncelleme 12 Ekim 2026) paranın hesaba ulaşmasının 10 güne kadar sürebildiğini ve banka bilgisi değişikliğinin doğrulama için ödemeleri beş iş günü durdurduğunu yazar. Kısa ödemelerde satır satır karşılaştırın. Yaygın nedenler: beklemediğiniz bir fiyat üzerinden komisyon, ödeme hizmeti ücreti, önceki dönemden bir iade ya da kur çevrimi.

İşi bölüştürün. Rezervasyon ofisi rezervasyon numarasını ve misafir hesabını verir, gelir kontrolü ekstre satırını verir ve tek bir isimli kişi sitenin iş ortağı desteğine yazılı olarak, tarih belirterek yazar. İç bir son tarih koyun, örneğin ödeme dönemi kapandıktan 10 iş günü sonra, ve geçtiğinde yazılı olarak bir üst makama taşıyın. Kur farklarını ayrı bir hesaba kaydedin ve muhasebeciye hangi kur ve hangi işlem biçiminin geçerli olduğunu sorun; toplamı uydurmak için oda gelirini düzeltmeyin. Bir sorgu günlüğü tutun ki aynı eksik ödeme iki kişi tarafından iki kez, ya da ikisi tarafından hiç kovalanmasın.

Şimdi ne yapmalı#

Bu ay aylık listeyi kurun: satır başına bir konaklama, çıkış tarihine göre süzülmüş, brüt, komisyon, beklenen net ve ödeme ya da kart referansıyla. Yanında haftalık sanal kart taramasını çalıştırın ve muhasebeciye her satırı bir ekstreye kadar izlenebilen bir dosya verin. Liste rutindir; sessiz kayıpları durduran taramadır.